10日目定型化で時間を生み出す

ｄａｙ1010日目定型化で時間を生み出す●仕事の大半は定型化できる９日目のレッスンで、日常のあらゆる動作を短縮する工夫をしましょうとお教えしましたが、時間を縮めるのに役立つのが、定型化です。毎日の仕事を記録してみると、同じようなことを繰り返していることが多いとわかります。メールのチェックや返信、毎月発送している請求書、取引先への提案書の作成、会議の企画書作り……。そのつどやっているように見えることでも、定期的に同じ作業が発生し、トラブルでもなければ１日の大半の業務が、毎日似たような作業で埋まっている場合もあるのです。時間がないと言っている人を見ていると、そうした決まった仕事のたびに、一から書類を作ったり、一つひとつ丁寧に対応していたりで時間を費やしていることに、自分自身が気づいていません。作業を効率化するという視点では、繰り返しの仕事には定型化したパターンを当てはめるのが有効です。定型化の代表は、書類をテンプレート化すること。企画書や提案書、その他の事務的な書類に関しては、大半がフォーマットが決まっています。いつも作るような文書はテンプレートを作っておき、個別の要素を入れるだけですぐ作れるようにしておきましょう。これまでテンプレートを作っていなかったような書類も、テンプレート化できないか、すべて意識してみましょう。●整理して考えることで定型化できることを見つける見積書や送付状、各種の案内など、テンプレート化しやすい書類に関しては、さすがに一から書類を作り始める人は少ないはず。でも、一見定型化できないと思っているものでも、頭の中で情報を整理してみれば、テンプレートを作って作業を効率化することができることも多いのです。私が運営しているオンラインスクールではいろいろな講座を用意していますが、それらのマニュアルをスタッフが作成したときのことです。講座が始まる時期はそれぞれ違いますが、マニュアルのデザインはフォーマット化できるので、ヘッダーとフッターの画像を差し替えて、講座名を変えれば、新しい講座のマニュアルができます。しかし、スタッフはそのマニュアルデザインを講座が始まる前に、一つひとつ毎回デザイナーに頼んでいました。そのたびに１週間のロスです。これを単品で依頼するのではなく、シリーズでのデザインとして頼んでおき、講座ごとに画像だけ新たに作ってもらえば、どれだけ時間が浮いたでしょうか？画像を３パターン作るだけだったら、早い人で15分程度。それをデザインフォーマットに流し込んで調整するのに15分、一度デザインを作っておけば、合わせて30分でひとつの講座のマニュアルデザインができるのです。それが、一つひとつ単品でデザインを作ってもらっていると、そのたびにひとつのマニュアルデザインに３時間かかり、さらにそれをチェックして修正したりしているうちに、あっという間に１週間が過ぎていく、というわけです。こうした小さなことの積み重ねが、あなたの時間を大幅に奪い、いつも余裕のないいっぱいいっぱいな状態を自ら作っているのだという現実に、まずは気づいてください。何だ、そんな簡単なことならあらかじめシリーズとして発注するに決まっているのに、と思うかもしれませんが、人のことは見えても自分のことは案外見えていないものなのです。実際の仕事で、こういう効率の悪いことが頻繁に起こっているから、仕事が遅くなるのだと自覚しなければ、決して改善はできません。今回のケースでも、半年先までの講座のスケジュールをＧｏｏｇｌｅカレンダーで共有・把握し、定型化する意識を持ってさえいれば、マニュアルデザインをシリーズとして発注するという判断ができたのです。けれども多くの人は、頭の中が整理されていないため、仕事が発生した順番にその都度依頼をしてしまい、それがどれほどの時間ロスかに気づかないのです。今までどれだけ余計な時間や手間や費用がかかっていたのか、例えば今回の件なら１週間かかるものと思い込んでいたことが30分にまで短

縮できるのですから、すべての工程を今まで通りではなく、改善できるという前提で工夫することが大切です。同じように整理して考えてみることで、日々の仕事で相当の時間が新たに生まれることがあると思いますので意識するように心がけましょう。●毎日返信するメールは決まった文面でＯＫ仕事で毎日同じようなことを繰り返しているといえば、一番多いのはメールではないでしょうか。１日のうち、メールの返信をするだけで、２時間や３時間取られている、という人もいるようですが、とてももったいないことです。メールの中で本当に重要なものは、１日１通か２通です。私は１日２００通くらいメールが届きますが、重要なものは５通程度です。それ以外は、定型的な文面をパパッと見た順に返信するだけで、処理できるでしょう。このことに気づいたのは、私が最初にメールマガジンで「自宅で稼ぐ方法」を教え始めたときでした。毎日２００通の質問や相談のメールが来て、それを１日ですべて、親身に返すためにはどうしたらいいか？という問題にぶつかったのです。どんどん返信していかなければ、仕事が滞ってしまいます。しかしせっかく相談してきてくれた人に、適当な返事をすることもできません。とにかくパッパッと動作スピードを上げて次から次へと返信していたら、決まった文面をいくつも打ち込んでいることに気づきました。これは時間短縮できる部分だ、ということに気づいたのです。●メール作成はコピペより短文登録でスピードアップメールの文面は基本的にテンプレート化し、こういう場合はこの文面、という定型を作っておくことでムダな時間が省けます。その定型フォームの間に個別の用件を入れるようにすれば、相手に合わせた返信メールの出来上がりですが、ポイントはテンプレート化といってもいちいち文面をコピー＆ペーストしないこと。私がやっているのは、短文登録です。「」「」「」「、」「」、「」「、。」「」「、。」「」。「」「。」「。」「、。」。コピペよりも、この短文登録の方が断然早くメールを作成できるので、ぜひ今日からやってみてください。短文登録機能は、いちいち登録するのが面倒くさい、１つか２つ登録してあれば十分、という人もいるようです。でも、あとの効率を考えれば、登録にかかる手間は問題にならないと思います。登録してある短文のストックが増えれば増えるほど、メールを書く時間が減らせますから、どんどん登録してください。登録する基準など考えなくても、メールを書いている最中、短文登録していない文面に出くわしたら即登録してしまいましょう。私は２回以上使うと思った文面は登録することにしています。それも、単語まで入力しなくても「ｋ」とか「ｍ」のように、ローマ字入力なら最初のキーを打っただけで、文章が出てくるようにしておくことです。登録した文章が増えてくると、ちょっとキーを打っただけで、たくさんの文面が候補に出てくるようになりますから、そこから文面を選べば打ち込むよりずっと早くメールを返信できます。ひとつのキーに５個くらいの候補が出てくるようにしておけば、迷うことなくパッと目視で文面を選べます。●１日中ずっとメールチェックはしないメールの返信はテンプレート化、短文登録が定着すれば、どんどん早く返せるようになりますが、メールのチェックを１日中ずっとしているのはやめましょう。せっかくパソコンに向かって集中できる時間を取れるのに、その時間を随時メールチェックに使ってしまうのは非常にもったいないことです。集中して取り組む仕事の合間の隙間時間に、ざっとチェックをして、見た順にパッパッと返信をしていくだけで毎日１時間は節約できるでしょう。短文登録してあれば、今まで５分かかっていた１通のメール返信に10秒程度しかかかりません。

一方、こちらから重要な用件や何か調べてからメールを送りたい場合は、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに用件とメールする相手のアドレスをコピーして入力しておきます。確認事項をチェックしてから返事をする、修正を依頼する、などの用件も一緒に、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに記載してください。それが済み次第、書いてあるアドレス宛にメールします。逐一メールをチェックしていないと不安という人もいるかもしれませんが、メールをチェックする時間をある程度決めておき、その時間に一気に返信しておけばたいていのことは大丈夫です。朝晩２回、心配なら昼も入れて３回、隙間時間にメールチェックのタイミングを取って、すぐ返信するというルールを決めておくといいでしょう。大事なのはこうしたルールがないと、１日中メールチェックして返信するだけで仕事が終わってしまいかねないということです。それでは、本来の仕事に取り組むことができません。基本は集中しなければいけない時間にはメールは見ない、それ以外にメールをチェックできるようなときは即レスする、というルールを守ること。同じような業務はまとめてやる方が効率的ですから、メールの返信はその都度やるよりも一気にまとめてやる方がいいのです。フェイスブックのメッセージも同様です。さて、今回は業務の中でも大半を占める、繰り返しの仕事やメールについて、定型化することでムダな時間をなくすことをレッスンしました。一見地味なテクニックですが、これをきちんとできるようになると、驚くほど時間が生み出されます。ぜひ、今すぐ試してみてください。それでは、今日のレッスンは終了です。