９日目自分の時間を把握する

ｄａｙ９９日目自分の時間を把握する●時間は記録することで把握できるこのあとのレッスンでは、いよいよ頭の中を整理し、自分を効率化することで、ぐんぐん評価が高まっていき、最終的にはそれに見合った収入を得るようなビジネスパーソンとなる方法をご紹介していきます。まず最初にぜひやっていただきたいのは、自分の時間を把握するということ。４日目にＧｏｏｇｌｅカレンダーでスケジュールを立てるやり方を学んだときに、たいていの人が最初は自分が作業にかかる時間を正しく見積もれない、とお伝えしたことを思い出してください。自分の頭の中や時間といったものは、目に見えないので、正しく整理するのが難しいもの。とはいえ、これこそが仕事で一番大切な、整理すべき存在です。そこで、レッスンの初めの方の４日目ではＧｏｏｇｌｅカレンダーを使って、時間を視覚化し、整理をしやすくしました。Ｇｏｏｇｌｅカレンダーで時間割を作って、それに合わせて仕事をすることで、だんだん仕事にかかる自分の時間が見えてきていることでしょう。ただ、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーは30分が単位ですから、本当に正確な時間までは把握できていませんね。そこで、自分の時間を正確に把握するために、時間を正確に記録してみましょう。記録することで時間効率について意識する習慣が身につき、何にどれだけ時間が費やされているのか、正確な数字がわかります。正確な時間がわかることで、初めて時間が整理された状態になるのです。●毎日時間を記録するだけで予備校生の成績がアップ昔、私が予備校の講師時代に、生徒の成績を上げるため、全員に朝起きてから寝るまでの時間を全部記録しなさい、と教えたことがありました。当時はＧｏｏｇｌｅなどというものはなかったので、とにかくノートに記録していくことで時間を意識させるようにしたのです。予備校に来ているくらいですから、生徒は全員、自分は毎日勉強をしていると言い張ります。でも、成績が上がらない。それはおかしいので、実は勉強をしていないということを自覚させるために、記録を取らせたのです。人は、自覚していないことを決して改善できないからです。結果は上々でした。時間を記録し始めてから１ヶ月ほどで、他に特別なことは何もしていないのに、生徒たちの成績はみるみる上がっていったのです。どうしてでしょう？それは、実際にはムダに過ごしている時間がたくさんあることに、生徒たちが自分で気づいたからなのです。例えば、○時～○時に勉強、と書くのではなく、○時○分から○時○分まで、問題集の×ページから××ページまで解いた、というように、具体的に時刻とやった勉強の内容を正確に記録することが重要です。漫然と勉強していた、というのでは記録する意味がありません。何をやったのかを数字で表せるようにさせ、勉強以外の時間も、すべて、どんなに些細なことでも何をしていたか書かせました。記録してみると、意外と「何をしていたのか覚えていない」という時間が多くあることに、誰もが気がつきました。受験生なので、毎日ずいぶん勉強しているように感じていたけれど、空白の時間がけっこうあるのです。生徒全員でこれらの空白の時間の平均を出すと、１日５時間ほどにもなりました。この時間はなかったのと同じですから、「この時間をすべて勉強に当てたとしたら、どのクラスの生徒よりも成績がよくなるはずだよね」と伝えると、生徒たちはハッとして意識が変わり、あえて勉強しなさいと言わなくても自然と成績は上がっていきました。別にそのクラスの生徒たちが優秀だったわけではありません。人よりも多く勉強すれば、成績が上がるのは当然のことです。その時間がないと思っていたのを、「ある」と気づいたから活用できたのです。●分単位で正確に記録してみよう私は今でもビジネスパーソンを対象にしたセミナーで、この時間を記録するという行為をオススメしていますが、残念なことに大人は「記

録します」と口で言っても、実際にはやらない人が多く、高校生ほどの成果が見えません。やりました、と言っても、例えば「９～17時：仕事、19時～20時：夕食」といったような書き方では、全く意味がないのです。記録するときは、何の仕事をしたのか、自分が何をしたのか、内容を正確に書き記す必要があります。それも、分単位で記録してください。・９時～始業、メールチェック・10時～打ち合わせ・11時～会議このような書き方は、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーの時間割でしかなく、実際にはありえません。実際の正確な時間を書いてみると、・８時58分席に着く・８時59分パソコンを立ち上げる・９時04分お茶を淹れて席に戻る・９時06分メールチェック開始・９時27分メールチェック終わり・９時31分メール返信開始……といったように、必ず次の動作への間に、数分のずれがあります。そして、「始業」と書いていても、「席に着く」「パソコンを立ち上げる」「お茶を淹れる」といったさまざまな動作をしている時間が含まれ、９時のその瞬間から仕事が始まっているわけではないことに気づくでしょう。

●空白の時間が一人平均１日５時間あるここまで正確な記録は今までに取ったことがないかと思いますが、できれば最初は１ヶ月、少なくとも１週間はがんばって続けてみてください。自分の作業を繰り返し繰り返し記録していくことで、徐々に自分が１日のうち何をやっているか、ひとつの作業にかかる時間が正確に読め

るようになってきます。ダイエットでもここ最近はレコーディングと言って、ただ食べたものや動いた内容を記録し続けるだけでやせる、という効果が知られていますが、時間の管理も同じことが言えます。本当はＧｏｏｇｌｅカレンダーでスケジュールを立てる前に、自分の時間を記録することをしばらく続ける方がいいのですが、ここでは並行して記録していきましょう。こうして記録していくと、作業と作業の間にいくつもの隙間の時間があることがわかってくるでしょう。それから、仕事をしていると思っていたけれど、実態は直接の仕事につながっていないことがけっこうあるということもわかります。例えば、ネットで何かを調べているうちに、いつの間にかリンクをたどってネットサーフィンをしていて、その時間を全部足していくと、１日２時間とか３時間以上ネットを見ることに費やしている人もいます。ただ「ネットで調べる」と行為自体を書くのではなく、正確に「○○について調べる」「△△を検索」「××の記事を読む」といった具体的にやっていることの内容を記録すると、仕事につながっていない時間がどれだけあるのか見えてきます。そうした時間も空白の時間としてカウントし、隙間時間を合わせると、結果的に仕事の時間の中でも一人平均５時間くらい、仕事をしていない時間が見つかるのです。Ｆくんが毎日４時間も残業しなければならなくなった理由も、これでおわかりですね。●本来の仕事以外の時間を圧縮しよう隙間の時間はこのあとの11日目で詳しい活用方法をお教えしますので、とりあえずここでは触れませんが、仕事につながらない空白の時間は、極力その時間を減らすことでぐんぐん仕事がスピードアップします。まずは記録した時間の中で、「トイレに行く・帰る」「隣の人と雑談」といった仕事以外の行動をピックアップしてみて、その時間が累計でかなりの時間に及ぶようなら、行動を見直してみた方がいいでしょう。トイレに行くだけではなく、トイレで会った人とつい話し込んでいたり、女性なら化粧直しを何度もしていたりといったことに時間を費やしていませんか？そんなに長く話していないつもりでも、同僚との話が盛り上がると５分や10分の時間は経っているものです。記録をしているとだんだん時間意識が生まれるので、「トイレに行くなら何分で済ませる」といったように、行動にかける時間が正確になってきます。そうなれば、仕事外の時間が最低限で済むようになってくるでしょう。次に、分単位で仕事の内容を細分化してみると、本来の仕事の前の準備や後始末、ものを取り出したりしまったりする行動、何かを探したり移動したりといった時間が、かなり多いものだと実感するはずです。多い人だと、実際の仕事にかかっている時間はほんの少しで、それらの仕事に付随した時間の方が大半になっていたりします。もちろん、そうならないようにこれまでのレッスンで、ものを整理したり、データ化してすぐわかるようにしたりとやってきたので、以前よりはかなり改善されていると思いますが、さらにその時間を減らすべくチャレンジしてみましょう。例えば、私は数多くの成功者と呼ばれる方を見てきましたが、皆が皆、歩くのがとても速いのです。彼らと一緒にいると、一般の人たちの歩くスピードがとても遅く感じられます。実を言うと、私も多くの人たちと接しているとき、すべての動作がまるでスローモーションのように感じているんです（笑）。仕事に付随した作業や動作はできるだけ圧縮できるように、まずは一つひとつの動作をすばやくしてみましょう。●これだけかかると思っている時間は思い込みにすぎない動作を早くするように、と言っても、自分がやっている動作は長年それで慣れてきたものですから、そんなものだと考えて、意識しにくいかもしれません。先日生徒さんたちと鍋パーティをやったとき、用意し始めてからなかなか鍋が来ないので、何をしているんだろうと見に行ったら、白菜などの葉を１枚１枚丁寧に洗っていて、全然準備が進んでいないということがありました。しかも、別にあせる様子もなく、普段準備するのに１時間半くらいかかるので、もう少し待ってくださいと言うのです。「、10」と言うと、みんなびっくりしていたので、実際にやって見せたら本当に10分かからず準備できました。特別なことをしたわけではありません。普段から一つひとつのスピードと次の行動に移る間の時間について、短くしようと意識しているだけなのです。このように、当たり前にこのくらいは時間がかかる、と思っていることも、実は間違いで、すべてのことがもっともっと時間短縮できるも

のなのです。女友達と旅行に行くと、朝の支度に１時間半かかると言ってもたもたしている場合が多いのですが、私なら５分で終了です。そういう風に普段から訓練しているからです。企画書作成には２時間かかると思い込んで、いつも２時間を取っていても、本当はそれだけの時間が必要ではないかもしれません。緊急を要する社長へのプレゼンに間に合わせるため30分後に提出しなければいけない、といった状況に直面した場合、30分でやり遂げられるものです。さらには、時間をかければいいものができる、というわけではありません。また食事のエピソードになりますが、以前にとても料理上手と言われる方のおうちにお邪魔して、ご馳走になる機会がありました。でも、３時間も待ってやっと出てきた料理は、待たされたことも考えると、それほど素晴らしいものには感じられませんでした。もし同じ味の料理をもっとすばやく出されていたら、ずっと価値が高まったでしょう。たとえそこそこの味でも、ぱっとすぐ出された方が実はうれしいかもしれません。たいていの人は時間はいくらでもあると考えて、「この作業には○時間が必要」と思い込んでいます。思い込みをはずして、もっと短い時間でその作業ができないかやってみたら、同じ仕事でもきっと評価は上がるでしょう。●日常作業のすべてを加速する工夫を考える動作を早くするためには、時間を計ることが有効です。歩くときはストップウォッチで計測、作業時間を設定してアラームを鳴らすなどで、どれだけ時間を短くできるか、日々挑戦していきましょう。私は時間を計ってタイムを縮めるというのが好きで、仕事以外にも子どもの離乳食を10分で作れるかなど、ちょっとしたことでもゲーム感覚でよくやっていました。「、」のように、自分に軽いペナルティを与えて、やる気を起こさせるの楽しいものです。あとは、段取りを考えたり、一つひとつの作業をどう効率化できるかという視点を持ち、些細なことでも現状に甘んじず、最速でできるやり方を常に考えることです。先日セミナーを開催したときに、私の会社のスタッフに「机の配置をコの字型に直して」と頼んだところ、15分くらい時間がかかって驚きました。見ていると、少し考えてから（机をどう動かすのか考えていたようです）、とことこ歩いて机のそばに行き、「○○さん、反対側持って」と〇○さんを呼んで来てもらって……ということをやっているのです。時間がかかるのは、根本的に歩くのが遅いのと一つひとつの動作がスローモーなのもありますが、机は２人で運ぶものですから、自分が動いてからもう一人を呼んで移動させるのでは当然時間にロスが出る、ということを考えていないからです。段取りを考えてから行動すれば、同じ作業でも驚くほど時間がかかりません。引越しのときに、引越し業者さんがものすごい勢いで荷物を詰めたり運んだり、といった動きをしているのを見たことがあるかと思います。普通の人がやると１日中かかりそうなことを、彼らはほんの数時間で終わらせます。動きにムダがなく、効率のいい方法を考えて行動していれば、日常のあらゆる動作がすばやくなり、その分時間が生まれるのです。●空白の５時間を勉強のために当てようこのように、自分の時間を正確に計って意識していくことを続けていると、やがてひとつの作業にどれだけの時間がかかるかが読めるようになってきます。だいたい１ヶ月計り続けていると、想定した時間との誤差がなくなってくるはず。ビジネスで成果が出ている人たちに時間の使い方を聞いてみると、仕事のための勉強に当てている時間がだいたい１日トータルで５時間くらいというのが平均です。５時間というと、かなりの時間を割いているように感じますが、前述したように一般のビジネスパーソンはだいたい毎日平均５時間の空白の時間があると考えられます。その５時間分を日々勉強に当てれば、格段に仕事がレベルアップするのは当たり前ですね。空白の時間を削れば、残業をしないと終わらなかった仕事も定時で片づき、その後はスクールに通ったり、本を読んだり、セミナーに行くことができます。さらに仕事の間も、やるべきことを早めに終わらせられれば、ネタとなる情報を集めたり、新しい企画を提案するための下調べをしたり

と、将来につながる準備を日々やることができます。いつも仕事でいっぱいいっぱいで、将来のための勉強なんてやる暇がない、と思っている人ほど、実際にはムダな時間がたくさんあるものです。年収が高い人と低い人の差は、毎日直接やらなければいけない仕事以外に、日々の勉強をどれだけやることができるかにあります。今の情報革命の時代は、これまでにないスピードで社会が動いているのです。今の仕事だけやっていては、将来どころか現状のビジネスの動きにもついていけない人材になってしまいます。ムダな時間を自覚して、それらを減らした分、勉強の時間に当てましょう。では、ここまでで自分の時間を把握するためのレッスンは終了です。自分の時間が正確に読み取れるようになれば、時間の整理ができたということです。それまでは、今日のレッスンは毎日繰り返し行ってください。