７日目一目でわかる索引を作る

ｄａｙ７７日目一目でわかる索引を作る●索引を作ることで見えないデータが見通せるクラウド上にデータを整理し、重要な情報をまとめてアップしたら、それだけでもパソコンで作業をするときの効率はぐんとアップします。でも、そこからさらに効率化を進めていくために、もうひとつ準備しておくといいのが、索引です。索引というと本の巻末につけられている、各項目を参照するページを示したものが頭に浮かびますが、ウェブなどのデータでもインデックスと呼ばれて使われています。私たちがよく目にするのが、あるサイトの構造を示すサイトマップと言われるインデックスですが、これと同じようなものを自分のデータの管理にも使ってみましょう。自分のデータは自分で見ればわかるから、そんなものいらないよ、と思いましたか？本やウェブページを作っているわけではないし、索引を作るほど複雑な状態でもないのに、どうして必要なの？と不思議に感じるかもしれません。でも、データを管理するときは、フォルダの中にさらにフォルダ分けがあり、そこにまたいくつかフォルダが入っている場合もあります。フォルダによってどんどん階層を作って整理ができるのは、データのいいところですが、第１階層にあるフォルダを見ただけでは、どんなデータが入っているか、一目ではわからなくなります。そこで、索引を作っておくのです。それによって、どこに何があるのか、フォルダを開く前に見通せる環境が出来上がります。●スプレッドシートにフォルダの内容をまとめる例えば、「マーケティング」「営業関連」などの業務別、「○○連絡会議」「セミナー」などのイベント別などでフォルダを分けておき、それぞれの関連ファイルを整理しているとします。でも、関連するファイルはさらにいろいろなカテゴリーに分かれるはずです。「マーケティング」というフォルダの中には、「レポート」「販促プロモーション」など、より細分化した業務に分かれていたり、商品別、サービス別などにフォルダが作られていたりします。自分が必要なファイルがどのフォルダの中に入っているのか、検索して探すという手もありますが、だいたいどんなカテゴリーがそのフォルダの中に入っているのか、あらかじめ索引を作っておけば、見通しが立ちやすくなります。「」○○、、、。そして、リンク先のＵＲＬも横のセルに記入しておきましょう。リンク先のＵＲＬは、Ｇｏｏｇｌｅドライブだったら「リンクを取得」や「コピー」などでコピー＆ペーストできます。実際のフォルダの中をさらに開いて見なくても、索引のスプレッドシートに目的のフォルダやファイルがあれば、リンクをクリックするだけでアクセスすることができるのです。●データもものも定位置を明示しておくのが大事ルールに基づいたフォルダ分けと索引を作ることに慣れてきたら、どういう分け方をするのがいいか、先に考えて索引を作り、それに合わせてフォルダを作るといいでしょう。データを分けるときのルールをあらかじめ決めておき、フォルダを作るときもそのルールに従って作るというのがベストです。索引を作って、自分がデータをどう整理しているかが把握できるようになると、だんだん自分なりの分け方の基準が見えてくるので、ルールが意識できるようになります。ルールができてくると、データもそれぞれの定位置が決まってきます。ものを整理するときのコツは、「定位置を決めておく」こと。そして、定位置を決めたら、それをわかるように示すことです。「」「」「」、

、、。「」、、。そこで、何がどこにあるかは、もののすぐそばに提示するようにしているそうです。例えば、ファイルケースの背に「取扱４」とタイトルを書いて、「ビデオカメラ１～６、プロジェクタ１、２……」など、入っているものの詳細をラベルで貼っておきます。このように、「紙に書いて貼り出す」「棚にシールを貼って、中に何が入っているかを書く」といった方法で、「見よう」と意識しなくても「見える」ようにするのです。私が作っているデータの索引も同じことです。どんなデータがどこにあるのか、一目瞭然の状態を作っておけば、データを整理するときにもデータを取り出すときにも迷うことがありません。さらに、データ以外にも自分が持っているものの定位置も、スプレッドシートで索引を作っておくといいでしょう。○○の保証書はここ、××の鍵はここ、といったように一覧を作っておけば、そのファイルを見るだけで、いざというときにすぐわかるようになります。●共有のデータも整理して索引を作ってあげる索引を作っておくというのは、自分だけではなく、誰が見てもどこに何があるかわかるという利点があります。今はサーバーでデータを共有しながら仕事をする、というのが当たり前になってきました。データの管理は、自分だけわかればいい、という話ではなくなっています。誰が見ても、どのフォルダに何のデータ類が入っているのか、一目瞭然となる仕組みが求められているのです。同じ部署や会社で、サーバーでデータを共有している場合、みんながそれぞれ自分の判断でフォルダを作っていったり、ファイルをどこかのフォルダに入れてしまって、共有のデータがぐちゃぐちゃな状態になっていることがあると思います。自分にはわかっていても、他の人にはどこに何のデータがあるのかすぐにはわからず、いちいちフォルダを開いて探すことになるのは、仕事の効率を大きく下げることになります。そういう場合は、他の人たちがやっていることだから自分には関係ない、と考えるのではなく、自分が率先してデータを整理してあげるべきです。きちんとわかりやすいフォルダ名をつけて、ルールを作ってそれぞれのフォルダにファイルを分け、索引ファイルを作ってあげましょう。そうすることで、自分の部署や会社の誰もが、データの分類のルールがわかるようになり、データを作って入れるときも使うときも迷わなくなるのです。誰もが忙しくてやりたいけれどやる余裕がないというのなら、あなたがやってあげるだけで感謝され、職場での評価も高くなります。自分にとっても、使いたいデータを探し回ったり人に聞く必要がなくなり、仕事を進める上で時間の節約につながります。●共有データを整理することで会社に貢献しよう共有のデータを整理することで、意外なムダが見つかり、職場全体の効率が上がることも考えられます。例えば、取引先のリストを部署内のそれぞれで作成していて自分の仕事で使っている場合、ひとつのファイルにまとめて共有できるようにしておけば、誰かが更新することでみんながその情報を使えるようになります。いちいち、それぞれが作成するムダがなくなるのです。共有で使っているもの、場所などのパスワードも、索引を作ってまとめておけば、一人ひとりが控えておかなくてもみんなが参照できるようになります。このように、できるだけみんなが共有できるシステムを作ってあげる、というのは大事なことです。私の会社では日報なども全員見られるように共有のフォルダにアップしていますが、これによって他のスタッフの動きがわかり、仕事の段取りがつきやすくなります。今はこれをやっているから忙しいはず、○○という仕事をやっているなら、ついでに関連したことも頼んでみよう、など効率よく仕事が進められるのです。すると、それぞれのスタッフへの作業の邪魔が極力なくなり、売り上げを上げるという本来の仕事に誰もが専念しやすくなります。自分が仕事に専念できるように、頭に記憶しておかなくても済むよう、リストやカレンダーに記入したり、索引を作ったりするのと同じように、会社もデータを整理し、共有できる仕組みを作ることで、余計なことに労力を使わなくてもよくなります。

、、。「」、、。そこで、何がどこにあるかは、もののすぐそばに提示するようにしているそうです。例えば、ファイルケースの背に「取扱４」とタイトルを書いて、「ビデオカメラ１～６、プロジェクタ１、２……」など、入っているものの詳細をラベルで貼っておきます。このように、「紙に書いて貼り出す」「棚にシールを貼って、中に何が入っているかを書く」といった方法で、「見よう」と意識しなくても「見える」ようにするのです。私が作っているデータの索引も同じことです。どんなデータがどこにあるのか、一目瞭然の状態を作っておけば、データを整理するときにもデータを取り出すときにも迷うことがありません。さらに、データ以外にも自分が持っているものの定位置も、スプレッドシートで索引を作っておくといいでしょう。○○の保証書はここ、××の鍵はここ、といったように一覧を作っておけば、そのファイルを見るだけで、いざというときにすぐわかるようになります。●共有のデータも整理して索引を作ってあげる索引を作っておくというのは、自分だけではなく、誰が見てもどこに何があるかわかるという利点があります。今はサーバーでデータを共有しながら仕事をする、というのが当たり前になってきました。データの管理は、自分だけわかればいい、という話ではなくなっています。誰が見ても、どのフォルダに何のデータ類が入っているのか、一目瞭然となる仕組みが求められているのです。同じ部署や会社で、サーバーでデータを共有している場合、みんながそれぞれ自分の判断でフォルダを作っていったり、ファイルをどこかのフォルダに入れてしまって、共有のデータがぐちゃぐちゃな状態になっていることがあると思います。自分にはわかっていても、他の人にはどこに何のデータがあるのかすぐにはわからず、いちいちフォルダを開いて探すことになるのは、仕事の効率を大きく下げることになります。そういう場合は、他の人たちがやっていることだから自分には関係ない、と考えるのではなく、自分が率先してデータを整理してあげるべきです。きちんとわかりやすいフォルダ名をつけて、ルールを作ってそれぞれのフォルダにファイルを分け、索引ファイルを作ってあげましょう。そうすることで、自分の部署や会社の誰もが、データの分類のルールがわかるようになり、データを作って入れるときも使うときも迷わなくなるのです。誰もが忙しくてやりたいけれどやる余裕がないというのなら、あなたがやってあげるだけで感謝され、職場での評価も高くなります。自分にとっても、使いたいデータを探し回ったり人に聞く必要がなくなり、仕事を進める上で時間の節約につながります。●共有データを整理することで会社に貢献しよう共有のデータを整理することで、意外なムダが見つかり、職場全体の効率が上がることも考えられます。例えば、取引先のリストを部署内のそれぞれで作成していて自分の仕事で使っている場合、ひとつのファイルにまとめて共有できるようにしておけば、誰かが更新することでみんながその情報を使えるようになります。いちいち、それぞれが作成するムダがなくなるのです。共有で使っているもの、場所などのパスワードも、索引を作ってまとめておけば、一人ひとりが控えておかなくてもみんなが参照できるようになります。このように、できるだけみんなが共有できるシステムを作ってあげる、というのは大事なことです。私の会社では日報なども全員見られるように共有のフォルダにアップしていますが、これによって他のスタッフの動きがわかり、仕事の段取りがつきやすくなります。今はこれをやっているから忙しいはず、○○という仕事をやっているなら、ついでに関連したことも頼んでみよう、など効率よく仕事が進められるのです。すると、それぞれのスタッフへの作業の邪魔が極力なくなり、売り上げを上げるという本来の仕事に誰もが専念しやすくなります。自分が仕事に専念できるように、頭に記憶しておかなくても済むよう、リストやカレンダーに記入したり、索引を作ったりするのと同じように、会社もデータを整理し、共有できる仕組みを作ることで、余計なことに労力を使わなくてもよくなります。

誰もが集中して仕事ができる環境ができることで、仕事の質やスピードが上がり、結果的に売り上げも上がって自分の給与に返ってくるのです。会社の環境まで整理しなくても……と考えるのでは、いつまで経っても仕事ができる人として評価はされません。自分の給与を出しているのは会社の売り上げですから、会社全体の売り上げに貢献するために何ができるのか、まずはデータを整理し索引を作っておく、共有のものをわかりやすく明示してあげる、といったことを進んでやっていきましょう。７日目のレッスンはここまでです。データが整理されただけではなく、どこに何があるか一目瞭然となる仕組みを作ることで、より仕事ができる環境が整ってきたと思います。