６日目クラウドに必要情報をまとめておく

ｄａｙ６６日目クラウドに必要情報をまとめておく●すべてのことをデータ化していこう５日目でやったデータの整理では、すでにあるファイルや増えていくデータを整理する方法を学びました。皆さんがデータを整理するというと、このように今あるデータをどう分けていくか、ということだけになってしまいがちですが、実はデータの整理にはもうひとつ重要な役割があります。それは、データになっていないものもすべてデータにして、いつでも使えるようにしておくということです。どういうことかというと、例えば３日目で紙をすべてデータ化することをレッスンしましたね。紙のままの状態では、必要になったときに名刺を探したり、書類を見つけてから欲しい情報を確認したり、といった作業が出てきます。これだと、探す手間がかかりますし、外出先などからは必要な情報を見ることができません。それでは、せっかくの情報も、欲しいときにすぐ使えなくなってしまいます。そこで、いつでも参照できるように紙をすべてデータ化して、どこでも持ち運べるようにするのです。データ化するということは、３日目でもご説明したように、物理的な紙自体のスペースをなくして身の回りをすっきりさせるという意味ももちろんありますが、このように「いつでもすぐ使えるようにしておく」という役目も大きいのです。繰り返しますが、すべての情報をデータ化してクラウド上に置く、というのが大事です。●最強の保存先はクラウドこれまでの世の中では、重要なことは、紙で記録して保存しておくのが一番の方法でした。証書や契約書類、明細書、会員証など、今でも重要な確認事項は紙で作られ、大事に保存しておくことが勧められています。でも、ここ10年ほどで時代は大きく変わってきました。紙ではなくて、本当に重要なことはデータで保存しておくのが一番安心だという環境になったのです。それも、データの保存先は自分のパソコンの中ではなく、クラウドと呼ばれる、ネットにつなぎさえすればいつでもアクセスできる巨大なサーバーが最適です。データはパソコンが壊れてしまえば、もう取り出せないから不安。だから、やっぱり紙で保存しておくのが一番……というのは、一昔前なら確かに一理あったのかもしれませんが、クラウドサービスが普及した今は、すっかり古い考え方になっています。今私たちが使っているクラウドは、ＧｏｏｇｌｅやＤｒｏｐｂｏｘなど世界中に何億という会員数がいるような巨大なサービスであり、もはや多くのビジネスがそれらのサービスを使って成り立っているほどです。確かに、コンピューターを使ったサービスである以上、何らかの不具合やデータ消失の可能性もゼロではありませんが、そうした万が一の可能性まで危惧するなら、紙だって火事や紛失の可能性もあるわけです。それよりは、世界でも最高レベルの備えをしているクラウドサービスにデータを保管しておいた方がよほど安心でしょう。どうしても心配な人は、今は大きなクラウドサービスがいろいろ選べますから、Ｇｏｏｇｌｅだけでなく、Ｄｒｏｐｂｏｘでも、ｉＣｌｏｕｄでも、複数に保存しておけば完璧です。結論としては、すべての情報をデータ化し、それらを自分のパソコンではなく、必ずクラウド上のサーバーに保存すること。会社によっては、部署や会社内で共有しているサーバーに仕事上のデータを保存しなくてはいけないかもしれませんが、それでもできるだけ自分が必要とするデータに関しては、クラウド上に保存しておきましょう。そうしておけば、外出先や自宅で作業しなければいけないときも、すぐに必要なファイルにアクセスできます。ちなみに、きちんとセキュリティ管理をしていれば、外から外部の人がアクセスすることはできませんから心配は無用です。●オススメはファイル作成までできるＧｏｏｇｌｅドライブ５日目で今あるデータを整理しましたが、もしこれらのデータが自分のパソコンに入っているものだったら、すぐにすべてクラウドにアップして、以降はクラウド上に保存するようにしてください。

基本は、ワードやエクセルファイルの代わりに使えるＧｏｏｇｌｅドライブを活用します。１日のスケジュールの管理でもＧｏｏｇｌｅカレンダーをオススメしましたが、最近はメールを確認するのもＧｍａｉｌの人も多いでしょう。あまりあちこちのサービスを使うと煩雑になってしまいますから、Ｇｏｏｇｌｅのログインパスワードだけ記憶していればあとはＧｏｏｇｌｅで完結できる、という状態を作っておきましょう。そして、Ｇｏｏｇｌｅドライブをオススメする一番の理由は、無料でＷｏｒｄのような文書を作れるＧｏｏｇｌｅドキュメント、Ｅｘｃｅｌと同じような表を作ることもできるスプレッドシートが使えるという点です。これなら、いちいち別なソフトを立ち上げてファイルを作成する必要もありません。Ｇｏｏｇｌｅドライブ上で、ファイルの作成から保存まで完結してしまいます。容量も15ＧＢまで無料で使えますし、ひとつのファイルを共有して、何人かで作成するような作業にも向いています。これを使うと、バージョンアップのたびにファイルが増えて整理できなくなるリスクも避けられます。今はまだＷｏｒｄやＥｘｃｅｌファイルが一般的ですが、もう何年かして誰もがクラウドで仕事をするようになれば、Ｇｏｏｇｌｅの文書やスプレッドシートの方が普通になるかもしれません。そうなれば、メールでファイルを送らなくても、Ｇｏｏｇｌｅドライブで共有するだけで誰もがすぐファイルにアクセスして作業できるようになるでしょう。●「必要なときにＩＤ、パスワードが出てこないっ！」を防ぐさて、データのクラウド化ができたら、最初にお伝えした「データになっていないものもすべてデータ化する」作業をさらに進めていきましょう。紙をすべてデータ化するだけではなく、紙で保存していないものも必要な情報があれば、すべてデータを作っておくのです。３日目で「重要な情報はスプレッドシートに記録する」というのをやりましたが、これと同じように、スプレッドシートに記録しておくべき情報があれば、それらをまとめていきます。もちろんＧｏｏｇｌｅドライブ上でスプレッドシートやドキュメントは、カテゴライズされたフォルダ内にまとめておきます。ソフトのシリアル情報、金融機関の口座番号、パスワードなど、なくしてはいけない重要な情報も、紙でバラバラと保存せずにひとつのスプレッドシートにタブ分けしてまとめておきましょう。それからカードや会員証の会員番号なども、手帳や紙ではなく、Ｇｏｏｇｌｅドライブのスプレッドシートに記入します。財布の中やケースからカードを出して、自分の会員番号をシートに書きとめていきましょう。これで会員番号がスマホからアクセスすればすぐわかるので、カードを大量に持ち歩かなくても済むようになります。財布に会員カードが大量に入っている状態は、財布の中が整理されていない状態であり、金運も下がりますので注意しましょう。私のアドバイスでこれを行った受講生さんは、翌年金運が上昇して、貯蓄が２００万円増えました。ウェブでいろんなサービスが提供されることが多い今の時代は、リアルな会員証よりもウェブサイトの登録情報が圧倒的に多いかと思います。これらも、何となくその場は登録してみたものの、しばらく経ってからもう一度使おうと思ってみると、ＩＤやパスワードを忘れてしまうということがよくあります。どうしても思い出せずに、何度もパスワードの再設定をしたり、ひどい場合は新たに会員登録したりといったことをするのは、時間や手間のムダとしか言えませんし、相手サービスにとっても迷惑な話です。これらも先程のスプレッドシートに記入して漏れなく管理しましょう。登録サイトのＵＲＬ、ＩＤ、パスワードを一つひとつ記入してまとめ、以降は登録するたびに必ず記録しておくようにします。そうすれば、自分がいざサイトで買い物をしたり、会員ページを開いたりするときに、メールを検索したり、パスワードをいろいろ試したりしなくても済みます。当然、時間のロスも減り、効率よく作業することができるでしょう。●クラウドに集約しておくだけでムダな時間が減るこのように、自分にとって忘れてはならない大事な情報があれば、紙のものもメールに書いてあるようなことも、すべて一度スプレッドシートを作って、ジャンルごとにシートを分け、まとめていきましょう。最初だけはまとめるのが大変かもしれませんが、一度このシートを作っておけば、あとは情報が更新されたり、追加されるたびに、すぐに開いて入力するだけです。その手間だけで、必要な情報を探す時間がなくなり、スマホでもパソコンでもどこからでも、最短で目的の情報にたどり着くことができる

のです。うちに帰ってから口座番号を調べて書類を記入しようとか、会員番号を入力しようとして財布からカードをいちいち取り出したりとかしていると、そのたびに次の行動へ移るのに時間がかかってしまいます。これから先の行動にかかる時間効率を考えると、スプレッドシートに入力する手間を惜しんではいけません。クラウドに保存しておくことは、大きな効率化につながります。デスクトップとノートパソコン、会社や自宅などいろいろなところで作業をしたり、ちょっと記録しておきたいときに、別なファイルを新たに作ることがなく、どこにいてもひとつのファイルだけで更新することができるので、ファイルが散らばることがありません。そもそも、ドキュメントやスプレッドシートは、ファイルという概念ではありませんので、ファイルというものが減り整理整頓ができるのです。これまではメールに添付したり、ＵＳＢリーダーなどでデータを移していた作業も必要なくなります。それに、パソコンなどは必ず壊れてしまうトラブルが付きものですが、クラウド上にデータがあればすぐに復旧させることができます。新しくパソコンを買い換えたりする際にも、以前はデータの移行だけで丸３日かかっていたような作業が、クラウドにすべてのデータがあれば、どのパソコンからでも即座に仕事に入れます。そうしたことを考えると、クラウドにデータを保存するだけで、これまでよりずっとスムーズに作業ができ、余計な時間が減ってくると言えます。私の会社は在宅の外注スタッフが中心ですが、データのクラウド化により、どこにいてもどんなパソコンからでも、夜中でも休暇中でも、何かあればさっと手配してくれるので、スタッフたった２名という少人数の頃から、年間２億円以上の売り上げをあげることができています。それでは、ここまでが６日目のレッスンになります。散らばっていた情報をまとめて、クラウド化させることで、何かあったときにもすぐに対応でき、自分にとって大切な情報がいつでも確認できる環境を作っていきましょう。