５日目データの分類

ｄａｙ５５日目データの分類●デスクもデータも整理が基本５日目からの４日間は、デジタルのデータを整理する方法を学んでいきましょう。データの整理にそんなにやることがあるの？もう机の周りと時間の整理で十分、などと思われるかもしれませんが、ちょっと待ってください。今の時代、ほとんどの仕事はパソコンがなくてはやっていけなくなっています。用件はメールで来ますし、書類はファイルになってデータ化されています。目に見える机の文具や書類だけ整理してあっても、実際には大半の仕事はパソコンの中で行われていることが多いのですから、データが整理されていることが仕事のスピードを上げるのには必須なのです。でも、データの良さは検索ができることでしょ、整理してなくても検索すればいいだけじゃないの？と安易に考えるのは間違いです。データだって整理されていなければ、検索しても思うように出てきません。だいいち、検索しなくても一目でわかるような状態にしておけば、いちいち探す手間も生まれません。データの整理が必要なのは、デスク周りのものと同じ理由からです。机の中がごちゃごちゃになっていても、探せば出てくるから、整理しておかなくても大丈夫、というわけではないですよね？必要なものだけに絞り込んで、ぱっと見てわかるようにしておけば、探す時間と手間がなくなって、それだけ早く作業ができるのです。データも同じです。パソコンは現代のサラリーマンにとって、自分の作業机と言えます。現実の机の周りを片づけたら、デジタルの机も片づけましょう。●すべてのデータはクラウド化するまだ多くの人や会社では、データをパソコン上に残しています。これが時間を短縮するために一番やってはいけないこと。すべてのデータは、クラウド化する必要があります。それは、どの端末からでも、どの場所にいても、即仕事ができる状態を作るためなのです。例えばあなたが休暇で海外にいたとしましょう。急に何かトラブルがあって、会社の上司から連絡がきました。ところがその処理をするために必要なデータは、あなたのパソコンの中。しかも自分でそれがどこにあるからここを探して、と即答できない状態です。なぜなら、データが整理されておらず、どこにあるか覚えていないからです。もしこれが、整然と整理された状態でクラウド上にあれば、海外からでも、パソコンを持っていなくても、手元にある端末やネット回線を使ってアクセスでき、即座にトラブルに対処できるわけです。当然上司からも評価され、あなたの地位も年収も上がっていくでしょう。これがデータの整理及び、頭の整理がされた状態です。そのために、データをすべて整理してクラウド化していきますよ。ワードとエクセル、テキストファイルは、すべて、Ｇｏｏｇｌｅのドキュメントかスプレッドシートに転記して、捨ててしまいましょう。これで、ファイルという概念がなくなり、データとなります。６日目に完全にクラウド化しますので、今日はそのための下準備として、パソコンの中のデータを整理しましょう。●ルールに従ってフォルダを作るさて、データの整理に取りかかる前に、まず自分のパソコンの中にどんなデータが多いのか、ざっと見ていきましょう。その人の仕事の内容によって、データの種類や用途が違うので、分類の仕方も変わります。まずは、あなたのよく使うファイルや仕事内容によって、カテゴリー分けする作業を行いましょう。先に大きなカテゴリーを決めて、その下に置く小さなカテゴリーを決め、ファイルをフォルダに分けていきます。例えばあなたが営業職だったら、大きなカテゴリーで「書類」「取引先」「プロジェクト」、書類カテゴリーの中に、「見積書」「注文書」「領収書」、「取引先」カテゴリーの下に各取引先ごとのフォルダ、「プロジェクト」カテゴリーの下に、各プロジェクトや商品名のフォルダ、といった感じです。

この、最初のカテゴリー分けが下手だと、いつまでたっても頭の整理ができません。最初は難しいかもしれませんが、仕事をしながら改善していけばいいので、まずは大まかにカテゴリーを作ってみましょう。今までもやってたんだけど、気づくとぐちゃぐちゃになってるんだよ、どんどんフォルダもファイルも増えていってしまうんだよ、という方も多いと思います。それは最初のカテゴリー分けがうまくできていないためです。なるべくシンプルに、なるべくファイル数を減らす努力をしながら、自分に最適なカテゴリー分けを見つけるまで、試行錯誤してみてください。そしてフォルダ名やファイル名をつけるときの自分の中でのルールを決めましょう。ルールは、検索のしやすさ、つまり探しやすさを基準にします。例えば、いつかの会議で課長が言ってたあれ、何だっけ？えっと……となったときに、議事録というフォルダがあれば、すぐにそこを探せます。そうすれば、少ないアクションで次の行動ができるようになり、大きな時間短縮とストレス軽減になります。●ファイル名には検索ワードをすべて盛り込むフォルダと同じように、ファイルも検索するときに探しやすいように工夫をしておきましょう。フォルダ名は一目で中に入っているものが判断できるような種類の名前をつけますが、ファイル名は具体的に検索で引っかかるワード自体をつけておくのが便利です。では、どんなワードが検索で引っかかるのか？というと、案外その時々で変わるものです。よく日付で並べるというのが知られていますが、日付が思い出せなければ検索できなくなってしまいます。案件名や議事録、見積書など目的のワードも当然必要ですが、それだけでは似たようなものが見分けられなかったりします。一方で、取引先名やイベントの場所など、社名、人名、場所などが意外に手がかりになることもありますね。結局、どれをつけておけばわかりやすいんだろう……といちいち悩まなくても大丈夫です。ファイル名には、どこからでも探せるように、手がかりとなりそうなワードを全部つけておけばいいんです。例えば先の例で言うと、何かの会議で課長が言っていた言葉を思い出したい場合、会議の日や場所、課長の名前など、何かしら記憶に残っている可能性があることを、議事録のファイル名につけておけば、課長の名前で検索しても、会議した場所で検索しても、議事録が探し出せるわけです。私の場合は、この本の打ち合わせのメモを、Ｇｏｏｇｌｅドライブの議事録フォルダに、Ｇｏｏｇｌｅドキュメントを使って保存しています。「２０１３１２０７角川出版書籍内容ＭＴＧ有明」のように、日付と目的、社名、場所をつけておきます。更に、ドキュメントの一番上にも、日時、場所、参加した人の名前、会議の議題を書いておきます。すると、ミーティングをした日にちがわかれば日付で検索すれば出てきますし、日にちが思い出せなくても出版関係の打ち合わせをしたときのファイル……と考えて「出版」で検索すれば出てきます。何も思い出せなければ、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを見れば少なくとも日時と参加者は書いてあるので、検索できるという状態にしておきましょう。同じ項目でなくてもかまいませんが、自分が思いつくワードを日付以外にも複数入れておけば、そのどれかは覚えているものです。自分なりの一定のルールを決めて、その順番に検索に役立つ項目をつなげたファイル名をつけておきましょう。ただ、順番に並ぶことを考えて、最初は日付にするのがいいでしょう。

●進行中のファイルは保存しなくてＯＫ似たようなファイルがたくさんあって、見分けがつきにくい……という人は、更新されるごとにいちいちファイルを保存しているからかもしれません。よく進行中のプロジェクトなどで、書類を書き換えると「○月○日版」とか２、３……とバージョンごとの数字を入れたりした、新しいファイルが送られてくることがありますよね。自分が作成上必要があって保存しているファイルならともかく、更新されるたびに送られたファイルを一つひとつ保存しておくのは、はっきり言ってムダですし、あとでファイルを探すときの邪魔でしかありません。進行中でどんどん更新されるようなファイルは、そのつど開いて確認するだけで、いちいち保存しなくてもいいのです。終わってから必要になるようなケースは、ほとんどないと言っていいでしょう。そのため、私は添付ファイルを保存することがありません。修正や細かいやり取りが必要な場合は、ワードならＧｏｏｇｌｅドキュメントに、エクセルならスプレッドシートに転記して、相手を共有してしまいましょう。するとメール添付の手間もなくなり、保存も必要なくなります。それから、添付ファイルを送られたファイル名のまま保存しておくのもやめた方がいいでしょう。保存する、もしくはＧｏｏｇｌｅドキュメントやスプレッドシートに転記するなら、あらためて自分のルールに従って、日付＋案件名など検索しやすいファイル名に変更してから、きちんと分類したフォルダに仕分けておきます。このひと手間で、何のファイルだったかあとからすぐわかるようになりますし、いつでも検索することができるようになります。●整理できないファイルは「とりあえず」フォルダに保存さて、３日目で書類のデータ化を行ったときに、どうしても保存したいものはスキャンもしくはスマホで写メを撮っておく、というやり方を紹介しましたね。最初に整理したときは当然、その後も時間がないときは、とりあえずデータ化したファイルがたまっているのではないでしょうか。今日のレッスンでは、基本的にはファイルを保存するときはまずフォルダをカテゴリーごとに分けておき、ファイルはそのどれかにきちん

と分類するというのをオススメしていますが、時間がないとき、大量にファイルを保存したいときは、分類している余裕がないときもあります。そうしたとき、慌ててデスクトップにぽんぽんファイルを置いておくのは、当然ダメです。でも、だからといって、適当なフォルダに入れてしまうと、あとで探すときに苦労するだけです。そういったファイルは、「とりあえず」フォルダを作っておき（名前は別な名前でも何でもいいのですが）、一時的にそこに放り込んでおきましょう。もちろん、ここに入れるのは一時的な処理ですから、あとでここに入れたファイルは整理し、分類されたフォルダの中に入れておかなくてはなりません。そこで、１週間に一度、「とりあえず」フォルダの中を整理する、という用件をＧｏｏｇｌｅカレンダーに入力しておいてください。時間は、「とりあえず」フォルダに入れるファイルの数などによって、人それぞれで設定しますが、おおむね１時間程度でいいでしょう。それから、「とりあえず」フォルダに保存するときは、時間がなくてもファイル名だけはルールに従って入力しておくことを忘れずに……。では、ここまでで５日目のレッスンは終わりです。パソコンで作業するときにも、見通し良くなったのではないでしょうか。