４日目スケジュールへ落とし込む

ｄａｙ４４日目スケジュールへ落とし込む●Ｇｏｏｇｌｅカレンダーで時間を整理する３日目までで、目に見える仕事の環境はすっきり片づきましたが、実は身の回りを整理するときに一番大事なことがまだ残っています。それは、時間の整理です。２日目で書類を整理したときに、スケジュールに合わせて書類を４つに分けましたよね？何かを分類するときは、いろいろな分け方がありますが、仕事に関してはスケジュールが一番のポイントになります。ですから、それに従って直接仕事にかかわる書類を分類するのがいいのです。ただ、目に見える書類だけスケジュールで分けても、自分の頭の中がスケジュール分けされていないと、スムーズに動けません。これを助けるのが、スケジュール表での管理です。手帳を愛用している人も多いですが、私はＧｏｏｇｌｅカレンダーをオススメしています。メリットは、パソコンでもスマホでもすぐに確認できて、定期的なスケジュールもいちいち書き写さなくて済んだり、予定をずらすのも簡単なところです。仕事で時間を取ることは、すべてこのカレンダーに必ず入力するようにしていきましょう。そして、ここに入力したら、あとはすっかり忘れてしまうのです。自分の頭の中に何も残さなくて済むようにするのが、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを使う一番の目的です。●カレンダーの意味は「時間割」さて、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを使う目的は、実はもうひとつあります。それは、やるべきことの時間を指定するということです。「」、、。Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに入力するのは、30分以上の時間がかかるような、やるべきことすべてです。つまり、カレンダーは予定を入れるというより、やるべきことの時間の割り振りをしている時間割表なのです。昔学校に通っているときには、時間割に従ってやることが決まっていましたよね？国語の時間、算数の時間と、決まった時間割に合わせてまったく別の勉強に切り替え、膨大な量の勉強を難なくこなしていました。時間割がなければ到底できなかったでしょう。社会人には時間割がないので、自分で仕事の時間割をＧｏｏｇｌｅカレンダーで作ってしまいましょう。そしてその時間割に従って、黙って仕事をするのです。「」「」、、あっという間に１日の仕事が終わる。●仕事を把握していなければ時間は整理できないここでのポイントは、その時間は、入力されている用件だけに集中すること。他にやるべきことがあっても、それが指定された時間が来たらやるだけですから、思い出してはいけません。国語の時間についでに理科の勉強をしませんよね？国語の時間だったら国語に集中していなければ、勉強にはなりません。同じように、仕事も決まった仕事の内容だけを、その時間に集中してやり、時間内に終わらせるのです。だらだらと、やることに合わせて時間を過ごしていては、いくら時間があっても終わりません。終わらなければ残業すればいい、家に持ち帰ってやればいい、という考えは捨て去りましょう。次の時間が来たら、最悪その仕事を中断しても、次に決められた仕事に手をつけるべきです。そうしないと自分の中でまあいいや、という曖昧な気持ちが生まれて、ルールを徹底できないからです。もちろんそうならないように、決まった時間を意識して、それまでにきちんと仕事をやり終えるように習慣づけること。

習慣になってくると、時間内に必ず終わらせなければという意識から、必然的に集中力も高まってきます。他のことを考えている余裕はないので、作業スピードもどんどんアップしてきます。それでも、時間通りになかなか終えられない……という場合は、自分が仕事にかかる時間の把握ができていないと言えます。仕事にかかる時間の計算は、社会人にとって必須ですから、まずそれができるようになるべきです。世の中のたいていの仕事には、納期が決まっています。仕事を請けるときに、これだけ時間や手間がかかるので、○日までに出せます、という見積もりを即答できなければ、仕事は受注できませんよね。個人も同じことが言えます。時間の読みが甘いのは、自分の仕事を把握していないからです。自分できちんと仕事を把握して、試算ができる状態が、時間の整理ができている状態だと言えます。●ほんの少しでも予定時間より早く終えるさて、ここまでちょっと厳しいことを言ってきましたが、実際には、はじめから自分が仕事にかかる時間をぴったり把握して、カレンダー通りに進められる人は少ないと思います。最初のうちは、自分が考えている予定時間の２倍の時間を取って、スケジュールを組んだ方がいいでしょう。１時間でできる仕事だと思ったら２時間、30分の仕事だったら１時間、といった具合に時間を決めます。それで実際にやってみて、もし時間が余るようなら、実際にかかった時間に従って次は入力するのです。ただ、２時間で時間を取ってあるから時間内に終わらせればいいという考えで、いつも通りだらだらやるのは絶対にダメです。常に、できるだけ決めた時間を短縮することを意識していきましょう。最初は２時間で必ず終えられることを目標にして、２時間で終わるようになったら、５分でも10分でも少しずつ終わる時間を短くしていくのです。その浮いた時間には、５分でできることリストの内容を片づけていきます。30分以上早く仕事をこなせるようになれば、その分だけ他のことができるようになります。それが次第に積み重なってくると、できることがどんどん増えていきます。10個の予定が５分早く終わるだけで、50分が生まれるのです。ほんの数分でも、以前よりも少しでも早くできるように、毎日ゲームのように楽しみながらタイムを縮めていきましょう。その努力を続けるうちに、２時間かかっていた仕事が本当に１時間かからずできるようになる日が来るのです。●すべてカレンダーに入れれば忘れてＯＫ次に、具体的にどうカレンダーに仕事を割り振るかですが、毎日書類を分類するときに、同時にカレンダーにやることを入力していけばいいでしょう。まず、「今日やること」に入れる書類に関係したやるべきことは、当然今日の予定としてすべて入れます。それから、「期日があること」として分けた書類は、必ずそれをやる日時を決めてＧｏｏｇｌｅカレンダーに予定を入れておきます。例えば、今週末までに提出する企画書関連の資料があったら、実際の締め切りの２日前の日に「企画書作成」という予定を２時間取っておきます。さらに提出日に30分、「企画書見直し＆提出」とカレンダーに入力してから、書類に入力した期日の付箋をつけて、「期日があること」ケースに入れておくのです。やってはいけないのは、カレンダーに予定を入れずに、書類だけ分類すること。必ず、やるべきことはすべてそれをいつやるのか、あらかじめ時間割がカレンダーに入力されている状態にしてください。この日のレッスンで最初にＧｏｏｇｌｅカレンダーを使う目的を書きましたが、大事なのはカレンダーにやることの予定がすべて入っているから、自分の頭には入れなくてもいいということです。人間は忘れる生き物です。たとえその日に絶対やることでも、数分も経てば、10個のうち２～３個は忘れていても不思議ではありません。ましてや、「今週中にやろう」と思っていることなど、いくつかすっかり忘れているものです。締め切りを催促されてから、慌てて思い出してやり始めた経験が誰でもあると思います。だから、どんなことでも先に時間割を決めて入力しておくのです。カレンダーにやることが入っていれば、もう覚えている必要はありません。頭の中にやることを忘れないように覚えているスペースがあるなら、その分をやるべき仕事自体に割り振った方がずっと集中できます。実際、仕事でミスをしたり集中できない原因は、余計なことをあれこれ覚えておこうとして、頭の整理ができていないことが多いのです。締切日がいつだとか、今日はこれをやらなくちゃとか、記録しておけば済むことにいちいち頭を使うのはムダだと思いませんか？ムダなことを徹底してなくすことで、どんどん仕事の効率がアップしていきます。

だから、わざわざ書かなくても書類を見ればわかるのに……とか、一つひとつ入力するのは面倒……などと思わずに、とにかくカレンダーに全部やることをまとめておきましょう。一見、手間がかかるようですが、このひと手間で頭の中に余計なものがなくなるなら、その方が数段作業が早くなり、ミスも少なくなるのです。●今日やることを確実にこなせるスケジュールを立てるそれでは１日の始まりに、毎日カレンダーを開いて、今日の時間割を作っていきましょう。「」、「」30、。ただし、実際にはその日にやることは電話やメール、上司や部下からの依頼などでどんどん増えていきますし、トラブルなどで思わぬ時間が取られたりします。当然ですが、ぴっちり予定を組むのではなく、それぞれは30分ずつ空けて対応できるようにしておきましょう。それでも予定がずれ込んだ場合は、その分予定をずらして新たなスケジュールを組めばいいのです。ただどのみち今日中にやらなくてはいけないことは、どんなに時間が押してしまってもやらないうちは帰れないのですから、予定をいくらずらしてもいいですが、その予定は確実にその日のうちにやってください。できなかったらずらせばいいやという甘い考えではなく、いかに効率よく時間割を組むかに情熱を注いでください。さて、「30分以上かかること」だけで予定を埋めるのは、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーが30分刻みでしか入力できないからです。現実には、30分もかからない用件もたくさんあるはずです。それらは、「５分でできること」ファイルケースにずらりと書いてありますね。ここに書かれていることは、基本的にはカレンダーに予定を入れませんが、隙間時間にどんどんやっていきます。隙間時間の細かい活用の仕方は、11日目にお伝えしますが、空いた時間があるからといって息抜きにぼんやりしたり、手を止めないこと。今日中にやらなければならないことでも、30分もかからない程度のことは、隙間時間や予定の合間に次々とやる必要があるからです。問い合わせに返信したり、依頼された確認事項をさっとチェックしたり、書類を捨てるかデータ化しておくといった、５分程度でやることはその場ですぐやってしまうこと。今日中でなくてもいいことだけが、「５分でやること」リストに入れる用件です。しかも、その中の用件も隙間時間に一度に３つ程度はどんどん処理して、毎日減らしていかなくてはいけません。●「30分もかからない予定」が見える仕組み30分もかからない用件は、すぐやることを基本としていますが、それでも５分程度のことが10個も20個もあれば、やはり時間はかかってきます。慣れてくればその日の予定をこなしながらでもできますが、最初のうちは時間通りに予定を処理するのに精一杯で、時間が余ることは期待できないかもしれません。その場合は、数分でできそうなことを10個まとめて時間を取って、カレンダーに予定を入れておくのです。集中してやるべき仕事は、できるだけ邪魔が入らない時間帯にしっかり確保しておきますが、５分でできることは隙間時間を活用するので、打ち合わせの前後30分など予備で空けている時間にさっと処理してしまいましょう。それから、今日中にやる細かいことは基本すぐやるのでリストに書いていないのですが、書かないと忘れてしまう、どうしても今すぐ手がつけられないということは、時間を設定しないでカレンダーに見えるようにしておくこともできます。Ｇｏｏｇｌｅカレンダーでは時間を指定するのではなく、「終日」という設定でその日の予定を入れることができます。この設定をしておいた予定は、１日のスケジュールの上の方にまとめて表示されるようになっています。ここに表示させておいて、数分時間が空いたときに順番にやってしまうのもひとつの手です。また、毎朝30分を「５分でできること」を６個片づける時間としてあらかじめ確保しておいてもいいでしょう。例えばいつもルーチンで決まった予定はＧｏｏｇｌｅカレンダーで繰り返し期日を設定しておけばいいですが、30分にも満たない用事でも毎週やることが決まっているようなこともあるでしょう。毎月月末には精算をする、20日には請求書を出すなど、５～10分程度でできることで期日がいつも決まっているようなルーチンの用件は、「終日」「繰り返し」設定で表示されるようにしておけば、いちいちリストに書いておく手間がかかりません。

●Ｇｏｏｇｌｅカレンダーだけでやることを把握するここまで、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーでスケジュール管理するやり方を説明してきましたが、ポイントは次の３つです。１やるべきことはすべてカレンダーに入れて、自分は忘れる２やることの時間を把握して、毎日の時間割を作る３時間割に合わせて仕事をし、できるだけ予定時間を縮めていくこの３つで、やるべきことと毎日の時間が結びついて、自分の時間が整理されていきます。時間が整理されているということは、自分の仕事が把握できていることですから、必ず仕事ができる人になります。業務が早く進むだけではなく、決まった時間に集中して仕事ができて、質もよくなり、ミスが少なくなるでしょう。ちなみに、こうしてカレンダーにやることをすべて頼るようにしておくと、毎朝その日のカレンダーを開くまで、自分が何をするべきかもわからない状態になります（笑）。はじめは不安かもしれませんが、それでいいのです。また人によってはＴｏＤｏリストを併用したり、タスク管理のアプリなどを使っていたりするかもしれませんが、どれかひとつ見ればすべてわかる、というのが整理する上で大切なことです。その意味では、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーにすべてを集約して、余計なツールやメモは使わない方が効率は上がります。●頭の整理のためには毎日の準備が大切さて、これで４日目のレッスンも終わりです。この４日間で、目の前の机の周りも整理され、何か作業をするときはすぐに動けるような環境ができたと思います。そして、毎日カレンダーを見るだけで、すぐに仕事に取り組めるように、時間も頭の中もかなり整理されてきたと思います。とは言うものの、実はまだこの４日間のレッスンは、デスクの環境や時間を視覚化できるようにした、準備段階にすぎません。最終的には、頭がもっと整理され、効率的に物事を処理して付加価値が生み出される人材にならなくてはなりません。あなたの価値が飛躍的に上がるのは、その段階です。だから、最初の毎日はもしかすると、それほど大きく変わらないように見えるかもしれません。それでも、ここまでのレッスンで学んだことが身についていなければ、その段階までは進むことすらできないのです。最初は効果が感じられなくても、毎日繰り返し身の回りのことを整理していきましょう。一つひとつがきちんとできるようになれば、それだけでこれまで１日の仕事にかかっていた時間は２時間は短縮されます。その分だけ、あなたの人生でできることは他の人の何倍にも増えるでしょう。いずれにしろ、断言できるのは、日々こうした準備をしておくだけで、確実にあなたの価値が高くなるということです。毎日何かを探したり、たくさんの書類に埋もれて、日々仕事に追われている生活から、一歩進んだあなたになったのです。当然、上司や取引先など周囲からの評価もアップして、いずれは昇格したり大きな仕事に抜擢されるかもしれません。ムダな残業も減って、自由な時間に本を読んだりスクールに通ったり、自分のやりたかったことができる環境になってくるでしょう。予備校講師時代にはＧｏｏｇｌｅのサービスがなかったので、私が作ったオリジナルの手帳を使って生徒に時間の整理させていたのですが、それでも３ヶ月で生徒たちの成績は格段に上がりました。今ではもっと便利で時間短縮できる仕組みがたくさんありますから、たった２週間で効果が現れるわけです。いつでもどこでも確認できて軌道修正も簡単なＧｏｏｇｌｅカレンダーをぜひあなたの味方につけてくださいね。