３日目紙のデータ化

ｄａｙ３３日目紙のデータ化●書類はデータで保存しようさて、２日目で書類の整理の方法を学んだので、これでデスク周りもすっきり……となるはずですが、実際にはまだ、すんなりすっきりしている人は少ないと思います。なぜかと言うと、４つのファイルケースに書類が入りきらない！というほど、たくさんの書類、雑誌、本などを持っている場合が多いからです。でも、今の時代はパソコンで仕事をするのが当たり前。紙を持っていなくてもすべてデータになっていれば大丈夫なのです。むしろ、稼げる人、仕事ができる人ほどこのデータ化に対する意識が強い傾向にあります。もちろん、提出しなければならない申請書、や見積書など、一定の紙類はまだあると思います。けれどもそれらは、提出したら手元にはなくなります。問題は会議のレジュメや資料、取引先からのパンフレット類、上司や部下、外から送られてくる確認用の書類、自分があとで参照しようと思っていることが書かれた雑誌などを含む資料類、会議や打ち合わせで使用したときにメモしておいたことが書かれた紙類など、手元に残しておくべきと思い込んでいるけれど、本当はいらない紙の類です。当然ですが、残しておかなくても大丈夫な書類は、すべて２日目までで捨ててしまいます。それでも、何らかの理由で残さなければならないものが、ケースに入りきらないほどあるのではないでしょうか。これは、本当は捨てていいはずの書類を捨てられずにいるからに他なりません。ここでは、それらをすべてデータ化して、バッサリ捨て去ることを実践してみましょう。●名刺は全部捨ててもいいまずは書類の前に、サラリーマンには必須の名刺を整理しましょう。実は１日目で、「どこにしまうスペースがあるだろう？」とそのままになっていた人も多いのではないかと思います。ファイルに収まる程度ならいいですが、営業など職種によっては大量の名刺がケースに入って大きくスペースを取り、文具を１段目の引き出しに入れると、しまう場所がなくなっているかもしれませんね。でも、大丈夫です。名刺は紙類ですから、すべてデータ化して、捨ててしまえばいいのです。えっ、名刺をすべて捨ててしまうなんて!?と、思いましたか（笑）？整理してから捨てるのではなくて、全部捨てるなんて大丈夫？と不安に思ったかもしれません。でも、よく考えてみてください。名刺の役割は、会った人の連絡先などの情報が確認できること。情報がわかれば、紙自体はなくても困らないのです。今は、名刺をそのまま読み取ってデータ化する、スキャナーやスマホのアプリがたくさんあります。読み取り機能を使えば、名刺情報がテキスト化され、検索することもできます。紙の名刺をいちいち探さなくても、検索すれば連絡先が出てきますし、メールしようと思えばすぐできます。どこからでもアクセスできるクラウド上にデータがあれば、外出先からすぐ確認することもできます。紙のままにしておくより、よっぽど役に立ちますし、連絡先がわからなくなるなんてこともありません。一度すべての名刺をデータ化してしまえば、あとは名刺をいただくたびにスキャナーやアプリで取り込めばいいだけですが、最初は大量の名刺を取り込むのが大変……というのであれば、まとめてデータ化してくれるサービスもあります。データを確認したり修正するのが面倒、という人もいますが、どうせほとんどの名刺の相手は、たまにしか連絡しないものです。よく取引するような人だけ、Ｇｏｏｇｌｅのアドレス帳に正しいデータを登録しておけばＯＫです。●スマホで撮影するだけの簡単データ化作戦紙の名刺をすべて捨ててしまったら、次はいよいよ書類を整理しましょう。

２日目で「期限がないこと」ファイルケースに分類したものは、３ヶ月おきくらいに定期的に整理しましょう、と書きました。一度整理しておけば３ヶ月後でいいのですが、最初はまだここに入るものも整理していない状態でしょうから、一気に整理・データ化しましょう。まず、パンフレット類は基本的に全部捨てます。今は、ホームページを見ればたいてい同じことが載っていますし、必要なときがあればＰＤＦなどのデータでもらえばいいだけです。それ以外の書類は、あとで参照する必要があるもの、今後のネタとして使えるものなのか？ぱっと見て判断して、それ以外だったらどんどん捨ててください。そして残ったものだけ、データとして保存します。紙をデータにするときは、ＰＤＦとしてスキャンする方法が一般的です。ただ、スキャンするのが面倒で、ついつい紙のまま残しているような人もけっこういます。すぐ使えるスキャナーが手近にないからと、とりあえず紙で残すこともあるでしょう。それなら、スキャンしなくてもいいんです。今は誰でもスマホを持ち歩いているはずです。そのスマホで、必要な部分だけパシャッと写メを撮るだけでＯＫ。これなら、どこにいてもデータ化できますし、スキャンする手間もありません。あとで参照する書類や資料も、すべてが必要なわけではないはずです。必要な箇所だけを写メで撮って、クラウドサーバにアップする際、何の資料か、日付や使用目的などがわかるようにファイル名をつけておけば、それ以外はいちいち撮っておかなくてもかまいません。昔は、社会人は毎朝新聞をチェックして、自分の関心があることや必要な情報があれば、記事を切り抜いてスクラップブックに貼ってまとめていました。今の時代は、それをデジタルでできるということです。新聞をまるごと取って置く必要はなくて、必要な記事だけ切り抜いていたように、自分が必要だと思った箇所だけ画像データで切り取っておけばいいんです。デジタルなら、紙を切ったり貼ったりする手間もなく、すぐにできます。昔よりずっと時間が節約できるのです。●重要なことだけスプレッドシートに記録するさて、写メで画像データ化するのはその場ですぐにできて、時間がかからないのがいいところなのですが、画像なので検索ができないのがちょっと難点とも言えます。データ化する目的は、物理的な紙自体を減らして身の回りがすっきりするのも大事ですが、あとですぐに必要な情報を検索して探すことができるのも、重要な目的です。そこで、本当に必要な事柄は、テキスト化して検索できるように保存しておくようにしましょう。私は自分がいつも参照するような大事な情報は、ＧｏｏｇｌｅのサービスであるＧｏｏｇｌｅドライブ上にスプレッドシートを作って、そこに入力しています。スプレッドシートとは、Ｅｘｃｅｌのような表計算のソフトと同じ使い方がウェブ上で、できるものです。サラリーマンなら、仕事でＥｘｃｅｌファイルをよく使いますよね。それと同じように、Ｇｏｏｇｌｅドライブでスプレッドシートを作り、自分の必要な情報をカテゴリーごとに分けて、シートを作っておきます。あとは、そこにそのつど情報を入力しておくだけです。例えば、ソフトのシリアルナンバーを書いた紙があれば、シリアルナンバーを記録しておいて、紙は捨ててしまいます。私の場合は、口座番号など金融関係の情報、運営しているサイトの会員情報、シリアルナンバー類、といったカテゴリーでシートに分けて保存してあります。人によって、予算を管理するような立場だったら常に毎月の予算と実績だけとか、営業だったら取引先から送られてきた重要な連絡事項とか、社内の事務的な仕事だったら部署ごとの担当分けとか、大事な情報だけ３つ程度のタブにまとめて、記録しておけばいいでしょう。特に重要な情報はここにある、とわかっていれば、そのファイルの中を検索するだけでいつでも情報が取り出せます。会議中でも外出先でもさっと参照できるので、必要になったときに紙を取り出すより、使い勝手がいいはずです。●コツは「その場で」「すぐ」整理することここまでの紙の整理の方法をまとめると、１すぐ捨てる２スキャンか写メでデータ化３スプレッドシートに記録

このどれかの方法になります。必ずどれかの方法で、紙の存在自体はなくしてしまいましょう。そうすれば、余裕で引き出しの中に書類が収まるはずです。「」、。、、。ただ、できればたまってから整理するのではなく、できるだけ書類を手にしたその場で、３つのうちどれかで処理するのが、書類を整理するコツです。だんだん続けているうちに、その場で処理してしまった方があとで整理するよりずっと手間がかからない、ということが実感できると思います。それまではいったん「期限がないもの」ケースに書類を入れておくのもいいでしょう。慣れてきたら、このケースにはそれほど紙類はたまらなくなるはずです。そうなれば、整理する時間も節約できますし、その場で情報がすぐにアウトプットでき、すぐ使える状態になります。ということは、どんどん情報を処理するスピードが上がって、いつでも活用できるようになり、より仕事ができるようになるということです。書類の整理ひとつで、できる人になる訓練が日々できるのですから、やらない手はありません。大量の紙でデスク周りがすっきりしない状態をなくすというのも大事ですが、サラリーマンにとっては情報を処理する能力をアップするという意味でも、日々書類の整理は必要でしょう。それでは、これで３日目のレッスンは終わりです。ここまでで、もう完全に机の周りのものは片づいたはずですね！明日からは余計なものがない、見通しのよい状態の机で、スムーズに仕事を始められるでしょう。