２日目書類の分類

ｄａｙ２２日目書類の分類●書類の分け方には基準があるさあ、１日目で机の周りを片づけたので、すっきりしたデスクで仕事を始めましょうか。と言っても、仕事で使う書類関係はまだ整理していなかったはず……。そこで、２日目は書類の整理を徹底してやってしまいましょう。私は自分の仕事をほとんどデータで確認したり、やり取りしているので、紙を使ってのデスクワーク自体があまりないのですが、一般の企業に勤めているサラリーマンの場合は書類ベースで仕事を行っていることが多いでしょう。書類が仕事の内容を表しているとすると、その書類を分けるときの分類自体が、そのまま自分の仕事を整理することにつながります。分け方はいろいろありますが、私は種類で分けたり、人や会社、案件などで分けるのはあまり意味がないと思っています。では、何を基準にして分ければ効果的でしょうか？正解は、自分のやるべきスケジュールに従って分けるというものです。●スケジュールごとに４つに整理する自分のやるべき仕事をスケジュールに従って考えてみましょう。まず、その日中にやらなくてはいけないことがありますよね。それから、期日がある事柄が必ずあります。今週中に請求書を出すとか、○日までに会議資料の提出とか、月末には経費精算などといったことです。一方で、期限が特に決まっていないけれど、やらなくてはならない、やっておいた方がいいこともあります。仕事の関連分野の市場状況を調べておく、扱っている商品が置いてある店舗を回って挨拶をする、などです。また、５分程度でできそうな、ちょっとした細かい用件も意外と多くあります。次回の連絡会議の会議室を取っておこうとか、○○さんに契約書を送付とか、××サイトの会員登録をしておこうなど、どれもすぐにやればできる程度のことで、書類も何もなく、自分の頭の中に入っているような小さな仕事です。業種や本人の役割はいろいろ違えど、仕事というもの自体はだいたい、こうした４つに分けることができます。ということは、書類もその分類に従って分けなくてはいけません。ここで、もう一度４つの分類を書き出してみると……。１今日やること２５分でできること３期日があること４期限がないことこの４つの分け方に合わせて、ファイルケースを用意してみてください。ケースにラベルを貼り、１から順に手前から並べます。そして、持っている書類をこの４つのどれかに入れていきましょう。●「今日やること」ケースを毎日空にする「」、。その日に受注した商品の注文書、チェックする申請書など、必ず今日中にやるべきことはここにあるようになっています。１日が終わったら、ここにあった書類はすべて処理するわけですから、提出済みでなくなるか、あとで説明するようにデータ化して、紙は処分してしまいます。そうすると、このケースの中は空っぽになるはずです。逆に言えば、この中が空っぽになるまではその日は帰ることができません。どっさり書類が入っていたら、その日にやるべきことをどれだけスピードアップしなければ間に合わないか、ざっと見てわかりますね。

ファイルケースの中に入ってさえいれば、入れる順番はどうなっていてもかまいません。その日に仕事をしていて、今日中の案件が来たら、何も考えずにこのケースに書類を突っ込むだけです。どっちみち、今日中にその作業はやらなくてはいけないのですから、順番も何も気にする必要はありません。また、今日中とはっきりわかっていなくても、急ぎの仕事や返事が必要なものは、基本的にすべてこの「今日やること」に入れて片づけること。その意識を徹底して持つようにしましょう。●「期日があること」は期日まで忘れる次に、「期日があること」のケースに入れる書類ですが、ここに入れているものは、今日は気にしなくて大丈夫です。そのかわり、それをやる日時をＧｏｏｇｌｅカレンダーに必ず書き込んでおき、やるべきときが来たら確実に処理します。処理してしまったら、書類を提出、または送付していれば手元から自動的に消えているはずです。そうした用件以外は、仕事が済み次第、書類は捨ててしまうか、残しておくべき内容だったらデータ化します。いずれにしろ、期日が過ぎたら、その書類はなくなるはずなので、常にこのファイルケース内も必要以上に書類が増えることはありません。「」、「○」「×」、。、。それ以外は、今週中、月末までといった期限ごとにさらに仕切りを入れていったり、日付順に並べ替えたり、といった工夫はしなくても大丈夫です。ここに書類を入れる際には、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに処理するための予定を事前に入れるわけですから、その予定の日になれば思い出せばいいことであり、それまでは完全に忘れていてもかまいません。この、完全に忘れるという点がかなり重要なポイントですので、覚えておいてください。いちいち、先の期限の用事を覚えていようとしていると、細々とした記憶が邪魔になって、頭が整理されていない状態になります。それを防ぐために、ファイルケースに分けて、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに記入しているわけです。それに、並べ替えたり、さらに分ける項目を増やしていると作業が煩雑になり、余計な時間がかかり、非常にムダです。また、処理する予定を入れる際のポイントですが、「５日までに提出の企画書」であれば、その前々日、つまり「３日にやること」と設定して入れておきましょう。そう、ここで考える締切り期日とは上司や取引先などから言われている実際の期日ではなくて、自分で設定する期日のことです。そして自分で設定する期日は、本来の締め切りの少なくとも２日以上前にして下さい。そうすれば、自分の決めた期日に企画書を作成してみて、翌日に修正して、さらに当日提出する30分前には見直して……といった行動が取れます。そのためには、３日前に処理する時間を確保、２日前や前日に、見直す時間を別途確保する必要があります。それによって、ぎりぎりに作成した企画書よりもミスがなく、完成度も高いものを提出できるというわけです。そうした習慣を続けていれば、当然上司や取引先の評価は自然と高まっていくのがわかりますよね。●「期限がないこと」はまとめておけばＯＫ特に期限がなく、いつでもいい案件、急ぎではない用件は、すべて「期限がないもの」というケース行きです。何かしら期限があるものは、すぐやるか、「今日やること」に入れるか、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに予定を記入してから「期限があること」ケースに入れますから、ここではそれ以外のものすべてをまとめてしまってかまいません。日々やってきた書類、案件は、この基準でどんどんどれかのファイルケースに入れていくように、その場で判断していきます。迷ったり、とりあえず机の上に積んでおいてはいけません。「」「」、をつけていけば、書類がたまっていくのを防ぐことができます。たまった書類をさらに４つのケースに分ける作業は、この２日目のレッスンで一気にすべてやってしまいましょう。一度書類を４つに分けてしまえば、あとは毎日機械的にどれかのファイルケースに放り込むだけで、いちいち整理する時間をとらなくても大丈夫です。最初に仕分けをするのは１日がかりかもしれませんが、その後は毎日書類に埋もれなくてもすっきりした机で作業ができるでしょう。さて、特に期限の決まっていない書類はただ放り込んだままだと、いずれパンパンになってきますよね。もちろん、その場で判断していらないものは極力その場で捨てたり、データ化することが大切ですが、それでもある程度の期間でそのケー

スの書類はたまっていくでしょう。そこで、３ヶ月に一度、半日以上のまとまった時間をとって、そのファイルケース内の書類を整理する予定を組んでおきます。Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに３ヶ月後の予定を入れておきましょう。そのときまでは、そこにある書類はどんどんためていって大丈夫。入れる順番も気にしなくていいので、そこに入れると判断したら、ただ何も考えずに種類も用途も気にせずまとめておきます。●「５分でできること」リストを作っておこう最後に、２番目の「５分でできること」のケースに入れるものを説明しましょう。これは、あまりにちょっとしたことなので、関連する書類がないことも多いでしょう。書類や資料があれば、例えば送付する契約書や返送する申込書など、当然ここに入れておけばＯＫですが、紙自体がないようなものは、すべて用件をリストアップして書き出してみます。ちょっとしたことなので、いちいち用件を書いていないけれど、すべて書き出したら何十個にもなるはずです。「」、「」、、15。それらをすべて書き出したら、それを書いたリストの紙も１枚、このファイルケースの先頭に入れておきましょう。紙をなるべく減らしましょう、と言っているわりに１枚紙を増やしているわけですが（笑）、これには理由があります。ここを見たら、「隙間時間にできるちょっとしたこと」がすべてわかる定位置を決めておくためです。よく手帳のＴｏＤｏリストに書き込んだり、机の上やパソコンモニターの横に付箋でちょっとしたやることを貼り出していたりしますが、ちょこちょこ出てきた用件をいろんなところに書き出して、まとまっていないことがあります。そうすると、手帳を見たり、付箋を見たり、スマホやパソコンをチェックしたり、いろんなところを参照しなくてはなりません。それでは時間のムダですし、モレも出てきます。また、あまりにちょっとしたことなので覚えているから大丈夫、と書き出していないと、前にも書いたように頭の中に邪魔なゴミがたまって整理されず、クリアな状態になりません。書き出しておけば、どんなにちょっとしたことでもすべて忘れてしまえばいいのです。何もかも覚えておく必要はありません。いかに忘れられるかが頭をクリアにする秘訣になります。そして、空いた時間にはすかさず「５分でできること」リストを見て、順番にそれを処理していきます。ぱっと見て、考えずに数分でやるだけです。それまではその件を覚えておくのはムダと言うより、頭の整理のためにはやってはいけないことです。書き出して、すぐに忘れましょう。●「５分でできること」は隙間時間にどんどんやる「」、、30。今日中にやることはリストに書かず今日やるファイルに入れましょう。また、リストに書くよりもやってしまった方が早いことは、その場でどんどんやってしまいます。なので、ここに残るものはある程度、数日～１ヶ月程度置いても大丈夫な用件が並ぶはずです。例えば、○○さんに契約書送付、病院に予防接種の予約を入れる、○○さんを食事に誘う、××についての本を書店で探す、といった感じで、緊急性はないけれどやっておきたい、すぐできるけど面倒なので後まわしにしがちなことになります。重要度が高いものはすぐやることが前提ですが、この中でも、ある程度重要度に差がありますので、リスト化するときには重要度を「高」「中」「低」など、ぱっと見てわかるようにその横に入れておくといいでしょう。期日がわかっているものは、その横に日付も入れておきます。例えば、「次回の連絡会議の会議室を予約する」といったことは、予約の期日を書いておきます。「11月中に会員登録すると３割引」といった用件なら、これも期日を指定しておけます。用件自体は、発生した順にどんどん書き出せばいいので、期日ごとに整理しなくて大丈夫です。だいたい、紙に書き出しているので、期日順に並び替えたりできないですよね。その横に、重要度と日付がわかるように書かれていれば、見たときにやる順番を決める手がかりになります。基本は上から順番にどんどん処理していくのですが、すべてをその日にやってしまうことができない場合は、重要度が高いものや期日が迫っているものを優先して処理するようにするのです。

そして、終わったものは線を引くなどして分かるようにしておきましょう。注意したいのは、期日がある場合で30分以上かかりそうな用件は、このリストではなく、必ず「期日があること」ケースに入れて、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーに処理する予定を入れておくことです。30分以下の用件は細かすぎてカレンダーに入れられませんが、そのままでは埋もれてしまいます。それを防ぐためにリスト化するわけですが、処理する時間はいちいち決めずに隙間時間を活用すればいいのです。毎日の隙間時間に、このリストをどんどん処理して、できなかったものは翌日に繰り越していきますが、次第に処理するスピードを上げていけるようにしましょう。ここまでで、２日目のレッスンは終了です。デスク周りの整理が、ひと通り終わったので、明日から仕事効率が格段にアップしますよ。