１日目デスクの整理

はじめに９割の人は仕事に追われている数多くある書籍の中で、本書を手に取っていただきありがとうございます。この本を手に取っていただいたあなたは、「、……」「、……」「、……」「、……」「、……」こんなことを感じて、日々悩んでいらっしゃるかもしれません。そうであれば、間違いなく本書があなたのお役に立てるでしょう。立ち読みでもいいので、このまま読み進めてみてください。世の中には時間に追われあくせく生きている人がいる一方で、スマートに仕事をこなし、プライベートも充実している人がいます。しかも、前者は毎日残業で忙しいにもかかわらず生活が苦しい状態が続くのに、後者は自由な時間がありながら仕事でもどんどん成果を出して収入を伸ばすのです。一体、この両者の「差」は何なのでしょうか？生まれながらにして、埋める事のできない圧倒的な能力の差があるのでしょうか？いいえ、全くそんなことはありません。この両者の「差」は能力の差ではなく、ほんのちょっとした所にあるのです。うまくいく人が必ず持っている力とは？私は早稲田大学を卒業後、有名予備校の講師として３０００人を超える生徒に指導をしてきました。そして、現在はＩＴスキルを指導するスクールを運営し、こちらでも８０００人以上を指導しております。延べ１万人以上の生徒を注意深く観察した結果、何事もうまくいく生徒にはある共通点があることが見えたのです。それが、本書のタイトルにある「超整理術」につながっています。うまくいく生徒は、自分の机、持ち物、スケジュールなど、あらゆるものの整理が行き届いているのです。そして、成績優秀な彼らを追跡調査したところ、社会に出ても仕事で成果を出し続けていることがわかりました。なぜ整理上手だと仕事に好影響をもたらすのか？それは、整理ができていると様々なことが効率化され、結果多くの余剰時間を生み出すことができるからです。たとえば、ごくごく身近な例で言いますと、会社の資料。上司に「あの資料あるか？」と言われた時に、なかなか見つからず引き出しを次から次へとあさっているようなことがあると、時間を浪費してしまいます。あなたも思い当たる節があるのではないでしょうか。これが本書の手法を使うことにより、一瞬で資料を見つけることが可能になるのです。先ほど、スマートに仕事をこなしながら成果もしっかり出す方がいるというお話をしました。彼らは、仕事に追われるようなことはあり

ません。それは、人よりも時間を生み出すことができるために、余裕を持って仕事に取り組んでいるからなのです。さらに時間に余裕があるので、仕事も丁寧かつ確実にこなすことができます。残業をしている人は、一見がんばっているように見えますが、その仕事の質をよく観察してみると、低いことが非常に多いのです。忙しいから仕事の質が落ち、質が落ちるから時間を要し残業する。完全に負のスパイラルですね。これでは両者の結果に差が生まれるのは歴然です。ここでまとめましょう。１成果を出す人というのは、あらゆる点で整理が行き届いている２そのため、多くの時間を生み出すことに成功している３そして、時間がある故に余裕が生まれ、あくせくせずに質の高い仕事ができるこういうことです。「」、。「超整理術」はあなたも簡単に実践できるただ、もしかしたら「小さい頃から整理整頓が苦手だから、自分にはそんなことはできない」とあなたは思っているかもしれません。でも、大丈夫です。どんなに整理が苦手な方でも、たった14日間で確実に、そして劇的に「整理する力」が身に付くのが本書の「超整理術」です。順を追ってステップ・バイ・ステップで進んでいくうちに、14日後にはあらゆる整理が得意になり、その結果自由な時間を生み出すことが可能となります。生み出すことができる時間は、最低でも１日あたり３時間。今、あなたの毎日に３時間加わったら、どうでしょうか？仕事にも余裕ができますし、自分のやりたいことに新たに取り組めるかもしれません。自己投資をすることによって、さらにスキルアップして収入を増やすことも可能でしょう。時間はあなたに多くの自由と選択肢をもたらします。実際に私が「超整理術」を教えた学生は成績がグングン上がって、志望校に合格しています。また、サラリーマンは仕事の効率化が進み、残業することなく成果を残す方が続出しています。本書では、「」↓「」↓「」といった一連の流れに沿って、あなたの整理力を高めていきます。とはいっても、難しく考える必要はありません。あなたが行うのは、本書に書いてあることをそのまま実践するだけです。もしかしたら簡単すぎて拍子抜けするかもしれません。たった、14日間で今の悩みが全て解決されるとしたら、これほど素敵なことはないでしょう。あなたの人生を大きく変える「超整理術」、ぜひ今日から取り組み始めてください。高嶋美里

目次【整理を始める前に──本書をより有効活用していただくために大切なこと】１日目デスクの整理デスクにあるものは何種類？必要なものは20種類だけ！ものは袖机にすべてしまう自分が「ここにある」とすぐわかるのが大事持ち運ぶセットを作っておこう自分も他の人も迷わないのが基本２日目書類の分類書類の分け方には基準があるスケジュールごとに４つに整理する「今日やること」ケースを毎日空にする「期日があること」は期日まで忘れる「期限がないこと」はまとめておけばＯＫ「５分でできること」リストを作っておこう「５分でできること」は隙間時間にどんどんやる３日目紙のデータ化書類はデータで保存しよう名刺は全部捨ててもいいスマホで撮影するだけの簡単データ化作戦重要なことだけスプレッドシートに記録するコツは「その場で」「すぐ」整理すること４日目スケジュールへ落とし込むＧｏｏｇｌｅカレンダーで時間を整理するカレンダーの意味は「時間割」仕事を把握していなければ時間は整理できないほんの少しでも予定時間より早く終えるすべてカレンダーに入れれば忘れてＯＫ今日やることを確実にこなせるスケジュールを立てる「30分もかからない予定」が見える仕組みＧｏｏｇｌｅカレンダーだけでやることを把握する頭の整理のためには毎日の準備が大切５日目データの分類デスクもデータも整理が基本すべてのデータはクラウド化するルールに従ってフォルダを作るファイル名には検索ワードをすべて盛り込む進行中のファイルは保存しなくてＯＫ整理できないファイルは「とりあえず」フォルダに保存６日目クラウドに必要情報をまとめておくすべてのことをデータ化していこう

最強の保存先はクラウドオススメはファイル作成までできるＧｏｏｇｌｅドライブ「必要なときにＩＤ、パスワードが出てこないっ！」を防ぐクラウドに集約しておくだけでムダな時間が減る７日目一目でわかる索引を作る索引を作ることで見えないデータが見通せるスプレッドシートにフォルダの内容をまとめるデータもものも定位置を明示しておくのが大事共有のデータも整理して索引を作ってあげる共有データを整理することで会社に貢献しよう８日目ネタとなるデータを保存する仕事に必要なのは道具かネタになるものネタになるものが収益には欠かせないネタのストックは必要な部分だけにする資料は持ち帰らず、その場でデータ入力を捨てるものは即データ化することでムダをなくす情報に埋もれず必要なデータだけを日々ためていこう９日目自分の時間を把握する時間は記録することで把握できる毎日時間を記録するだけで予備校生の成績がアップ分単位で正確に記録してみよう空白の時間が一人平均１日５時間ある本来の仕事以外の時間を圧縮しようこれだけかかると思っている時間は思い込みにすぎない日常作業のすべてを加速する工夫を考える空白の５時間を勉強のために当てよう10日目定型化で時間を生み出す仕事の大半は定型化できる整理して考えることで定型化できることを見つける毎日返信するメールは決まった文面でＯＫメール作成はコピペより短文登録でスピードアップ１日中ずっとメールチェックはしない11日目隙間時間の活用「５分でできること」を処理する会議の時間は雑務にぴったり打ち合わせ中もメールは返せる通勤時間は勉強、メールチェックに有効活用昼休みは調整に使えるあとでやるより隙間時間に終えれば楽成功者になるには雑務をやらなくていいわけではない12日目習慣化する毎日同じことを繰り返すことで習慣になる１日の終わりに整理された状態を欠かさずチェック朝はやることを把握するための時間を取る決めたことは必ず守る習慣を身につける整理できないとよいアウトプットにつながらない13日目自分をコンテンツ化する年収アップできるのはコンテンツ意識がある人だけ

通勤時間に写真を撮るだけで人気サイトにコンテンツ発信を続けることでチャンスが望める他人を喜ばせられるのは独自視点の情報だけ誰でも今日からできるランチ情報発信ネタ集めはマーケティング視点で売れているものは自分で体験してこそネタになる14日目お金の整理頭の整理ができるとお金の整理もできるいらないものを買うのは３重のムダお金を払うべきなのは、ものよりも「体験」財布にポイントカードがある人はお金がたまらない自分にとっての優先順位は何か収入の４割を投資する人だけが成功できるあとがき

【整理を始める前に──本書をより有効活用していただくために大切なこと】最終的に頭の整理までをたった２週間でやり終える上で、いくつかマストなアイテムやツールがあります。この２週間は、決められたツール、アイテムを必ず使うようにしてください。本書では、Ｇｏｏｇｌｅが提供している無料のサービスを使い倒していきます。メールはＧｍａｉｌ、クラウドサーバはＧｏｏｇｌｅドライブ、カレンダーはＧｏｏｇｌｅカレンダーというように、使うべきツールをＧｏｏｇｌｅに固定しています。他にも同じようなサービスがあるので、どれを選んでもいいですよ、というスタンスだと、徹底して２週間で頭を整理することが難しくなるからです。紙の手帳を使っている方も、数多くいらっしゃると思いますが、この２週間は、スケジュールは紙の手帳ではなく、すべてＧｏｏｇｌｅカレンダーに書き込んでいく方法をとりましょう。会社で指定されたクラウドサーバもあるかもしれませんが、この本の中の２週間レッスンでは、Ｇｏｏｇｌｅドライブを使ってください。今まで使ったことがない方は抵抗があるかもしれませんが、この前提をそろえておかないと、成果に大きな差が出てしまいます。必ず、事前にＧｏｏｇｌｅのアカウントを取得しておいてください。整理するためには、あれもこれもと複数のアイテム、ツールを使わず、一か所にまとめることが重要です。それがしやすいのが、Ｇｏｏｇｌｅが提供しているサービスだからです。Ｇｏｏｇｌｅには、マイクロソフトの提供するワードやエクセルと同じような機能を持つ、Ｇｏｏｇｌｅドキュメント、スプレッドシートというものがあります。本書での整理には、ワードもエクセルも一切使わずに、Ｇｏｏｇｌｅだけで仕事を完結させる方法も述べています。これによってかなりの時間短縮が見込めますので、使い慣れたワードやエクセルを手放すことも、念頭に置いてください。カレンダーと言ったらＧｏｏｇｌｅカレンダー、クラウドサーバと言ったらＧｏｏｇｌｅドライブ、メールと言ったら自分のメールアドレスをＧｍａｉｌに転送して受信します。それでは、お待たせしました！早速１日目のレッスンから入っていきます。

ｄａｙ１１日目デスクの整理●デスクにあるものは何種類？サラリーマンにとって、仕事をする場はオフィスの机ですよね。整理を学ぶなら当然、まずはその仕事場のものの整理から始めなくてはなりません。机の上が散らかっていて、自分の頭が整理されるわけはありません。といっても、まだ頭の中までたどり着いていない段階では、意味も何も考えなくて大丈夫です。まずは自分のデスク周りをよく見てください。何がありますか？自分の机、引き出しの中のものをリストアップして、それらのうち日常的によく使うものだけを選んでください。その際は同じようなものはひとつの種類としてまとめ、それが何種類あるか数えます。同じようなもの、例えばペンが何本かあるなら「ペン」という種類でまとめます。付箋をいくつか使うなら色や形が違っていても「付箋」としてひとつ、スマホや手帳などひとつしかないものはそれだけで数えます。さあ、何種類のものを持っているでしょうか？おそらく、何十種類もの持ち物がデスク周りに集まっているのではないでしょうか。これらに、使用頻度の順位をつけてみてください。毎日使うもの、数日に一度使うもの、週に一度程度使うもの、月に一度程度使うもの……。一度も使っていないものは、もちろんその場で処分です。それから、同じものが複数ある場合は、この段階で気がつくはずですから、ひとつにしていきます。ホチキスが２つある、同じ用途のケーブル類が２つある、などわかれば、その場で減らせます。●必要なものは20種類だけ！そして、ここからが皆さんにはちょっと難しいポイントですが、それらを「20種類」だけに絞り込んでいくのです。えっ、20種類のものだけ……。それだけで仕事ができるの??不安になるかもしれませんね。でも、よく考えてみてください。20種類にまで絞り込むためには、使用頻度の低いものから手放さなくてはならないでしょう。ただ、月に一度しか使わないものまで、自分のデスクに必要でしょうか。例えば、資料を綴じる穴あけパンチを使う仕事が、月に一度の集計作業のときだけだったら？穴あけパンチは共有スペースに戻しておき、そこから使う際に取り出せばいいのではないでしょうか。私が予備校で生徒たちに整理方法を教えたとき、よく使う必要なものだけを挙げさせると、ほぼすべての生徒が20個前後に収まりました。予備校生の話なので社会人と違って、勉強だけに専念すればいいし、あまりものを持っていないのでは？とあなたは思うかもしれません。でも、目的が勉強でも、仕事でも、趣味でも、本当に必要なものを見極めれば、20個に収まるものです。身の回りに20種類以上のものがある状態は、人間が把握できる限界を超えているからです。自分が把握できる以上にものを持っていると、ぱっと見渡してすぐに取り出せる状態にはなりません。よく使うものはデスクに自分が座った際に、すぐに取り出せるように配置すべきですが、自分が把握できていなければ、それを探す動作が生まれてきます。物理的にもそれ以上ものがあれば、すぐ取り出せる位置にものの場所を確保できません。こういったことから、厳しいようですが、本当に使う20種類に限定して、今デスク周りにある不要なものを整理してみてください。これをするだけで１ヶ月後、予備校生の偏差値は平均で３も上がりました。あなたの仕事における評価も、よく使うものを20種類に絞るだけで、必ず上がるはずです。

●ものは袖机にすべてしまうさて、かなりのものが整理されたと思います。次に、それらを全部机の上ではなく、デスクについている袖机の引き出しの中にしまってしまいましょう。えーっ、それは無理！だって、資料が入っているファイルケースがこんなに机に並んでいるんだもの……。そう思った方には、次は紙の書類を整理する作業が必要になります。ただ、これは次の日に集中してやるので、とりあえず袖机にしまう際の３つの分け方だけ守ってください。デスク周りのものは、大きく３つに分けられます。１つ目は文具類。ペンやホチキス、印鑑やクリップ、電卓など。２つ目はスマホなど自分の私物。お茶を飲むときのパックや小腹がすいたときのお菓子、マッサージ器などを持っている人も多いと思いますが、それらも含まれます。３つ目は書類関係。本や雑誌など、紙類はすべてここにまとめられます。会社のデスクについている袖机は、それらをちょうど３種類入れられるよう、３段に分かれているはずです。大きさも上が一番狭く、真ん中が少し深く、一番下が一番高さのある引き出しになっていて、３つの種類に対応しています。つまり、３つに分けた必要なものを、それぞれの引き出しにすべて収めてしまえばいいのです。一番上の引き出しが文具類、真ん中の引き出しに私物、一番下の引き出しに書類関係、というわけです。引き出しに収まらないほど量がある、というのはまだものが多い状態です。文具マニアの方などは同じペン類でもいくつかバリエーションがあるかもしれませんが、本当に自分が気に入ってよく使っているものだけをこの際選んでいきましょう。色のついたペンならそれぞれの色を１本だけ、付箋なら同じ大きさのものを１個だけ、といったように、用途ごとに厳選します。選ぶ際に、インクが切れかけているものや使いにくい形状で無理に使っている、といったものがあれば、処分をしたり、交換して、すぐに

使える状態のものだけを残すようにしましょう。●自分が「ここにある」とすぐわかるのが大事引き出しにものをしまう際には、整然ときれいに並べようとする必要はありません。ここで大切なのは、どこに何があるのか、自分がちゃんと把握できるようにすることです。ですから、ぴったりパズルを組み合わせるように、収めなくてもいいのです。見た目がきれいになるように形をそろえたりする必要もありません。見たときにわかりやすく、ものをどけなくてもすぐ取れるようになっていて、自分が「ここにこれがある」とわかるようになっていればそれでＯＫ。人によっては引き出しを開けたときにぐちゃぐちゃに見える場合もあるかもしれません。でも、使う本人がすぐにそこからものを取り出せるようになっていて、戻すときにも迷わず定位置に戻せるなら、それが整理された状態です。視覚的にぱっとわかることが大切ですから、きちんと収まっていても、何かに隠れていて存在がわからなくなっているものがあればダメです。それから、定位置が動いてしまう状態になるのもよくありません。細かいものであれば、箱で仕切ったり、なくさないように透明な袋に入れておいて、その位置を決めておきます。高価な整理用の文具を買う必要はありません。透明な袋やファイルケースであれば、１００円ショップで同じものがそろえられます。●持ち運ぶセットを作っておこう必要なものが引き出しの中にきちんと収まって、すぐ取り出せるようになっていても、実際に使う場面はデスクにいるときだけとは限りません。会議や打ち合わせで外出するとき、ペンや手帳などをそのたびに取り出して、何かひとつ忘れて戻ったりしていませんか？デスクでは一つひとつ取り出しやすくても、持っていくものを用意するときに別々のところからものを引っ張り出して、それが時間のロスになっていませんか？自分の席以外の場所で何かをする際に、いつも持っていくものというのは、ある程度決まっているはずです。打ち合わせで使うペン、ノート、見積もりが必要なら電卓、外出先でスケジュールを確認するなら手帳やスマホ……。そういったものをすぐにさっと取り出せるように、あらかじめセットを作ってしまっておけばいいでしょう。例えば私の場合は、定期的にセミナーを開催しているので、セミナー用のセットを一式作って用意しています。サイン用のマジック、アンケートに記入してもらうボールペン数本、テープ、ホチキス、何も書いていない白い紙、ネームプレート類、領収書、といったものをそこに入れています。ちなみに、領収書にはすべて判を事前に押してあるので、当日会場で判子を取り出したり、押印する手間は一切ありません。セミナー予定時間が近づけば、それをたださっと持っていくだけで、何も用意したり考える必要がありません。チェックリストで忘れ物をチェックしたりしなくても、忘れようがないわけです。この用意しない環境を作り出すことが重要です。同じように、自分の用途に合わせて、デスクからどこかに持っていく頻度が高いものは、セットにしてすぐに取り出せるようにまとめておきましょう。タブレットやノートパソコンを常時持ち歩く人なら、カバーや充電器類などもひとつのセットにしておけば、出先で「しまった！」となることもありません。そのときのコツは、一目で中身がわかるように、透明なポーチやケースに入れておくこと。オススメは、１００円ショップのメッシュの透明ポーチです。サイズがいろいろあるので、自分の持ち物に合わせて選んで入れ、何のセットなのかラベルを作って貼っておくといいでしょう。

●自分も他の人も迷わないのが基本ここまでの整理で、ポイントとなるのは、まず自分が迷わず作業をできる環境を作るということです。人間は忘れてしまう生き物ですから、ケースやポーチなどは透明なもので中身がすぐわかるようにします。同じようなものが複数あればラベルをつけてそれが何なのか明示しておくのがいいのです。この作業は、自分のデスク以外にも共有のものなど、やっておくと同僚や部署全体の人にも役に立ちます。引き出しやケースに入れっぱなしになっていて、どこに何があるか開けてみないとわからない……という共有の文具など、定位置を決めたら、全部の在り場所にラベルで名前を貼っておくのです。これで、自分も必要なときに一発でもののありかがわかりますし、自分以外の人が使って戻すときに迷わないので、別なところに紛れ込まなくなってきます。必要なときに出そうとしたら、なかった！ということも防げるわけです。ラベルで名前を貼り出しても、ぱっと見たときに用語や漢字が並んで何なのかよくわからない……といったものであれば、写真や絵を描いて貼っておくのも手です。例えばケーブル類で正式な名称はあるけど、簡単な絵で形がわかるように貼ってあればすぐわかる、というのであれば、絵にしておきます。幼稚園や小学校など、小さな子どもの集まる場で、ブロックや折り紙などものの種類ごとに絵を貼ってある引き出しがありますよね。ぱっと見てわかるから、子どもでも同じところに片づけられるのです。

大人といっても、誰でも迷わず、やりやすい方法にできるなら、子どもと同じような工夫をした方がいいのです。とにかく、どこに何があるのかはっきりわかるようになっていて、迷わず取り出せ、迷わず戻せるという環境を、最初の１日目に作っておくこと。些細なことに思えるかもしれませんが、これだけで日々の動作にかかっていた時間が、数分でも数十秒でも短縮できるわけです。同じことを繰り返すデスクワークでは、このわずかな時間の差が日々積み重なって、大きな違いになります。ではここまでで、１日目のレッスンは終了です。１日目から少しハードだったかもしれませんが、これを確実にやり遂げたなら、１日に30分節約できるようになりますよ。