第６章探す時間を減らす「タスク置き場」の作り方

第６章探す時間を減らす「タスク置き場」の作り方

１自分の「タスク置き場」を洗い出そう２「」３メモも同じところに集める４ボックスやケースの中も「デッドライン」で管理する５メールは整理するのではなく「検索」からはじめる６メールも「作業仕分け」で効率化７パソコンのファイル管理も検索からはじまる８机の上を整理すると集中力も高まる

１自分の「タスク置き場」を洗い出そうタスク置き場とは、やらなければいけない仕事関連の資料や情報が保管・管理されているところです。

タスク置き場の数が多いと、探しものの回数が増えます。

すると頭を切り替える回数も増えるので、時間もかかり、効率が悪くなります。

未完了作業があちこちにあれば、ミスやモレも起きます。

次の表を参考に、あなたのタスク置き場の数を数えてみましょう。

それぞれのタスク置き場は、さらに細分化されています。

それらを別々のものとカウントします。

例えば、メールのタスク置き場に、「個人」と「グループ」と２つアカウントがあれば、タスク置き場の数は２つとして数えます。

いくつありましたか？タスク置き場の数が20、30の人もいれば、50以上の人もいると思います。

もし、二桁後半あるいは１００以上であれば深刻な状況です。

逆に考えれば、タスク置き場の数が多い人は、大きく改善できるチャンスです。

情報や資料を同じところにまとめて管理し、タスク置き場の数を減らしていくことが重要です。

タスク置き場の数を減らすと効率が上がる

２「タスク置き場」の数が減れば管理がラクになるタスク置き場の数が一桁になるように減らしていきましょう。

ポイントは同じところに資料や情報を集め、まとめることです。

さらに業務の種類で整理すると効果的です。

おすすめのタスク置き場をいくつか紹介します。

これを参考に自分流にカスタマイズして、タスク置き場の数を減らしましょう。

１．大きめの箱やボックス（ファイルボックス、書類ケース）Ａ４サイズの資料やクリアファイルが簡単に入る十分なサイズの箱やボックスです。

この箱の中に、書類だけではなくメモや裏紙、領収書など、処理すべきものをすべて入れます。

小さく紛失する不安があるものはクリアファイルに入れて、それをこの箱に入れます。

書類は立てて置いてあると識別しやすく、取りやすいです。

２．持ち運びできるボックス（ファイルボックスやファイルケース）書類やクリアファイルが入れやすく、まとめて持ち運びできるボックスです。

カバンのポケット、財布、名刺入れなど、いろいろなところにあるものすべてを、このボックスにまとめて整理します。

３メモも同じところに集める仕事でメモをとることは重要です。

話し合った内容や言われたことを忘れないために記録したり、アイデア出しや気づきを得るために書き出したり、わかりやすく人に伝えるために話す内容をまとめたり、さまざまな目的でメモをとります。

ただし、あちこちにメモを残して、どこに何を記録したかわからなくならないように、メモはバラバラで管理しないことが重要です。

タスク置き場を減らすため、アナログのメモ帳やノートをタスク置き場として使わずに、違う方法でメモをまとめると効果的です。

ひとつ目の方法は、メモしたあとはメモ帳やノートから破ってファイルボックスに入れます。

メモを長期間保持する必要はなく、付箋のような使い方をしているのであれば、手軽にできます。

２つ目は、メモをスマホで写真を撮り自分にメールする方法です。

メモを破棄するよりも記録として残したいときに便利です。

件名や本文にキーワードを入力しておけば、あとからの検索も容易です。

３つ目は、クラウドサービスのEvernoteなどを使って、メモやノートをひとつにまとめて管理する方法です。

どの方法もバラバラなメモ管理を減らします。

「あのメモがない」「ココに書いたハズ」といった探しものによる時間の浪費を減らせます。

切り替えの回数も減るため、仕事の効率が上がります。

またヌケやモレ防止にもつながります。

メモした情報をできるだけ一か所にまとめることが大事です。

メモをいろんな所に置かない

４ボックスやケースの中も「デッドライン」で管理する書類や文書をまとめたクリアファイルや領収書を入れた封筒などには、提出日や締め切りのデッドラインを書き込みます。

その日付順に整理収納します。

さらに、仕事の緊急度ごとにクリアファイルの色を変えておくと効果的です。

例えば、急ぎなら「赤」、１カ月以内に終わらせる必要があるなら「黄色」、便利な情報なら「緑」、それ以外は「無色透明」みたいに自分なりにルールを作ります。

ただし、緊急度が変わればクリアファイルの色を変える必要が出てきます。

そのため、例えば、「今日中」を赤、「今週中」をオレンジ、「来週」を黄色、「１カ月以内」を青色のように、分類しすぎるとクリアファイルの色替え作業が大変になり、手間もかかります。

できるだけシンプルな分類で管理することが大切です。

この色分けにより仕事の緊急度がひと目でわかるため、わざわざ書類やメモの中身を読んで内容確認し、今やる必要があるかを判断しなくてすみます。

書類の二度見も減らせるため、仕事の効率を上げます。

最後に、チームで仕事をする人は、他の人にお願いしたことを「依頼中」として別管理することも大事です。

理由は、自分の担当部分が終わったとしても、依頼したものが終わらなければ、その仕事は完了しないからです。

つまり、相手の進捗を確認する必要があるタスクです。

相手にリマインダーを送るタスクとして他の作業と同様にクリアファイルを使うと効率良く管理できます。

カラー表示で仕事の緊急度が一目でわかる

５メールは整理するのではなく「検索」からはじめるメールを探すことに時間をかけていませんか？今の時代、メールは一瞬で見つかります。

整理整頓が苦手な人でも、メール検索機能をうまく使えば、昔の資料やメールをほんの数秒で見つけることができます。

まずはメール検索の基本を押さえ、探すという付加価値を生まない、ムダな時間を減らすことが重要です。

タスク置き場のひとつであるメールを効率良く管理するには、どの言葉や条件を使って検索するかが重要です。

検索フィールドに入力するポイントは大きく３つあります。

①検索ワード数「検索は３語から」を意識して検索するだけで、検索のヒット率とスピードは上がります。

検索ワードの３語には、次で紹介する「差出人」や「添付ファイルの有無」を含めても構いません。

②「差出人」仕事は常に「人」と関わります。

メールのやりとりで言えば、「差出人」と「あなた」の関係が基本です。

また「差出人」がＣＣで「あなた」に参考メールを送っている場合、「宛先」も併せて検索すると早くメールを見つけることができます。

③「添付ファイルの有無」探しているものの種類から絞ります。

例えば、契約書や企画書などの書類なのか、写真や画像なのかです。

またファイルの種類がわかっていれば、それも追加キーワードとして入力すると、さらに効率的に絞り込むことができます。

整理整頓が苦手な人でもメールは数秒で探せる

６メールも「作業仕分け」で効率化対処すべきメールに焦点を当てられるように、受信メールを仕分けていきます。

①どのメールを優先して読むべきか？（何をすべきか？）受信ボックスには優先度の高いメールから必要がないメールなど、さまざまなメールが入り乱れています。

重要なメールを優先して読めるように、まずは不要なメールや優先度の低いメールを受信ボックスから省くことからはじめます。

１、不要なメール読んでいないメルマガは配信停止設定をして削除します。

広告やお知らせのメールは、例えば、「件名に〝号外〟を含むメルマガはゴミ箱に移動させる」というルールで受信ボックスに届かないように設定します。

２、読み物メール情報収集や勉強用のメルマガは、メルマガ専用フォルダを作り、そこに振り分けます。

例えば、「差出人が[メルマガ配信企業]ならメルマガ専用フォルダに移動する」というルールを作り、メルマガを振り分け、あとからまとめて読むと効率がいいです。

３、通知メールシステムから自動で送られる、返信の必要がない、参考通知メールであれば、通知専用フォルダを作り、そこに振り分けるようにします。

上記３つの振り分け後、受信ボックスに残ったメールが優先して対処すべきメールです。

さらにその中でも重要な案件や人からのメールを優先して対処したい場合は、仕分けルールを追加し、そのメールだけ優先して読むことも可能です。

②いつはじめて、いつまでに終わらせるべきか？メールは「見たらスグに返す（即レス）」が鉄則です。

メールの即レスで「メールの２度読み」をなくせます。

メールの２度読みは、時間だけでなく、判断も２度になり労力を要します。

時間管理上は絶対に避けたいムダです。

また、割り込み作業により、あとからメールを返信できなくなったり、返信を忘れるリスクもなくなります。

即レスにより相手からの信頼も高まり、物事が早く進みます。

メールを確認するタイミングや頻度については、職種や業務内容によって変わってきます。

一般的には、朝、昼、夕方の１日３回、メールチェックの時間を確保して、集中してまとめて返信するのが効率がいいです。

ただメール処理に慣れ、２度読みが減り、書く時間や分量も減らせるのであれば、１時間に数回メールチェックをしても問題ないと思います。

また難しい案件で返信に時間がかかるメールもあります。

例えば、問題の解決方法や今後の進め方を検討する必要があるような案件です。

この場合は、カレンダーにこのメールを関連づけて、いつこの案件を対応するかスケジューリングすることが大切です。

併せて、「ラベル（色分け）」「フラグ」などを活用し、「返信の必要あり」「重要な案件」「依頼中の案件」などの状況が一目でわかると管理がラクです。

返信忘れをしないように、メールを未読に戻す方法もあります。

大事なことは、できるだけシンプルな方法で、メールを適切に管理し続けられることです。

③メールの保存先をどこにするか？（タスク置き場をどこにするか？）あなたは読み終わったメールや対処済みのメールが受信ボックスに残っていて、ジャマだと感じたことはありませんか？新着メールや重要な案件に集中するためにも、処理済みのメールは受信ボックスから消すことがおすすめです。

いらないメールがなくなることで、受信ボックスがやるべきリストに変わります。

受信ボックスから消す方法は、不要だと感じたメールを削除したり、アーカイブフォルダに移動させたり、さまざまです。

大事なことは「受信ボックスから処理済みのメールを消す」ということをルールとして、あなたがやりやすい方法で実践することです。

多くの人は、案件別、顧客別、差出人別、やりとりした年別など、さまざまな分け方でフォルダを作り、階層構造にします。

フォルダの分け方は、日々やりとりするメールや相手の数、内容などにより変わってくるため、正解はありません。

ただ、メール検索を活用すれば、細かくフォルダ分けする必要はありません。

アーカイブフォルダがひとつあれば十分です。

つまりメール整理

自体に時間をかけすぎないことが重要です。

必要があれば、過去のメールを簡単に見つけられればいいだけです。

手段を目的化しないことが大切です。

メールは見たらすぐに返す

７パソコンのファイル管理も検索からはじまる欲しいファイルをすぐに見つけられるように、パソコンのファイルやフォルダの整理・保管方法を考えることは大切です。

しかし、多くの人が紙の書類を探すかのように、ファイルを探します。

ファイルの保存場所を頭の中に記憶したり、フォルダをクリックして自分で探したり、これではパソコンの能力を活かしていません。

今は、キーワード入力で一気に検索できます。

欲しいファイルを見つけたり、関連するフォルダを開くなど簡単にできます。

10年、20年前であれば、検索速度が遅かったり、制限があったため、アナログ的な考え方、例えば、フォルダを細かく分けすぎないとか、フォルダの階層を３階層までにするみたいな整理・保管方法が適切でした。

しかし、現代は探すことにおいては、コンピュータのほうが人より圧倒的に優れています。

フォルダの数や階層はあまり気にする必要はありません。

Windowsを例に、検索のポイントやコツをいくつか紹介します。

あなたが使っているWindowsのバージョンにより若干検索方法は違いますが、考え方は同じです。

・検索ボックスを使って検索Windowsのスタートメニュー、エクスプローラーの画面右上、タスクバーなど、さまざまなところに検索ボックスがあります。

ファイル名の一部や内容に関連するキーワードを入力すると、その文字を含んだ候補が表示されます。

スペースで区切って文字を追加すれば、さらに検索候補を絞り込むことができます。

ファイルの種類（例：pdf、ppt）も追加できます。

検索でヒットしたファイルは直接開いたり、ファイルやフォルダの場所を開くこともできます。

・検索に適したフォルダ分けやファイル名で整理フォルダ名は、書類の整理や分類のように、フォルダの中身がわかる名前やカテゴリー名をつけていれば、特に問題ありません。

検索するときに使いそうなキーワードが含まれていることが大事です。

ファイル名については、ファイルのカテゴリーや内容、日付が含まれていると検索しやすくなります。

ファイルの更新頻度が高い場合は、ファイル名の最後にファイルのバージョンをつけると変更履歴が管理しやすいです。

ただし、「最終」という言葉はできるだけ使わないほうがいいです。

最終だと思ったファイルが再度更新され、「最終２」「最終３」などとわけがわからなくなるからです。

またファイル名はカテゴリーで管理するか、時系列で管理するかによって名前のつけ方を変えましょう。

特にファイル名の最初の文字を意識すると、文字列順や時系列順で表示されるため見やすいです。

・フォルダ内のファイルやフォルダをすばやく選択現在開いているフォルダ内で検索したいファイルやフォルダの名前がわかっていれば、その名前をウィンドウ右上の検索ボックスにキーボードでタイプするだけで、一瞬でそのファイルやフォルダを見つけることができます。

フォルダにたくさんのファイルやフォルダがあり、目視で探す際には便利です。

・デスクトップをスッキリさえるデスクトップには、基本何も置かないようにしましょう。

不要なものは削除します。

強いて言えば、よく使うアプリケーションやフォルダへのショートカットアイコンを数個置く程度です。

デスクトップに一時的にファイルやフォルダを置きがちな人は、別途、一時作業フォルダを作っておくと便利です。

デスクトップが整理されていないと、「ファイル整理ができない＝仕事もできない」とレッテルを貼られることがあります。

人より優れているコンピュータの検索力を使う

８机の上を整理すると集中力も高まる机の上がゴチャゴチャしていて、よく探しものをする人は多いのではないでしょうか？あなたは大丈夫ですか？机の上に書類やモノが散乱しているということは、頭の中もゴチャゴチャになっている可能性が高いです。

仕事のテンパり度合と考えてもいいかもしれません。

つまり、机の上の整理状態は、頭の中の状態を表していると言えます。

当たり前ですが、机の上は実際に作業を行うスペースです。

今、集中すべき仕事以外の資料やモノがあれば、そちらが気になり、あなたの集中を妨げます。

つまり自分自身で仕事に集中できない環境を作っています。

机の上には、電話やパソコンなど必要最小限のもののみを置くことです。

残りの仕事関連の書類は机の中や他の場所にしまいます。

小物などは置き場を決めておきましょう。

そうすることで目の前の仕事に集中でき、効率も上がり仕事を早く終わらせることができます。

机の上に置きっぱなしで、片づけられない理由のひとつは、やるべき仕事の順番が決まっていないからです。

そのため、作業仕分けをすることが重要になります。

何をいつはじめ、いつまでに片づけるのかを決めるのです。

そして、机や引き出しの特徴、モノの配置やレイアウトの意味を踏まえた上で、どこをタスク置き場にするかを決めることが大事です。

退社時には、電話以外何もない状態にしておくことが理想です。

机の上には今やるべき仕事だけを置く

第６章まとめ・仕事関連の資料や情報がバラバラに管理されていると探しものが増える・できるだけ同じところに資料や情報を集めて保管する・メモを捨てる方法を考える・書類もデッドラインで管理する・メールは整理するのではなく、検索するもの・メールを見る優先順位を決め、自動的に仕分ける・パソコンのファイル管理を技術の進歩に合わせてアップデートする・机の上には何も置かない