第５章振り回されない「コントロール術」

第５章振り回されない「コントロール術」

１「」

２助け合うと自分の時間も増える３「」４悩まない！考えるなら「時間を決めて」５上司をうまく使う６予定はできるだけ共有するほうが話が早い７議事録を作るのに余計な時間をかけない８最悪なのはイライラし、仕事を投げ出すこと

１「自分の時間」を他人から取り戻す自分でコントロールできない時間を減らすことは重要です。

一番ムダな時間は待ち時間です。

これは他の人と同じ時間帯やタイミングで同じ行動をとるから発生します。

昼食、トイレ、食後の歯磨き、会議室の予約、コピーや印刷機の使用などがあてはまります。

有効な解決策のひとつは、時間差で行動すること。

昼食はピークのランチタイムを外し、11時半以前や、13時半以降にズラせば、行列に並ぶ時間がなくなります。

出勤時にエレベーターで待つなら、朝少しだけ早く出社する。

印刷やコピー機の前で待つのなら、みんなが出社する前にすませてしまう。

他にも会議室の予約時間を朝一番や正午にズラせば、スムーズに部屋を押さえることができます。

このように人と違う時間帯に動くことは大事です。

また、人と仕事をしていると、必ず約束の時間に遅れる人がいます。

この待ち時間もムダです。

待たされイライラすれば、精神的にも良くありません。

そのため、普段からこのような待ち時間を効率的に活用できることを準備しておくと時間を有効に使えます。

例えば、メールやスケジュールの確認、業界ニュースのチェックなどです。

逆に自分が約束の時間に遅れると、相手の時間を奪い、信用も失うことにもなります。

相手の時間を尊重して、時間の奪い合いをしないように行動することが大切です。

人と違う行動をして時間を生み出す

２助け合うと自分の時間も増える苦手な仕事や嫌な仕事はなかなか終わらないので、このような仕事は、周りの協力を得て効率良く終わらせることが重要です。

人には、それぞれ得意・不得意な分野があります。

あなたの苦手なことが得意な人もいますので、お互いの強みを活かして、支援し合うことが大切です。

まずは遠慮せずにお願いしてみることです。

自分一人で抱え込み、苦戦しながら終わらせるよりも、ずっと早く終わらせることができます。

この割り切りができないと、いつまで経っても次の仕事に取りかかれなくなります。

周りの人から適切な協力を得るには、普段から「ヒト」のいいところを見ることが大切です。

多くの人は他人の失敗やミスなどマイナス面を見ます。

しかし、お互いの弱い所を補うためには、あの人は何が得意なのか、何が好きなのかというプラス目線で見ます。

どういう分野ならば支援し合えるのかを考えることが大事です。

また、お願いしやすい関係を作るには、逆説的ですが、与え続けることが重要です。

日頃から「何かできることがあれば言ってくださいね」と伝え、自分ができる範囲で積極的に支援する姿勢が大事です。

また見返りを求めないことです。

すると、いざというときに、相手は「しょうがないな」と思い、助けてくれることが増えます。

ただし、ここで過剰な期待をしてはいけません。

「以前、支援したから、今回は助けてくれるはずだ」と当然のように思っていても、何らかの事情で支援できないこともあるのですから。

普段から見返りを求めずに支援する姿勢が大事

３「イエス／ノー」の判断理由を持つとブレないあなたは、目の前の人に何かを頼まれたら、断れますか？多くの人は「自分ができることはやってあげたい」と思うものです。

いい人だと思われたいという承認欲求もあるかもしれませんが、基本的には協力したいという思いが強く、「はい」と言いがちです。

しかし、「１日の勤務時間は４８０分しかない」という事実を忘れてはいけません。

もし、どんなことに対しても「はい」と答えてしまうと、やるべきことが多くなり、締め切りという約束を守れなくなることもあります。

つまり、目の前の人に「はい」と言うことは、他の人に対して「ごめんなさい」と断っているのと同じです。

新たな時間を作り出さないかぎり、やれることは限られます。

やみくもに、やることを増やすと、本来やるべきこともできなくなります。

会社や上司から見れば、「あなたは、やるべきことをやっていない」ということになります。

自分の仕事量と能力を把握できていないと判断されます。

頼まれたことを断るのは、誰にとっても簡単ではありません。

そこで、「イエス／ノー」を判断する前に、「なぜイエスなのか」「なぜノーなのか」の根拠や理由をそれぞれ考えてみてください。

「それ、本当？」と自問を繰り返すことで、今まで以上に論理的に判断理由を説明できるようになります。

つまり、自分の判断や行動に「ブレ」がなくなります。

また、断る際は、時間を新たに確保できそうであれば、「今はトラブル対応中で難しいですが、午後４時以降なら大丈夫です」のように逆提案することも大切です。

みんな、それぞれ仕事を抱えています。

能力や強み弱みも違います。

支援し合いながら、うまく進めていくことが大切です。

できることにだけ「イエス」と答える

４悩まない！考えるなら「時間を決めて」あなたは一人で、ずっと悩んでいませんか？何か気になり、心配し、ああでもないこうでもないと悶々としているうちに、あっという間に時間が経っている。

そんな経験はありませんか？「悩む」という行為は、問題を解決するのではなく、「〜したい願望」や「不安」や「心配」を増長し、問題を複雑にします。

例えば、来月初めてセミナーで話すことになったとしましょう。

悩んでしまう人は、「うまく話したい。

でも失敗したらどうしよう」「難しい質問をされないかな」「緊張して言うことを忘れたらどうしよう」「万が一、プレゼン中にパソコンが壊れたらどうしよう」など、いろいろな不安が頭をよぎります。

悩めば悩むほど、不安や心配は膨らみ、頭の中がパニックになってしまい、「ダメかもしれない」と自己嫌悪に陥ってしまうこともあります。

これでは、時間と労力だけを消耗させます。

私たちにとって、避けたい行為です。

一方で、「考える」という行為は、問題を解決します。

「わからない」や「したい」で終わらず、複雑になっている事柄をシンプルにし、具体的な行動につなげていきます。

とは言え、考えても、いいアイデアが出てこなかったり、考えがまとまらなかったり、頭が整理できないことはあります。

そんなときは、まず考える時間を決めることです。

例えば、10分と時間を決めて、自分で集中して考えてみるのです。

時間内に解決できなければ、自分で考えることをやめて、他の人に相談してみましょう。

問題解決のために、「悩む」のではなく「考える」

５上司をうまく使うあなたは上司に対してストレスを溜めていませんか？上司は何をしているかわからない、自分たちのために何もしてくれない、自分が正当に評価されていないなどの負の感情を持っている人も多いでしょう。

しかし、仕事で成果を出している人は上司を上手に使っています。

それは、「イエスマン」になるということではありません。

仕事ができる人はアドバイスの求め方や相談の仕方がうまいのです。

必要に応じて、経験豊富な上司を巻き込み、どんどん課題を解決し、仕事を進めていきます。

つまり、上司をうまく使うことで、仕事のスピードを上げ、短時間で成果を出しています。

また、上司とうまく仕事を進める中で、多くノウハウや考え方を学んでいるのです。

上司の役割や機能を考えてみると、ゴーサインをくれる（例：承認してくれる）、アドバイスをくれる（例：ノウハウや考え方が学べる）、できない仕事をしてくれる（例：トラブルやクレーム対応を支援してくれる）など、多岐に渡ります。

これらの機能を活用しないのはもったいない。

そこで、一対一で話し合えるミーティングを定例化するのがおすすめです。

定例ミーティングをすれば、お互いを知るキッカケになり、信頼関係も良くなっていきます。

話す機会が増えれば、適宜、進捗を共有したり、抱えている課題やトラブルを早い段階で相談できます。

すると、必要なタイミングでアドバイスがもらいやすくなり、状況が悪くなる前に対策もできます。

さらに意思決定やレスポンスのスピードも上がり、短時間で成果を出せるようになります。

つまり、上司との定例ミーティングは仕事のスピードを加速させるのです。

また、事前に方向性を確認できれば、ある程度任せてもらえ、仕事の自由度は大きくなります。

定例ミーティングで上司をうまく使う機会を増やす

６予定はできるだけ共有するほうが話が早い仕事のスケジュールを考えるとき、考えておかなければならないのは、支援してくれる人のスケジュールを確認しておくことです。

多くの仕事は一人で完結しません。

いろいろな人と協力して、仕事を仕上げていくものです。

例えば、上司や先輩に相談しようとしても、打ち合わせや客先訪問で外出する直前に声をかけてしまえば、タイミングが悪く、思うように相談にのってもらえません。

その場合、帰社するまで待つか、他に相談にのってもらえそうな人を探さなければならないので、非常に効率が悪いです。

相談や確認をお願いしたい人のスケジュールを把握することは、自分の仕事をスムーズに進めるために重要です。

適切なタイミングで適切な行動をとることで、迅速に意思決定ができ、全体のスピードが上がります。

しかし、打ち合わせやミーティングなど、他のメンバーとのスケジュール調整は非常に面倒です。

必要以上に時間と労力がかかります。

そこで各メンバーの空き時間を共有しておくと、スケジューリングがスムーズに行えます。

わざわざ個々に確認しなくても、各メンバーのスケジュールを加味して、ミーティングや予定を一気に決められれば、効率が良くなります。

これらを簡単に実現できるのは、３章でも述べましたが、グーグルやアウトルックなどのデジタルカレンダーの活用です。

いつでもどこでも関係者の予定を簡単に把握できるので、空き時間を探し、ミーティングや相談など予定を効率良く押さえることができます。

結果として、仕事のスピードが上がり、時間短縮を実現します。

支援してくれる人のスケジュールを確認する

７議事録を作るのに余計な時間をかけないあなたは、ミーティングの議事録を作るのに１時間以上かけたことはありますか？マジメな人ほど、ミーティングで話し合った内容をキチンと記録し、共有しようと必要以上に時間をかけてしまいます。

もし１時間のミーティングを録音して議事録を書き起こしているなら、あっという間に２、３時間かかってしまいます。

なぜ議事録を作るのに、そんなに時間がかかってしまうのでしょうか？根本的な原因は、そのミーティングについて理解していないからです。

▼議事録を作るのが難しいと感じる主な理由・なぜこのミーティングをするのかわからない・何が本当に大事なことなのかわからない・専門用語や言っていることがよくわからない・誰が何をやるべきかがよくわからない・どのようにまとめ、書いたらいいのかわからないそこで、ミーティングの前に参加する理由や目的、何を話し合うかを事前に確認することが重要です。

ミーティングの背景や話し合う内容を事前に把握することで、ミーティングが今まで以上に理解できるようになり、議事録を書く際に、わからないということが減ってきます。

また、議事録の形式や書式を決めておくことで、議事録を作る時間を減らすことができます。

例えば、ミーティングの前に話す予定の議題をもとに議事録のベースを作っておけば、決定事項や行動計画を記入するだけですみます。

さらにミーティングが終わる前に、決定事項や誰が何をいつまでにするのかを確認することも大切です。

すると、ミーティング後に、内容を再確認するというムダが減ります。

ミーティング後は、できるだけ早く議事録をメールし、関係者と共有することで、効率的かつ迅速に情報共有できます。

議事録はミーティングの前に準備しておく

８最悪なのはイライラし、仕事を投げ出すことあなたは、上司や同僚、取引先などに腹が立ったことはありませんか？また仕事やプライベートにかかわらず、ストレスや疲れによってイライラして、目の前の仕事に集中できないことってありませんか？もし「イライラして集中できないな」と思ったら、まずはイライラの原因を特定することが大切です。

自分の状況を冷静に見ることで、イライラに対処できます。

お腹が空いた、暑いなど解決が簡単なものが原因であれば、すぐに対応できます。

しかし、他人の言動や行動によってもたらされた怒りや、自分が納得できない、あるいはコントロールできないことに対するイライラは、簡単に取り除くことはできません。

仮に、締め切りが今日中の仕事の進捗を、朝一番に上司に聞かれたとします。

ひょっとしたら、あなたは「急かされているのか？信用されていないのか？」とイラっとしたり、不安になったりするかもしれません。

そんなときに、締め切りについて聞かれたことやそのときの感情を書き出すことで、客観的にその状況や原因を見つめ、考えやすくなります。

例えば、上司は「単純に進捗を聞きたかった」、あるいは「何かサポートできることはないかを確認したかった」だけとか、または「別の優先度の高い仕事を依頼したかったかも」など、別の可能性を考えられ、心を落ち着かせやすくなります。

また、大事なことは書き出した出来事をあなたの力でコントロールできるのか、できないのかを明確にすることです。

自分で解決できそうなものや解決策を見つけられそうなものは紙に書き留め、今日やるべきことと比較します。

そして、重要度や緊急度などを踏まえ、優先度の高いものから行動していくようにします。

一方で解決策が見つからないものや自分ではどうしようもないものに関しては、一旦、「解決できない」という現状を受け入れるのです。

そして、他の人に相談する、あるいは忘れるという結論を出すのです。

そうすることで、感情にあまり引っ張られず、今やるべきことに集中できるようになります。

イライラや怒りに任せた行動や言動を防ぐ代表的なテクニックとして、「６秒思考停止」と言われる方法があります。

これは、怒りを感じたときに、頭の中を真っ白にして、６秒間何も考えないようにする方法です。

また、ゆっくりと深呼吸し、別のことに集中して怒りの意識を遅らせる方法もあります。

このように、イライラしている自分を認め、感情のコントロールを意識しながら、目の前にある仕事をたんたんとこなしていこうとすることが重要です。

その際は、完璧を目指すのではなく、「やらないより、やったほうがいい」という気持ちで仕事に取りかかることが大切です。

イライラして集中できない自分を認める

第５章まとめ・人と違う時間帯に動き、自分でコントロールできない時間帯を減らす・お互いの強みを活かして支援し合う・合理的に説明できる判断基準を設ける・考える時間を決めて、問題解決に臨む・上司を使い、うまく仕事を進める。

そして多くを学ぶ・相談や確認をお願いしたい人のスケジュールを把握する・チーム間の共通認識を持たせるのに有効な議事録を効率良く作ることに力を入れる・「イライラして集中できない」と思ったら、イライラの原因を特定する