25「この１分で何ができるか」考える習慣 お金持ちが「１円」をムダにしないのと同様に、「１分」をムダにしないから時間が貯まる
◆電車移動の数分も貴重な情報収集の時間
新幹線に乗っていて思うことがあります。状況に応じて、「普通車」と「グリーン車」を使い分けているのですが、気付くのは乗客の過ごし方の違い。
グリーン車に乗っている人が偉いというわけではないですし、別にイケている人だとも思いません。ここで言いたいことは、時間の使い方が明らかに違うということだけです。
見慣れた「片手にビール一息」「スマホでゲーム」、という人が少ないのです。
だいたい、ＰＣを立ち上げているか、本を読んでいるか、会社の資料に目を通しているか、それともワインを片手に映画を見ている人か、そんな感じ。彼らにしてみれば、移動時間は、デスクではできないことをするための時間なのでしょう。
本題に移りましょう。
そもそも隙間時間は、どこに隠れているのか。そして、その隙間時間に何をするのか。次の活用例をご覧ください。一例を紹介しましょう。
ここで申したいのは、ちょっとした時間もムダにしない姿勢が重要だということ。
たとえば、電車での移動中とします。降車までは２分。ボーッと車窓の風景を眺めてしまうのはムダと彼らはとらえ、２分で何ができるかを考えます。たとえば、観察にあてると決めたとしましょう。
すると、「中吊り広告から、何らかの潮流をつかめないだろうか？（ここの私鉄は週刊誌の中吊りがない。なぜだ？）」「スマホを触っている乗客の比率を数えてみよう！（６割か。何しているのかな？）」「本を読んでいる人は、スーツの男性ばかり。なぜだ？」……こんな感じ。
隙間時間を有効に活用する、そのわずか数分をムダにしない姿勢の積み重ねは、時間とともに、大きな差になっていると考えて間違いありません。
時間は「ある」ものではなく、「確保する」もの。電車やバスなどの移動中は、頭の整理をする絶好のタイミングです。脳がリラックスしている状態なので、雑念に邪魔されず、落ち着いて頭の整理ができます。
ここでの頭の整理が、結果的に残業を減らしてくれたりします。ぜひ活用してください。
26ムダかどうかは、やめてみないとわからない 聖域を壊したい時は、小さく「やってみる」のが正解
◆毎朝の会議を週２回に減らせないか？
ムダなことをするな、とよく言われますが、こう思うことはないですか？「それが、わかれば苦労しない」と。その気持ち、よくわかります。私は元々、営業マンでした。
常に目標達成のプレッシャーを抱えながら、1日20～30件を訪問していましたので、訪問を減らすことは「未達成」を意味すると考えていました。
さらに夜遅くまでかかって作成した企画書のおかげで、大型契約をいただくこともあり、「何１つムダなことはない」、それが当時の私でした。
でも、目標が翌年には倍になり、その翌年にはその倍になり、そこでようやく気付きました。〈優先順位〉をつけないとダメだと。
２年で目標は４倍のアップ。同じやり方で頑張るなら、１日40時間かかってしまいます。体がもたないので、やむを得ず、やることを大胆に絞りました。すると、時間内でしっかりと成果が上げられたのです。改めて思いました。
どんなことにもムダはない、と思っていました。でも、それは「経験にはムダがない」のことであり、「段取り」については、ムダなことはムダでしかない、と。
さて、話が長くなりました。これは、どんな仕事でも一緒でしょう。
第３章の「ムダを見つける方法（第20項）」でタスクを３つに分類しても、ムダが見つけられなかったあなたへ、さらに一歩進んだステップを紹介します。
【ムダを見つけるステップ】
- ＳＴＥＰ１：まずは、思いっきりやってみる（やってみないとムダはわからない）
- ＳＴＥＰ２：やってみて、「成果に影響しない作業」を探してみる
- ＳＴＥＰ３：思いきってやめてみる（やめてみないとムダかどうかわからない）
では、ＳＴＥＰ１を解説しましょう。
絶対にやってはいけないのは、やる前から「ムダ」かどうかを考えることです。よく、新人社員に「やってもムダだから」という人がいますが、順番が違います。
大事なことをも、そぎ落としている可能性があるのです。いわゆる「早く仕事をさばく」だけの人になる危険があります。
そもそも「さばく」と「段取り」は、似ているようで全く違います。違うのは目的。「さばく」は、〈速く済ませること〉であり、「段取り」は〈効果的に成果を出すこと〉。
「ムダかも」の仮説は大事ですが、まずはやってみないと成果が出るかどうかは、わかりません。
◆なんとなくやっている習慣こそ疑う
私が研修や講演で紹介している方法なのですが、まずは「リーンスタートアップ」でトライしてみることです。
これは、新規事業を立ち上げる際に用いられる技能で、具体的には、アイデアが浮かんだら、理屈や不安は横に置いて「影響のない範囲で小さく実験」をし、その結果を検証してから、「どうするのか」を決める方法です。
私はこの方法で、
- ●事務所への出勤（→改善策：直行直帰の推奨）
- ●朝の会議（→改善策：毎日から週２回に）
- ●会議室に入っての打合せ（→改善策：立ち話、もしくは電話で済ませる）
- ●肉厚な企画書作成（→改善策：多くても４～５枚まで）
を捨てることができました。
やってみてわかることは、なんとなくやっている習慣にこそ、ムダはたくさん潜んでいるということ。
悩んだら「リーンスタートアップに従う」と決めれば、それだけでも、大胆な判断ができるようになります。まずはムダなことも含めてやってみることです。ただ、ムダを判断する期間だけは決めておきましょう。
期間はケースバイケースですが、成果の兆しが見えるタイミングであることが条件。その中で、最短で設定をしてみてください。ここでは、仮に〈１週間〉と期間を決めたとしましょう。
その間は、上司に理由を説明し許可をもらい、その期間だけは残業しても良しとします（いわゆる投資です）。
もし、あなたが新人ではなく、十分な経験があるようなら、そんな実験をせずとも、「今までの努力のすべてが実験」と発想を切り替え、すぐにＳＴＥＰ２に移行してみてください。
◆優先順位の「点数」をつけるのは悪くない
ＳＴＥＰ２は、「成果に影響しないこと」を見極めるステップ。この実験期間中にやってみたことを書き出します。それらに対して、自分なりに点数をつけると良いでしょう。
観点は「やめると成果が〈どれだけ落ちる〉か」です。「成果」は〈今の成果〉でも良いのですが、長期的な観点も必要なミッションなら、１年後の成果の影響で考えても良いでしょう。
ここで、1つだけ注意点があります。点数のつけ方です。「やめると不安」は横に置いておくことです。それを言い出すと、やめられなくなります。
あくまで、あなたのミッションに対する「成果へのインパクト」で決めます。たとえば、先ほどの私の例ですが、目標は４倍になりました。そうなると、優先順位を考えねばなりません。
- ●１年で10万円のご契約をいただけるお客様
- ●２年で１万円のご契約をいただけるお客様
どちらかを〈やめる選択〉をしなければならないわけです。
あなたならどちらを選びますか？そうですよね。「２年で１万円のお客様」への優先順位が下がりますよね。だとするなら、訪問先には指定せずに、電話に切り替えようとなるのです。
これがＳＴＥＰ３。「思いきってやめてみる」ステップです。少しドライに感じられたかもしれません。でも、それは誤解。
期待を超える仕事をすれば、それが満足につながります。必要のない時に、必要のない頑張りをすることは、ムダでしかないと考えると間違いないでしょう。必要以上の手間をかけることと、提供価値の大きさは、全く別です。
27「キリが良いところ」は永遠にやってこない バタつく人ほど残務への未練が強い
◆手帳に「終了時間」も書く
時間が迫る中、「このメールを送るまで……」「このレポートを書き終えるまで……」。
時間がきても、ついキリが良いところまでやろうと思ってしまうために、気が付けば、バタついてしまうことは、ありませんか？アポイントに駆け足で行く人や、会議にギリギリで駆け込む人は、その直前に〈キリが良いところ〉まで粘ってしまう癖があるものです。
あまり格好の良いものではないですよね。もし、そうだとしたら、直前の仕事の「切り上げ力」を高めておきましょう。良い方法を紹介します。
【「切り上げ力」を高める方法】
- 手帳に予定の開始時間だけでなく、「終了時間」も記しておく
- 「時間がきたら、アラームがなる」ようにする一例を紹介しますね。
たとえば、残務があり、ズルズルと残業をしてしまうことが多いなら、退社時間を決め、線を引いてしまうのがオススメです。
その上でアラームを設定しておくと万全です。もちろん、帰る時間だけはなく、１つ１つの業務の終了時間も決めておくと、さらに効果的です。これだけでも、「仕事の切り上げ力」は随分と高まります。
◆アラームをかけるのも良い
実は、私も、ついズルズルと残務をしてしまう癖がありました。
「まだ、できる。できるなら、やっておいたほうが良い」「明日の朝のことを考えると、やっておいたほうが良い」それが、残業を許す理由になっていたりもしました。
そこで、やってみたのがこの方法。残務への〈未練タラタラ〉の私にも効果を発揮したものです。意志で切り上げることが難しそうなら、この２つのことをやってみてください。
「手帳に予定の終了時間を記す」「時間がきたら、アラームを鳴らす」これだけでも、切り上げ力は高まるはずです。
ついでです。最後に１つ。どうしても今日中にやらないと迷惑をかけてしまうものについては、どうするのか。これは何が何でも、やりきらないといけません。相手との約束は絶対です。大事なことは、なぜそうなってしまったかを考え、二度と同じことはしないと誓うことです。
でも、自分自身だけのことなら翌朝に回すことをオススメします。理由は２つ。自分との約束を守れない人が、人との約束を守れるはずがない。それが１つ。もう１つは、朝のほうが集中力が高く、生産性が上がるからです。ぜひ迷った時の参考にしてみてください。
28面倒なことほど、先にやる。それで人生が変わる 「固定的なタスク」から片づけると、余裕が生まれる
◆約束の時間に遅れる人の共通点
催促されることもなく提出物の提出を済ませ、もちろん会議にも遅れることなく、プロジェクトの進捗にも遅れを出さない。
そんな絶対に時間に遅れない人、あなたの周りにいませんか？一方で、時間に遅れる人は、いつも遅れます。
私の研修では、研修後にマンツーマンのフォローコーチングをすることがあるのですが、毎回のように遅れてくる人はいます。
ただ、その遅れる時間はおおむね１～２分。聞くと、ギリギリで電車を１本、乗り過ごしてしまったと言います。さらに、電車に乗る直前の作業を確認すると、ギリギリまでメールをしていたとも言います。
１～２分の遅刻をする人は、「忙しい」ことが理由ではなく、その直前に何をしていたのかに原因があるのです。
つまり、こういうこと。
時間に遅れない人は、「些細な〈固定的なタスク〉」から先に済ませ、１～２分遅れてしまう人は「今、やりたいこと」から着手してしまい〈もうちょっと！〉とのめり込んでしまっている、ということ。
端的に言うと、時間に遅れない人は、面倒なことはあえて、先にやっているのです。ちょっとわかりにくいかもしれませんね。
では、質問を１つ。朝起きた時を想像してください。今日は出勤日の朝。さて、あなたなら、次の①～③のうち、何から着手しますか？
①スマホを見る、もしくはテレビを観る
②洋服を選ぶ、もしくはネクタイを選ぶ
③靴を磨く（毎朝、磨く場合）
そう、正解は「③の靴磨き」です。
よく、「靴を磨く時間がなくて磨けない」と言いますが、正確には「靴を磨く時間を後回しにしたために、できなかった」となるのです。
◆ラクなこと、好きなことほど最後に
考えてみると、些細で面倒なことほど「時間が固定的にかかること」が多いと思いませんか。
時間調整をできないことが多いため、後回しにしてしまうと「やるか、やらないか」のゼロサムの選択を強いられるものが多く、「諦める」という選択になってしまうのです。
ついのめり込んでしまい、トータル時間がオーバーしてしまうのも、このためです。一方で、「やりたいこと」は「時間を調整できること」であるのが多いもの。
たとえば、スマホをチェックする、ニュースを見る、ジョギングをする等です。これらは調整できるので、後に回してしまい、締切に合わせて調整すれば良いのです。
さて、結論。難しく考える必要はありません。ひとりでもできる、些細で面倒な、それでいて、やらなければならないことは、先にやっておくことです。
そうすることで、バタつくことはなくなり、時間に遅れることもなくなります。「もうちょっとだけ……」と思った時は、〈マズい〉と思うようにすれば間違いありません。のめり込みを知らせるサインだと思って、早々に切り上げましょう。
29資料作成はフォーマットでどんどん片づける イチからではなく雛型からが基本
◆箇条書きやショートカットを駆使して文章入力を削減
実際のところ、残業のほとんどは資料作成によるものではないでしょうか。まずは「文章入力」自体を削減する方法を紹介します。
①資料の「雛型」を作っておく
資料作成は、イチから作成するのではなく、雛型を準備するのが正解。
先輩や同僚から、成功した企画書、レポートなどをもらい、それを雛型にすると良いでしょう。
②Ａ４、１枚、箇条書きで済ませる
これは「資料の雛型」の応用。
資料を加工して〈超〉シンプルな雛型を用意しておくと、構成、文章を考える時間を省くことができます。
③ショートカットを覚える
よくショートカットを覚えると入力がラクになると言われますが、実際に、どのくらい速くなるのかをマウスで操作した場合と比較してみました。
ショートカットを覚えると、おおむね倍以上の速さになります。小さなことですが、積み重ねると大きな効果となります。
覚えるのが面倒だな、と思われるかもしれませんが、コピーやペーストなどの高頻度で使うものだけを覚えるのも良いでしょう。次は、「ムダのない順序」で進める方法です。
詳細は後。まずは、全体のアウトライン（目次）から作成します。先に文章を書いてはダメ。
隙間時間などにスマホで「目次の項目」だけでも下書きをしてメールに送っておくのも良いでしょう。デスクに座ってから考え始めていては時間がかかって、完成が遅くなります。
さらに言うと、文章（内容）すらも外出先でスマホに入力し、外から自分のＰＣに送っておけば、イチから考える必要や文章を考える必要もなくなります。
フォーマットを準備しておけば、後はテキストを貼り付けるだけで済みます。これらは、すぐにできることばかり。ぜひ、トライしてみてください。
30メールは30秒以内に書くのが鉄則 文章入力の手間を省く工夫はいろいろある
◆よく使う言葉は登録して一瞬で返信
意外と時間がかかるのがメール。短いメールでも、実は平均で５分かかります。ここでは、メール作業を手際良く済ませるコツを紹介します。まずは「文章入力」自体を削減する方法。これは練習しなくてもすぐにできること。ぜひトライしてみてください。
①社内メールは「件名のみ」で済ませる
件名のところに「【件名のみ】営業会議Ａ会議室15―16時」と書くだけ。文章を入力する自分の手間が省けることはもちろん、読み手の手間も省けます。
②「単語登録」をしておく
よく使う「言い回し」は単語登録をしておきます。登録しておけば、おおむね２文字を「変換」するだけで、文章が完成。文章入力の手間は急速になくなります。
③「定型文の登録」をしておく
よく使う「メール文章」は定型文として登録しておきます。
たとえば、「見積りの送付」「契約書の送付」「書類の送付」「お礼のメール」「確認のメール」等、日常的に作成することが多いメール文章を登録しておくと、新規作成する際に文書を入力しなくても〈一瞬〉で作成できるようになります。
しかも、メール１通を送るだけで悩んでいた「これで大丈夫かな？」「失礼じゃないかな？」といった心配もなくなります。
今まで５分かかっていたなら、30秒で済むでしょう。次は、隙間時間に「音声入力」でメール返信する方法。「音声入力」はメール返信でも積極的に使いたいワザです。
隙間時間にメール作業を済ませることで、デスクでのメール作業から解放されますよ。
31会議や打ち合せは10分の１に減らせる 集まる回数や時間にムダはないか
◆最小限の人数で、時には別室に行かずその場で
「ムダな会議ほど、時間をムダにするものはない」と、１００人いれば１００人がそう言います。でも、職場からムダな会議が減らないのはなぜでしょう。実は、「会議の正しい進め方」を踏まえていないからです。
ここでは、時短の観点に特化して、不可欠となる「会議の正しい進め方」を紹介します。
〈会議前〉
- ①そもそも、共有、報告の会議はやめる（→改善策：資料配布で済ませる）
- ②参加者を増やさない（→改善策：最小限の人数で実施。意見、質問をしない傍観者は呼ばない）
- ③内容によっては、わざわざ会議室に入らない（→改善策：その場で済ませる）
- ④会議資料をコピーして配布しない（→改善策：投影で済ませる）
〈会議中〉
- ①最初に「アジェンダ」「タイムテーブル」を明確にする
- ②上司が司会をしない（→改善策：進行役を決める）
- ③必ず、タイムキーパー役を決める
- ④資料を読む時間をなくす（→改善策：事前にメール配信をしておき、各自読み込んでくる）
こうすることで、会議がズルズルと延長することは予防できます。
32会社のデスクにいなくても、仕事はできる 集中できる場所で一気にやったほうが効率が良い
◆カフェなど「集中できる」場所を見つける
働き方に対して先進的な企業では、在宅勤務や席が固定されないフリーアドレス制等が進んでいます。でも、こう思いませんか？「それって、先進的な会社のことでしょ。ウチの会社には関係ない……」と。
実は、違うのです。諦める必要はありません。ここでは、時短を目的とした〈時空にとらわれない〉働き方を紹介します。
ただし、補足をさせてください。職場によっては、許されない場合もあります。できる範囲でトライしてみてください。
また、新人の方は、上司、先輩と相談をして進めてみてください。まずは、「集中したい時は別の場所でやる」という方法です。
集中力を削ぐものを、心理学では「ディストラクター」と言います。電話、同僚の話し声等もディストラクターの一種。これらを避けることで集中力を高める方法です。
これは私も実感しています。デスクでやるより、別の場所でやったほうが明らかに作業は速くなります。やらない手はありません。
ただし、デスクを離れる際は上司に報告をしておきましょう。
「資料作成に追われていまして、１時間半ほど集中したいので、席をはずしても良いでしょうか？連絡いただければすぐに戻れる場所を探します」と、伝えておけば問題ありません。
「社内の使われていない会議室」「オフィス近くのカフェ」などの場所は定番です。注意が１点あります。報告はしっかりとしておくことです。私も失敗したことがありました。
緊急案件の作業が舞い込んだので、デスクから離れ、オフィスの近くのカフェで作業をしていた際、事務所内で「伊庭さんは、どこにいる？相談があるんだけど」となったのです。
「伊庭さんなら、カフェのオープンスペースで、気持ち良さそうにカフェラテを飲んでいたよ」と誰かが言ったものですから、後が大変……！もちろん、それは誤解。些細なことほど報告をするという原則を忘れていた私のミスでした。
◆時間・空間にとらわれない働き方
これは外勤職の場合ですが、ほとんどの場合、事務所に立ち寄ることは時間のムダでしかありません。もちろんミーティングは大事です。
だとしたらＴＶ会議などの社内システムがなくても、無料ですぐに使えるツール（「ハングアウト（※１）」「フェイスタイム（※２）」など）がありますので、それらを活用すると良いでしょう。
やはり、営業職の場合なら、朝の９時には、担当地域に到着する、もしくは１件目の商談のアポイントは入れておきたいところ。
１件目のアポイントが11時、なんてことは避けなければなりません。もちろん、こんなツールがなくても、直行直帰は問題なくできます。できる範囲で、ぜひトライしてください。
「在宅」ではなくとも、「時間・空間」にとらわれない働き方はできます。前例や慣習がなくとも、ぜひあなたから、できる範囲でスタートしてみてはいかがでしょう。
※１）「ハングアウト」を使えば、10名までは無料で会議ができる。
※２）iphoneの「フェイスタイム」は登録も不要なうえにすぐ使える。
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