メールの返信がこないのは、あなたのせい!?「メールの返信がなかなかこなくて困った」という経験はないでしょうか？問い合わせのメールは、期日までに返信をもらえないと仕事が滞ってしまいますよね。相手に対し「なんで返信してくれないんだ！」と憤った経験がある人も多いと思います。しかし、これは相手がたんに返信を面倒くさがっているのではなく、あなたの送ったメールに原因がある可能性があります。その原因とは、「ひとつのメールに複数の案件が同時に書かれている」ことです。たとえば、他者への確認が必要な案件と、自分だけで返事ができる案件とが同時に送られてくると、多くの人が前者の案件の確認をとったうえで返信しようとしますから、どうしても返事が滞ってしまいます。このように、１通のメールのなかに複数の案件が書かれていると、簡単に返せるメールも返せなくなってしまうことがあるのです。またよくあるのが、同じ相手だからと、まったく違うプロジェクトの連絡を１通のメールで同時にすませようとするケースです。並行して仕事をしている場合でも、プロジェクトの規模や進捗状況は違うはずですから、どうしても返信に時間がかかってしまいます。面倒でも、プロジェクトごとに２通のメールに分けて送ったほうが結果的に仕事がはやく片づきます。相手に送るメールは、〝１メール・１トピック〟を心がける。これが仕事をスムーズに進めるためのコツなのです。
即返信を可能にする、メールを溜めない「Ｂｃｃ」の活用法日々の仕事をスピードアップさせる方法のひとつに「メールの即返信」があります。メールにはやるべきタスクが書かれていることが多いわけですから、送られてきたメールに即返信することができれば仕事が滞ることなく進みます。さらに、即返信してしまえば、同じ文面を二度見ることもなくなりますから、そのぶんスピードが上がるわけです。逆にいえば、これを怠ってしまうとメールがどんどん溜まってしまい、仕事が前に進みませんし、同じメールを何度も読むことになるため、よけいに時間がかかってしまいます。とはいえ、きたメールに即返信するのはなかなか難しいことでもあります。前項でお伝えしたとおり、自分だけで即答できる案件ならいいのですが、ひとつのメールに複数の案件が含まれていて、誰かに確認をとらなければいけないとか、何かを調べてから返事をしなければならない場合、どうしても返信が滞りがちになってしまいます。じつは、こういったボトルネックを解消するワザがあります。それは、Ｂｃｃを活用することです。ご存じの方が大半だと思いますが、メールの送信機能には、「Ｂｃｃ（ブラインド・カーボン・コピー）」というものがあります。これは、複数の人にメールを送った場合でも、宛先は共有されないという機能です。これをどう使うのかというと、たとえば送られてきたメールに回答しなければいけない案件が３件あって、それに対して２つしか答えられないという場合、保留にせず、自分宛にＢｃｃをつけて次のように返信するのです。①、②の件は了解です。③のアポイントの件は、先方と調整してご連絡しますので、しばしお待ちください。すぐに答えることができる案件だけに答えて、残りは「後ほど回答します」と自分宛にＢｃｃを入れて送信するということです。すると先方には、速報の返信が戻り、自分の受信トレイには、やるべきことだけが書かれたメールが届きます。相手に対してスピード感を演出できますし、自分自身は未回答の③の件だけ読めばいいので、同じメールを再度確認しなくてすみます。あらかじめ「処理済み」という専用のフォルダをつくっておき、タスク処理が終わったメールをそこに移動させておけば、メインの受信トレイは処理中の案件のみになりますから、そのあとじっくりと残りの仕事を進めればいいのです。仕事の効率アップには、重複する仕事を減らすことが大切です。何度も同じメールを読む行為は、仕事の効率を悪化させる大きな要因のひとつですから、ぜひ自分宛のＢｃｃを活用してみてください。
仕事がはかどる件名、仕事を遅くする件名仕事がなかなか終わらない原因のひとつに「メールの件名が適当につけられている」ということがあります。あなたはこんな件名のメールが届いたり、自ら送ったりしたことはありませんか？「議事録の件です」「本日はありがとうございました」いかがでしょうか？こういった件名は〝仕事を滞らせる件名〟といっても過言ではありません。逆にいえば、メールの件名を意識するだけで仕事が超速で片づくようになるということです。この２つの件名の何がいけないのかというと、件名から内容を推測することができないため、あとから検索することが難しいこと。そして、「読みたい」と思えない、つまり相手にとって〝重要度が低い〟と判断されてしまうということです。こういったことから考えると、仕事が速くなるメールの件名のポイントは次の２つになります。①件名から内容が推測できる②相手が読みたくなるような件名を心がける順番に解説していきましょう。①件名から内容が推測できる書棚に置かれた本が背表紙だけしか見えないのと同じように、受信トレイには送信日時と送信者、件名しか表示されませんから、メールの件名は開かなくても内容がわかることが理想です。再確認する必要が出て、あとから検索しなくてはいけなくなったとき、件名に具体的な内容が書かれていないと検索するのが難しくなるからです。たとえば、先ほど例に挙げた「議事録の件」という件名では、なんの会議の議事録の件なのかがまったくわかりません。ですから、「２月定例会議の議事録について」というように、具体的なキーワードを入れ、内容がわかるようにしたほうがいいでしょう。もし、相手から「議事録の件」とか「本日のお礼」といった、あとから見直すと内容がわからなくなるようなタイトルのメールを受け取った場合は、そのまま返信せず、「Ａプロジェクトの議事録、拝受いたしました。確認して問題があればすぐ返信します」とか「長崎の講演会ではありがとうございました」などと、下線のようなキーワードを書き足して返信するようにしましょう。また、何度もメールをやりとりしている間に議題が変わった場合にも、件名を変更して返信することがおすすめです。議題が変わっているのに、そのままやりとりを続けると、あとから検索するときによけいなメールまで引っかかってしまい、探すのに時間がかかります。「議題が変わっているな」と思ったら、その議題に関係する部分だけを引用して、新しい件名に変え、一からやりとりをはじめるよう意識してください。②相手が読みたくなるような件名を心がける忙しい人ほど、日々大量のメールをやりとりしているものです。ですから、「お礼」や「情報共有」など、返信の必要性が低そうなメールはどうしてもあとまわしにされてしまいがちです。とはいえ、お礼のメールにも意味はあるわけですから、しっかり読んでもらわなければ困ります。前述のとおり、本来件名と関係のない内容を入れるのは避けるべきですが、お礼のメールのなかに次回のアポイントに関する問いかけなどを入れている人もいるでしょう。こういった場合、相手に返信してもらわなければならないわけですから、読んでもらわないことには仕事は一向に前に進みません。読んでほしいと思うのであれば、〝受け取った相手が開封したくなるような件名〟をつけて送る工夫をしましょう。たとえば、営業後のお礼メールであれば、たんに「面談のお礼」とするのではなく、「面談のお礼【企画書の書き方の件、参考になりました】」というように、商談中に聞いたキーワードを件名に入れておくのもひとつの手です。もし、次回のアポイントに関する連絡が含まれているのであれば、「面談のお礼と次回お打ち合わせのお願い」など、内容をしっかり反映させた件名をつけるように心がけてください。また、会議の議事録を読んでもらいたい場合は、たんに「議事録の件です」とするのではなく、「２月定例会議の議事録とアクションリスト」や「２月定例会議の議事録と次回までの宿題」といったように、議事録に含まれているタスクを明確に示し、相手にそのメールを確認する必要性を訴えることで、読んでもらえる可能性は高まります。情報共有のメールは、全員に読んでもらわないと、次の会議の際に前回の会議を振り返るところからはじめなくてはなりませんから、かなりの時間を無駄にしてしまいます。逆に、参加者全員にメールをしっかり読んでもらえれば、そのぶん会議の時間を短縮することにつながります。メールの件名をひと工夫することは、手間がかかるように思えますが、何かを整理するときは、その場でやれることをやってしまうことが大切です。そうしないと、最初は小さな手間ですんだものが、時間とともに大変な苦労をしなければいけなくなってしまいます。
小さな手間を惜しまないことが、結果的に自分をラクにし、仕事のスピードを上げることにつながるのです。
よけいなやりとりを激減させる、アポ取りのルールメールのやりとりは頻繁にしているのに、仕事が全然前に進まないことってありませんか？よくありがちなのが、打ち合わせの日程がなかなか決まらないというケース。恋愛のやりとりであれば、何度往復しても価値や意味を見いだすことができますが、仕事でのメールは結果がすべてです。打ち合わせの日程は、はじめてでないかぎり、メールで決めることはできるだけ避け、前回の打ち合わせの最後に決めておくのが基本です。そのほうが、圧倒的に時間がかからないからです。仕事そのものではなく、次の打ち合わせの日を決めることにいくら時間をかけてもなんの成果も生まれません。とはいえ、「その場で日程を決め忘れた」「その場では全員のスケジュールが合わず持ち帰りになった」「打ち合わせが終わったあとに、再度打ち合わせが必要なことがわかった」など、どうしてもメールで日程をすり合わせなければいけない局面は出てきます。そういった場合はどうすればいいのでしょうか？「７月１日～15日の間で打ち合わせできないでしょうか？」「来週以降でご都合のいい日程を教えてください」こんなメールが届くと、私は「これは長引くぞ」という嫌な予感がします。きっと、「こちらで日程の範囲を狭めてしまうと相手に悪い」という気遣いから、候補日を広げたり、日程を絞ることなく連絡してくれているのだと思いますが、じつはその気遣いが逆に自分と相手の時間を奪いかねないのです。理由は、メールを受け取った人が自分の都合を返信しても、それに対する返事が返ってくるまで動くことができないから。その期間に新しい案件を入れられず保留の案件が増えてしまったり、別の案件のアポ取りに動けなくなってしまい、仕事が滞ってしまったりすることになります。もちろん、範囲を指定せずメールを送った本人にも、「返信を見たら、すでに予定が入っている日時だった」ということが起こる可能性があるため、もう一往復やりとりすることになります。メールで日程を決める場合は、次のように候補日を３つ以内に抑えること、できれば時間も指定して連絡するのが原則です。打ち合わせの日程ですが、①７月８日の午前中、②７月９日の15時～17時、③７月12日の午前中のいずれかであれば助かります。この３候補は明日まで空けておきます。私は、ひとつしか候補を出さないこともよくあります。このように日時を限定しておけば、メールを送った人も、受け取った相手も、そのほかの時間に別のアポや仕事を入れることができますし、一往復のメールで日程が決まる可能性が高まります。もちろん、この３択が相手にとってＮＧであれば、また、候補日を出すことになりますが、その時点で先ほどの３つの候補日は空くわけですから、ほかのアポイントを入れたり、別の仕事を片づけたりすることができるようになります。
添付ファイルはデスクトップに移動せず、即クラウドへ添付ファイルのついたメールは重要な場合が多く、見返すことが多いものです。しかし、仕事相手との一連のやりとりのなかから、目的のファイルが添付されたメールを探し出すのは骨が折れます。メーラーは、メールの件名や送信者で検索することはできても、添付されたファイル名で検索することはできないからです。とはいえ、あとから探しやすいようにと、添付ファイルをパソコンのデスクトップにコピーすると、ファイルが増殖し続け、あなたのデスクトップはぐちゃぐちゃになってしまいます。こういった問題を解決するためには、「エバーノート」を活用することがおすすめです。ご存じの人がほとんどだと思いますが、「エバーノート」とは、テキストや写真、画像、音声などさまざまな形式のファイルをクラウド上に保存でき、そのまま閲覧できる〝メモ帳〟のようなサービスです。アプリをダウンロードすれば、スマートフォンでも使用できます。エバーノートは、数多くのファイル形式に対応していますし、検索性にも優れているため、専用の保管場所（ノート）をつくり、そこにただ放り込んでおくだけでも目的のファイルをすぐに見つけることができます。さらに、ファイルはクラウド上で保管されるため、パソコンのハードディスクの容量を圧迫することがありませんし、スマートフォンがあればいつでもどこでもファイルを閲覧することができます。では、どのようにして添付ファイルをエバーノートにアップロードすればいいのでしょうか。じつは、エバーノートに登録するとメール転送用のアドレスがもらえます。ですから、メーラーからそのアドレスに添付ファイルつきのメールを転送すれば簡単にアップロードすることができるのです。添付ファイルつきのメールがきて、「これはあとから見返す可能性が高いな」と思ったら、その場でエバーノートへ転送してしまえばいいのです。具体的なやり方を説明しましょう。まずは、事前の準備です。はじめに、エバーノートにログインし、自分のメール転送用のアドレスを調べます。アドレスは、エバーノートのトップ画面にある「アカウント設定」のなかに〝メール転送先：a16misaki……@m.evernote.com〟といったかたちで表示されています。次に、そのアドレスをコピーし、普段使っているメーラーの連絡先に「えば」という名前でこのアドレスを登録してください。これで事前準備は完了です。こうしておくと、転送時に「えば」という２文字を打ち込むだけで、転送できるようになるので非常に便利です。この事前準備のひと手間さえ終わってしまえばあとは簡単です。保管しておきたい添付ファイルつきのメールが飛んできたら、メーラーの「転送ボタン」を押します。次に、転送先のアドレス欄に先ほど用意した「えば」という文字を入力し、送信ボタンを押せばおしまい。この２ステップでメールはすぐにアップロードされますので、エバーノート内を検索すればいつでもどこでもファイルを閲覧することができるようになります。このフローが出来上がれば、メールを見てから数秒で整理することができますから手間はかかりません。はじめのうちは、この転送作業を煩わしく感じるかもしれませんが、あとからまとめて整理するよりよほどラクですし、一度習慣になってしまえば何も考えなくてもできるようになりますので、ぜひ試してみてください。なお、このサービスを利用するには、年間３０００円程度の料金がかかりますが、これを支払えば、同時に大容量のデータ保管場所も手に入れることができます。また、第６章で解説する情報整理にも役立てることができますので、自分への投資と考えれば損をすることはないと思います。
進行中のプロジェクトのメールは、自動振り分け機能で管理するメーラーの受信トレイというのは、何も対策をとらないと、読まなければいけないメールと、そうでないメールとが並列に並んでしまいます。「緊急度や重要度が低く、読む必要性の薄いメールの確認に時間をとられてしまった」という経験は誰にでもあると思います。このようなトラブルを解決し、仕事をサクサク進めていくためには、「メールの自動振り分け機能」を使うことがおすすめです。とくに、いくつかの特定のプロジェクトに集中して取り組むような仕事をしている人は、進行中のプロジェクトのメンバーから届いたメールだけが、そのプロジェクト専用のフォルダに自動的に振り分けられるようになりますから、非常に便利です。たとえば、特定の会社の担当者と「片づけプロジェクト」というプロジェクトを進めている場合、「00_」というフォルダを作成し、その会社のメールアドレスのドメイン部分（＠以降の文字列）が含まれるメールをそのフォルダに振り分けられるよう設定します（設定の方法は、ご使用のメーラーによって違いますから、各ソフトの「ヘルプ」からご確認ください）。最初は面倒な気がしますが、一度この設定をしてしまえば、あとからプロジェクトの進捗状況を確認したり、特定のメールを再確認したりする際に非常に便利ですし、それ以降自分で整理する必要がなくなります。なお、フォルダ名の頭に「00_」という番号を振っているのは、フォルダ表示の上位・下位をコントロールするためです。私は、進行中のプロジェクトのフォルダには「00_」、終了したプロジェクトのフォルダには「99_」をつけています。こうすれば、アクティブなフォルダが上に表示され、メールのやりとりがほとんどないフォルダが下のほうに表示されるようになります。進捗順にキレイに並べたければ、「01_、02_、03_」のように番号を変えればいいのですが、これでは整理に時間がかかりますので、「00_」と「99_」の２種類に分けることをおすすめします。メールの自動振り分けは、プロジェクト管理以外でも役立ちます。たとえば、私は地方に出張する機会が多いので、航空券やホテルの予約完了メールを、「0_reservation」というフォルダに振り分けられるよう設定しています。この場合、ひとつのドメインを指定しただけでは振り分けることはできませんが、予約完了メールは、件名にＪＡＬやＡＮＡ、楽天トラベルといった企業名が入るなど法則性がある場合が多いので、利用する航空会社や宿泊予約サイトを限定したうえでこれらの条件を組み合わせれば、自動で振り分けることは可能です。また、この機能は必要のない情報を排除することにも役立ちます。たとえば、日常的に読むことはないけれどたまに読むメールマガジンや、興味のある企業からのダイレクトメールは専用のフォルダをつくってそこに入るようにしておけば、時間のあるときにまとめて読むことができます。このように、メールの自動振り分け機能をうまく活用すれば、必要な情報にすぐにたどり着くことができ、仕事の効率が上がります。設定自体は地道にやらなければなりませんが、最初の設定だけやってしまえば、そのあとはメールの閲覧が格段にラクになります。
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