第４章結果を出し続ける人はこんなこともしている──計画の立て方から根回しまで
41計画は逆算で立てろ「積み上げ式」と「逆算式」──計画づくり二つの方法42段取りの達人三つの視点忙しいときこそ、この視点を思い出せ43根回しへの誤解根回し上手が仕事上手である本当のワケ44キーパーソンを探せ根回しで押さえるべき〝大事な２割〟は誰だ？4550％しか伝わらない法則伝わり率を上げる三つのポイント
第４章結果を出し続ける人はこんなこともしている──計画の立て方から根回しまで
41計画は逆算で立てろ緑川君、逆算という思考を知る「おい緑川、今日のフライトは何時だった」課長が緑川君に聞く。
「はい、16時羽田発です」「わかった。
じゃあ、何時に会社を出ればいいか調べておいてくれ」「はい、まあ、１時間前くらいに出れば大丈夫です」そして課長と空港に向かう。
課長は時計を見ながら言う。
「おい緑川、本当に間に合うのか？あと15分しかないが、まだ空港の駅にもたどり着かないじゃないか」「え……あれ。
おかしいな」「もういい、君はクビだ」「え……課長ちょっと待ってください」緑川君は目を覚ました。
横では目覚まし時計のアラームが鳴っている。
「なんだ夢か……」オフィスで課長が緑川君に聞く。
「おい緑川、今日のフライトは何時だった」「はい、16時羽田発です」「わかった。
じゃあ、何時に会社を出ればいいか調べておいてくれ」「はい、まあ、1時間前くらいに出れば大丈夫です」（ダッシュで駅まで向かえば５分、すぐに電車に乗れて30分……）〝、、……〟緑川君ははっとして言い直した。
「いえ、調べて報告します」「頼むよ」緑川君は考えた。
このままじゃ夢の通りになってしまう。
どうするか、1時間半前に出るか。
そういえば以前確か同じ失敗をしたことを思い出した。
確か、あのとき失敗したのは「会社から空港まで電車で何分かかるかだけを計算して、会社を出る時間を決めた」からだ。
その結果、ダッシュで羽田空港を走り、ハアハア言いながら寸前で飛行機に飛び乗った。
そうだ、以前に青柳君がやっていたやり方は……逆から細かく計算する方法だな。
えっと、16時に飛行機は飛んじゃうから、20分前には搭乗口に到着しなくちゃ。
あと手荷物検査に並んで15分かかりそうだから、空港には最低15時25分には到着か。
あ、いつも課長は取り引き先にお土産を買って行くからプラス10分、もし手荷物が混んでいたらまずいのでプラス10分ということは、15時くらいには空港に着かなきゃ。
緑川君は乗り換えアプリを使って15時羽田空港到着で検索した。
「そうか……14時20分の電車に乗らなきゃならないのか」緑川君は課長のもとに行きこう言った。
「課長14時過ぎには会社を出なきゃいけません。
ですからいつもの定例ミーティングですが、いつもより30分早く開始してはどうでしょう」課長はうなずきながら返事した。
「そうか……わかった。
君の言う通り30分前に会議を開始するから連絡頼めるか」「はい、わかりました」
そう言って緑川君は小さくガッツポーズを取った。
「積み上げ式」と「逆算式」──計画づくり二つの方法「まず、これをして。
次にあれをして……」あなたはこのような計画の組み方をしていないでしょうか？私たちは常に過去からいま、いまから未来へと進んでいるので、計画もその流れで組み立てがちです。
しかし、この計画の立て方には大きな落とし穴があります。
その理由を説明する前に二つの計画の立て方についてお話しします。
先ほど紹介したような、やることを時系列に積み上げていく方法を「積み上げ式」といいます。
そしてもう一つが、ゴールから逆算して計画を立てる「逆算式」、または「到達点式」という計画の立て方です。
積み上げ式とはやるべきことを積み上げていく計画の立て方です。
例えば出社して、まずメールチェックし、書類を片づけ、打ち合わせに参加し、経費精算をする……、など仕事を積み重ねて終わった仕事にチェックをつけていく進め方です。
私たちはこの積み上げ式を、計画を立てることと無意識に思い込んでいますが、このやり方を実際にやっている方の多くは定刻に仕事を終えることができません。
インバスケットの試験会場でもこの光景をよく見ます。
テストを受ける際に、まず内容を確認し、それから優先順位をつけて回答を書き始めます。
やるべきことを積み上げていくというこの進め方をしている受験者の多くが途中で試験時間終了となるのです。
これが積み上げ式の計画が陥る落とし穴なのです。
さらに落とし穴があります。
それは仕事の形骸化です。
積み上げ方式だと、やらなければならないと考えている仕事を積み上げていきますので、本来はやらなくてもいい仕事まで「いつもやっているからやるべきこと」ととらえられて計画に組み込まれます。
これが進みますと仕事がルーチン業務化して、新しい仕事もできませんし、仕事の組み換えも難しくなってしまいます。
だからこそ段取り上手な計画の組み方として「逆算式」をお勧めします。
逆算式とは目指す目標を設定し、そこにたどり着くにはどうするべきかと考える計画の組み方です。
先ほどのインバスケットのテストで説明しましょう。
８割の回答を書くという目標を決めたのであれば、８割をするのにかかる時間を第一優先と考え、確保します。
60分の試験時間のうちの40分を回答記入に使うとすれば、残りの20分で、まず全体を把握します。
そして、この間に解く問題、捨てる問題を選び、順番をつけていくのです。
この逆算式の計画を立てると時間のオーバーが少なくなるばかりではなく、いままでやっていない仕事の仕方に挑戦したり、工夫をすることになります。
「どうすればこの仕事がもっと早く終わるのか」をたえず考えるからです。
逆算式の計画の一番のメリットは「余裕」が生まれることです。
積み上げ式だと時間が押すとすべてが押されますが、逆算式だとあらかじめ余裕を組み込んでいくことができるからです。
「さあ、何からしようか」と考える日は今日で終わり。
「今日のゴールはなんだ」と考える逆算式発想で仕事の計画を組んでいきましょう。
結果を出す人へのステップ23計画は逆算して立てると余裕が生まれ、仕事の改革が進む
42段取りの達人三つの視点緑川君、視点を増やす課長と緑川君は出張先を出て、帰途についた。
「おい、緑川。
君は今回の出張、ずいぶん段取りがよくなったな」「ありがとうございます」緑川君は照れながらお礼を言った。
「おい、緑川、飛行機が欠航の可能性があるらしいぞ」空港に着くなり、課長が曇った顔で言った。
「ええっ、そんな。
今日中に帰らないと明日のプレゼンに間に合わないですよ」「ウーム困ったな」「課長、どうにかしてください……いや、課長任せてください」「う、うん？何か考えがあるのか」「はい」緑川君は考えた。
「チケットの払い戻しができるか確認しなきゃ。
お金がまず大事……いや、以前同じことをして課長に叱られたな。
ポイントがずれているって」緑川君は腕組みをして考えた。
「そうだ、こんなときはまず全体を見て考える。
そう。
飛行機以外に帰る方法がないかを確認だ。
そして先を読む。
もし帰れない場合を考えて、ホテルの予約と明日のプレゼンに誰か代わりに行ってもらう段取りだ」30分後課長のもとに緑川君は戻った。
「どうだ、緑川、なんとかできそうか」「はい、在来線で新幹線の駅まで出て帰れば今日中に帰れそうです。
あと飛行機の便変更はキャンセル待ちですので、あと１時間待って取れない場合は新幹線で帰りましょう。
念のために明日のプレゼンの時間も２時間ずらしてもらいました」「ほう。
君はなかなかできるようになったな」忙しいときこそ、この視点を思い出せ段取りよく仕事を進めるには、三つの視点を持ち、物事を見ることが必要です。
三つの視点とは「全体を見る視点」「先を見通す視点」「深くまで見る視点」です。
段取り上手な方は三つの視点をまるでレンズのように使い分けます。
こうやって物事を多角的に見ることができ、その結果仕事がうまく進むのです。
まず一つ目の全体を見る視点から説明しましょう。
一部分だけ見ていては気づかないことを発見することができます。
私の会社の近くには森があります。
近くから見ていると森ですが、実は航空写真で見ると鍵穴のような形の森になっています。
そう、前方後円墳、古墳なのです。
このように少し引いて全体を見ると目の前の事象も異なるように見えます。
仕事では自分の部署だけのことを考えるのではなく、全社としてどうなのか、と考えると新たなリスクに気づいたり、想像しなかったアイデアが生まれます。
二つ目は先を見通す視点です。
いまだけのことを考えるのではなく、この先どうなるのかと予想をするのです。
先を予測することで、リスクを回避したり、前もって準備するものがわかります。
先日私は東京ビッグサイトでの教育に関する展示会に行ってきました。
小学生が今後どのような環境で勉強するのか、10年後くらい先の姿を見ることができます。
机にはタブレットが置かれ、セキュリティーが完備された学校で学ぶ姿に驚きました。
今までのように紙で子供向け教材をつくればいいのではなく、もっと子供たちがなじみやすい動画やＶＲ（バーチャル・リアリティー）などの教材を研究しなければならないと、教材開発の可能性を考えました。
つまり先の見通しは自分がどうするべきかを考える材料になるのです。
最後は深くまで見る視点です。
例えばリスクが何かを追及したり、原因を分析する視点です。
この視点があれば、仮説を立てて情報を集めることができます。
一見わずかな変化でも、それが重大なトラブルにつながることが仕事ではよくあります。
その変化を深く探っていくことで、リスクを減らすのです。
時間に追われ、仕事に追われると、この三つの視点は見失いがちになります。
三つの視点を取り戻すためにはまず自分がどのような状態かを知ることです。
私自身も忙しいときはあえて、コーヒータイムを取ったり、窓の外を眺めるなどして、冷静になるようにしています。
こうすることで別の視点を取り戻すことができるのです。
もう一つ事例をあげましょう。
業績に大きな影響を及ぼす失敗の報告を聞いたとしましょう。
すぐに担当者を呼び出し叱りつけようと思ったときなども、すぐに叱るのではなく、深呼吸してからどう叱るべきかを考えます。
こうすることで感情的な指導を避けることができ、中長期的にどうするべきか、全体から見たときの影響はどうだ……など、建設的な指導ができるからです。
皆さんも視点を切り替えるために、忙しいときほど深呼吸をして、レンズを切り替えることを意識してみてください。
結果を出す人へのステップ24三つの視点「全体を見る目」「先を見通す目」「深くまで見る目」を持つ
43根回しへの誤解緑川君、根回しを見直す「ねえ、緑川さん、あのお願いした件、課長に言ってくれた？」同僚の藍川さんが話しかけた。
「あの件……ああ、課長が言っていた来月のバーベキューの件ですよね。
今日の会議で提案するつもりです」「ということは、やっぱり課長にはまだ相談していないんですか」「ええ、まずいことありますか」藍川さんは小声で言った。
「女性陣が全員反対しているのは事実ですけど、会議の場で突然それを言うと課長がへそを曲げるかも」「でもダメなことはストレートに言っておいたほうがいいですよ。
間違ったことを言っていないですよ」「そりゃそうだけど……。
でもね、根回しって大事なのよ」「いや、僕はそんな卑怯な男じゃないですよ、ストレート勝負です」「私は卑怯と思わないわ。
だって、余計なトラブルをお互い避けたいじゃない」「そんなものですかね」「ええ、だから会議前に課長に少し耳に入れておいたほうがいいと思うわよ」緑川君はしぶしぶ課長席に行った。
「あの課長、ご相談が」「なんだ、緑川、神妙な顔して」「ええ、課長がおっしゃっていた来月のバーベキューの件ですが……。
実は女性の皆さんの反応が……」課長は真顔になった。
「え……あまりよくないのか……」「ええ、このあとの会議でご提案しようと思っておりまして」「そうか……俺がよかれと思ったのだが……いや、緑川ありがとう。
では会議では提案をしてくれ、そのうえでみんなで話し合おう」「ご理解いただき、ありがとうございます」「ああ、会議で突然言われるとカチンとくるが、みんなの意見を尊重しよう」「ありがとうございます」緑川君はガッツポーズを取った。
根回し上手が仕事上手である本当のワケ以前ある受講者に質問をされたことがあります。
「上司に対して正論を言っているのですが、受け入れてくれません」私も以前同じような経験があったので共感はしましたが、同時に上司の方がすべて悪いのかというとそうでもないと確信していました。
おそらく、根回し不足だろうな、と思い受講者に根回しの大切さをお話ししました。
当社も月1回全体会議が行われますが、発表する幹部のほぼ全員が私に対して、発表内容を前もって相談に来てくれます。
別に義務づけしているわけではありませんが、私自身はすごくいいことだと思います。
なぜなら会議という限られた時間が有効活用できますし、何より、スムーズに決めるべきことが決まっていくからです。
しかし、時には会議で突然驚かされる発言があったり、中には勝手に進んでいる物事が発表されたりすることがあって戸惑います。
また、内容が正論であっても、すぐには判断できないこともあるのです。
つまり根回しとして事前に相談してくれることで、物事がスムーズに進むのです。
根回しを卑劣なことのように思っていたり、めんどくさい行動だととらえていたり、ぶっつけ本番でなんとかなると思っている方は、トラブルが発生したり、横やりが入って仕事が進まなくなることが多くなってしまいます。
根回しをすることで、無駄なトラブルをあらかじめ回避することができ、仕事が進みやすくなるのです。
また、根回しをすることは、相手への配慮や思いやりの行動ともいえます。
あらかじめ相手へ情報を共有しておくだけで、相手も心構えができますし、相談や報告をもらえると、考える時間もできます。
だから、会議で突然報告されるよりも、「このようなことを報告する」と前もって言っておくことで、お互いが気持ちよく仕事を進めることができるのです。
根回しは自分のためだけに行う行動ではなく、相手への衝撃緩和剤ととらえておくことが大事なのです。
結果を出す人へのステップ25根回しは自分のためだけにするのではなく、むしろ相手への配慮として行う
44キーパーソンを探せ緑川君、根回しに失敗する緑川君は課長から逆に相談された。
「緑川、確かにバーベキューはこの時期寒いから無理だろうが、部署の親睦は深めたい。
屋内でジンギスカンパーティーならどうだ」「いいすね。
それなら女性陣も大歓迎だと思いますよ」「そうか、できれば君から女性陣に根回しをしておいてくれないか」「わかりました。
任せてください」緑川君は張り切って根回しを始めた。
まず目の前にいた大槻さんから説得を始めた。
「え……ジンギスカン……ですか」「ええ、屋内ですし、ジンギスカンおいしいですよ」「でも……においが服に……」「大丈夫ですよ。
衣類のにおい消し持っていくから。
ね、お願い。
今回限りということで」「……わかりました。
でもみんながどう言うか。
私は大丈夫だと思いますが」「ありがとう。
助かるよ」緑川君は頑張って説得を続けて女性6名中4人を説得した。
そして会議に入ったが……。
「課長。
私たち今回の席は全員欠席させていただきます」そう言ったのは錦織さんだった。
課長は戸惑いを隠せない。
緑川君も説得した4名を見つめた。
４名も言いにくそうにこう言った。
「やはり……においがね……」「そうよね」緑川君は悟った。
そういえば錦織さんは女性の声をいつも代表して発言する人だ……。
先にあの人を説得するべきだったのだと。
根回しで押さえるべき〝大事な２割〟は誰だ？根回しをする際に大事なのは、どこにポイントを置いて根回しをするかです。
特に「誰に根回しをするか」は大事です。
すべての方に根回しをして理解してもらうことが理想ですが、実際は時間やパワーの関係上限界があります。
ですからキーパーソンを特定するという行動が必要になるわけです。
極論をいえば、2割のキーパーソンを押さえることで、ほぼ根回しは成功するわけです。
例えば、会議でいつも発言力がある人だったり、その人の一声で会議の流れが変わるなど影響力を持つ方が一般的にキーパーソンです。
私も取引先に行ったときに、誰がキーパーソンかを特定するくせをつけています。
そのキーパーソンを見誤ると、最後に商談がうまくいかなくなるからです。
気をつけるべきなのは、「キーパーソン＝上位職者」ではないということです。
肩書があっても実際に判断をしたりするのは現場の人だということもありますし、役職者を陰で操っている影響力者もいます。
ダイエー時代に家具売り場で働いていたことがあります。
このときにも、いろんな質問をしてくるのは旦那さんであっても、実は判断するのは黙って聞いている奥さんであることが多いので、常に奥様を意識して説明をしました。
このように誰がキーパーソンかを特定することはとても大事なのです。
根回しにおいてキーパーソンを見極める際に「影響力者」であること以外に「利害関係者」ということも意識する必要があります。
利害関係者とは、その判断や対策を進めるうえで、利害が発生する人のことをいいます。
例えば、職場にある観葉植物が枯れかけているので処分しようと考えたとしましょう。
その判断が正しいとしても、なんらかの理由で観葉植物を処分することで気分を害する方や、それに反対する人などがいるかもしれません。
勝手にレイアウトを変えられることにさえ腹立たしく思う人もいるかもしれないのです。
このように利害が生じる人を見極めることで、その人もキーパーソンになりえるのです。
結果を出す人へのステップ26根回しをする際にはキーパーソンを探すことが大事
4550％しか伝わらない法則緑川君、段取りに悩む「では第1回、社内チャリティープロジェクトの会議を開きます」緑川君は6名の会議参加者に宣言した。
「では、役割の確認です」緑川君は立て板に水のように話した。
そして資料を配布した。
「事前にお願いしてある内容ですが、一応確認を……」そのときに先輩である岡田さんが異議を唱えた。
「おい、ちょっと待て。
俺はリーダーという役割だと聞いたけど、どうしてこの資料ではサブリーダーになっているんだ」「え……あ、お話した通り、運営部分のリーダーということで、あくまで全体のリーダーというわけでは……」続いて藍川さんも質問した。
「あの緑川さん。
私、売り上げの集計係と聞いていたけど、ここにはレジ係が私と書いていますけど」「そうそう、売り上げの管理イコール、すべてのお金のやり取りは藍川さんにと」藍川さんは困った顔をして言った。
「そういうことなんですね……」メンバー全員が困惑の表情で「聞いた話と違う」と言いだし、会議は混乱し始めた。
緑川君は汗だくで言った。
「すいません。
一度整理したいので、会議はいったん中止とさせてください」メンバーはぞろぞろと会議室を去った。
「どうしてこうなるのだろう」緑川君は頭を抱えた。
伝わり率を上げる三つのポイント根回しをしたり、準備をお願いしたりしてうまくいかないのは、相手にあなたの意思が伝わっていないのが原因です。
この伝えるというプロセスがうまくいかないケースの多くが、受け手側ではなく発信者側に改善点があります。
私たちは自分の意思を相手に伝えて生活や仕事をしています。
なので伝え方を工夫するだけで、私たちもそして周りの方もハッピーになれる可能性が高くなるわけです。
では確実な伝え方はどのようなものなのでしょうか？それはまず、完全に伝えたと思わないことから始まります。
私たちは自分の思ったことを伝えると、相手も同じように理解してくれていると思います。
しかしこれは願望が錯覚化しているのです。
あなたも何かを伝えたあとに「きっと伝わった」とか、「理解してくれているはず」と思いませんか。
ここを少し変えるだけで伝わり率が上がります。
「半分しか伝わっていない」と思うだけで伝わり率は急上昇します。
つまり「伝えた」と「伝わる」はまったく異なるということを前提に持つべきなのです。
私は自分の言ったことの約半分しか伝わらないと思っています。
これは私が講師として受講者に伝えたことを、あとで提出したレポートを見ると約半分しか伝わっていないことから「伝わり率50％の法則」と呼んでいます。
実際に部下に指示したことをもう一度確認すると、微妙ですがニュアンスが異なっていたり、意味を取り違えていることがよくあります。
職場で起きるトラブルの多くもこの伝達ミスが起因となってます。
おそらくあなた自身も「聞いた」「聞いてない」というトラブルに一度は遭遇したのではないでしょうか？伝わり率を上げるには三つのポイントがあります。
まず一つは確認することです。
言ったことが伝わったかどうかを確認するだけで、伝達ミスが発見でき修正ができます。
例えば誰かにお願いしたとしたら、それがどう伝わっているか確認するという習慣を持ちましょう。
すぐに確認するのを躊躇するのであれば途中経過の確認をするといいでしょう。
二つ目は伝え方を変えるという方法です。
言葉だけで伝えていたのなら、絵で表現しながら伝えると伝わりやすさは上がります。
また、メールをしたあとで電話で確認するなどのいくつかの伝達方法をミックスすると伝わりやすくなります。
三つ目は定量的に伝えることです。
情報には定性的な情報と、定量的な情報の二つがあります。
定性的とは人によってとらえ方が異なる情報をいいます。
例えば「なるべく早く」という言葉は人によって「10分以内」とも「1時間以内」ともとらえられます。
つまり伝わりにくい伝え方なのです。
逆に定量的な伝え方とは、誰もが一定の尺度でとらえることのできる情報を用いた伝え方です。
先ほどの例でいえば、「15時までにお願い」と伝えると、相手も15時までにととらえることができて、伝わる正確度が高まるのです。
伝えるのではなく伝わることが大事であると考えると、伝え方を変えるべきであり、伝え方を変えるとさらに段取りがうまく進むわけです。
結果を出す人へのステップ27確実に伝えるには伝え方を変えてみる
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