モノの整理は 心の整理
整理とは、要らないモノを製造現場や事務所から排 除することです。
そして「必要なモノを、必要な時に、 必要なだけ持つ」整理は５Ｓの中のいわばジャスト・イ ン・タイムです。
工場や事務所には、今の仕事に関係なく、不要なモ ノを実に多く抱えています。
この不要なモノを持って いることで、知らず知らずのうちに、問題やムダを引 き起こしているのです。
人は、モノを整理したつもりでも、単に並べ直すだ けの整列になっていることが多くあります。
とくに日 本人はこの整理が非常に下手です。
これは昔から「も のを大切に」という教えが徹底されており、またもの に対して思い出などの「情」が入ってしまうためです。
たとえば、映画やドラマでよく見る光景ですが、仲 の良かった恋人同士がある時、破局を迎え、恋人との 思い出の写真を取り出し、それを破り捨てる。
これは すでに不要となった１枚の写真という、「モノの整理」 をしているのではありません。
それと同時に、楽しか った思い出の「心の整理」も果たしているのです。
整理の１つの手法である「赤札作戦」が進められて いくと、次々に不要物の赤札品が出てきます。
見るか らに廃棄しても差し支えないモノはすぐに捨てられま すが、余剰在庫や見込みの仕掛り在庫などは簡単に捨 てられるものではありません。
このような時に決断を促すのが、赤札在庫の処分と いう「モノの整理」を通して、見込生産やロット生産な ど、過去の悪いつくり方を反省し、「あのつくり方は、 もうやめよう」と心に誓う「心の整理」です。
「整理」でもっとも大切なことは、「モノを捨てる」と いう極限の状態において、過去のいろいろな悪癖を断 ち切ろうとする新たな勇気を湧き立たせることであ り、それゆえ、整理の極意とは「捨てる」ことであり、 その真意は「心の整理」にあるのです。
●モノを捨てることで過去の悪癖を断ち切る勇気 を湧き立たせる ●見込生産やロット生産など悪いつくり方を反省
赤札作戦とは
工場や職場は何もしないと月日を追うごとに、次第 に汚れが目立ってきます。
そして、汚れと一緒に、企 業の大敵である″ムダ″が住みつくようになるのです。
これはちょうど、人間でいえばアカのようなもので、汗 やホコリなどが体にへばりついて、いつの間にかアカが 溜まり、これがいろいろな病気につながります。
会社も、これとまったく同じようなことが言えるの です。
そして、人間の場合なら、体にまつわりついた汚 れやアカを洗い落とすためにお風呂に入ります。
これに対して、会社はお風呂には入れません。
そこ で登場するのが、一般に″整理・整頓。
清掃。
清潔・躾″ と言われる５Ｓです、中でも整理・整頓はその要なの です。
会社の中には、時間が経つに従い不要な原材料、仕 掛品、製品、部品や伝票、カタログ、設備、治工具、そ れに伴う不要なスベースなどが、人間でいうところの アカのように、知らず知らずに溜まってしまいます。
こんな会社にあっては、自分の身の周りにあるもの が、日々の業務活動に必要なモノかどうかの見極めが 非常に難しくなってしまいます。
そこで、この不必要なモノを誰が見てもわかるよう にするための″赤札作戦″が登場します。
″作戦〃とい うからには敵が必要で、無論ここでの敵は、自分たち が自らまいた″アカ″ということになります。
しかし、会社の中でアカを見つけることは、その職 場の社員であっても難しいのです。
どこまでの在庫が 現在の生産に必要なモノか、または不要なモノかがわ かりません。
まして、職場を留守にしがちな社長や部 長にとっては、皆目見当もつきません。
まず、会社の中のアカを赤い札を使って浮かび上が らせて、誰が見てもどれが要るモノで、どれが要らな いモノか、日で見てわかるようにすることが大切にな るのです。
そこで「赤札作戦」が必要になってきます。
赤札作戦手 百 会社を挙げて赤札作戦を行お一⊃
赤札作戦は、日々コツコツと実行するのが望ましい のですが、どのような会社でも、年に少なくとも１〜 ２回は会社総ぐるみで実施することが必要です。
昔か ら日本で行われている、年越し前の大掃除においても、 １年間に溜まったホコリやチリなど汚れを一掃し、新 しい年を、きれいな家で新しい心構えで迎えたい、そん な思いが込められているのではないでしょうか。
会社や工場、職場でもこうした心の持ちようは、同 じではないでしょうか。
会社には企業活動の単位とし て、半期決算、年度決算などがあります。
それは在庫 などに関し、実際の棚卸しを行って現状を把握しなが ら進められますが、その前でも赤札作戦を実行します。
この時、ただ職場任せで行うのではなく、赤札プロジ ェクトをつくります。
このプロジェクトの最高責任者に は社長とか、担当役員、事業部長などが就任するべき です。
不要原材料、不要仕掛り在庫、不要製品在庫、不要 設備など続々と不要物が出てきます。
これらは会社の アカです。
人間でも風呂に入らないまま１日経過し、 ２日経過すれば体にアカが溜まります。
ましていろい ろな人が多く働く会社は、人の数だけアカも積もり、 溜まっていきます。
そこでトップ自ら先頭に立ち、会社 全体のアカを落とすのです。
また、メンバーにはすべての部門を参加させ、例外は なくしましょう。
そして、各部署の管理職を中心にし た委員会組織をつくり、部署間の横の連絡事項や、間 題事項を速やかに共有できる体制を整えておきます。
そこで、忘れてならないのは経理部門です。
在庫や設 備の処分時に関係するので、必ず委員会組織に組み込 み、赤札品の処分の際に的確な判断ができるようにし ておきます。
実行部隊は職場ごとに職制で落とし込み、社員のみ ならず、パートやアルバイトも含めて会社すべての従 業員で実施します。
赤札作戦手順② 赤札品をどうやって見つけるの
赤札作戦とは「要るモノと要らないモノを、誰が見て もハッキリとわかるようにすること」です。
これは会社 全体にはびこっているアカを、浮き出させることなので す。
アカは年数が経過すればするほど蓄積され、思わ ぬところにも潜んでいるものです。
初めて「赤札作戦」 を実行すると、まずは大物など目立つところから出さ れ、続いて中物、小物といった順に要らないモノが次々 と出されていくのがわかります。
そこで、対象品を見てみると、営業や経理、総務な どの事務・間接部門であれば、要らない文書資料、机、 ロッカー、文房具、カタログ、名刺、見積書などが対象 となります。
また、製造部門であれば、在庫、設備、治 具、工具、刃具、棚、スペースなどになります。
在庫は、 大きく倉庫在庫と仕掛り在庫に分けられます。
倉庫在 庫では、原材料在庫、部品在庫、製品在庫などが対象 となります。
また、決められたロケ！ション以外、たとえば通路 の脇とか机の上、作業台の下などのモノは要注意です。
職場移動の際に以前の担当者が使用していたモノが、 そのまま残されているケースもあります。
「前からあっ たからそのままにしておいた」というわけです。
また、 棚上や作業台下などには、とくに備品類を必要以上に 多く持っていた結果として、その予備の置かれている 場合が多いのです。
予備を持つなというわけではなく、 必要数を決めておくことが大切です。
このようにして赤札品を見つけるにあたっては、大 きく２つの見方ができます。
１つは「モノという対象 品」に対して赤札の対象を見ていくやりかたです。
も う１つは、「職場の対象範囲」を絞って端から端まで見 ていくやり方です。
倉庫では、在庫などの「対象品」を分けながら行って いくやり方が多く、一方、職場などは「職場範囲」を絞 って赤札品を洗い出すやり方が多いようです。
いずれにせよ、会社のアカはどこでも発生します。
赤札作戦手順③ 赤札品はどんな基準で貼るの？
赤札作戦で誰もが迷うのが、どんな基準で赤札を貼 るのかです。
「要るモノ」と「要らないモノ」を誰が判断 しても同じになるように、どう切り分けるかです。
そ れでは、何を基準に「要るモノ」か「要らないモノ」か判 断すればよいのでしようか。
それは誰もが同じ立場に 立って判断でき、抽象的な判断にならない基準です。
一般的には生産計画をもとに、先１カ月とか先１週間「 といった期間で、要るモノと要らないモノを区分けしま す。
この判断基準をあいまいにしたり、甘く設定してし まうと、赤札作戦は失敗に終わります、予想されるほ どには赤札品が出てきません。
したがって問題も表に 出てこないのです。
本来問題を表面化させるべき作戦 なので、基準設定の際には、思い切って基準となる期 間を短く設定しましょう。
当然のことですが、先１カ月よりも先１週間の基準 の方が厳しいのです。
普通の工場で先１週間の生産計 画で使わないモノに赤札を貼ると、工場の中はほとん どのモノが赤くなります。
業種や業態にもよりますが、 先１カ月からまずスタートするのがよいでしょう。
材料在庫の基準設定の際には、在庫のデータ一覧を 作成し、過去の使用量とデータ上での在庫数を見比 べ、基準設定をあらかじめ行っておきます。
また、その際に材料の購入ロット数や納入リードタ イムも併せて調べておかなくてはいけません。
設備や治工具、チップや予備品などは、現場で赤札 貼付を行いながら、その都度、現時点で使うか使わな いか判断を重ね、その場で赤札治工具として除き、赤 札コンテナなどを決め、回収して回る方法が有効です。
現物を目の前にして、治工具のあまりの多さに．驚く ことでしょう。
赤札を貼ってそのままにしておくと、い つしか赤札が取られ、再びどこかに隠されてしまうケ ースも多いものです。
赤札作戦手順④ 赤札を作成しよう
実際に貼付する「赤札」ですが、とにかく赤色で目 立つものであれば、どんなものでもよいのです。
赤い紙 でも、赤いテープでもよいのです。
赤スプレーで大き く×を付けた工場もありました。
用途に応じて「赤札」 は姿、形を変えて使います。
肝心なのは誰が見ても「不 要なモノ」だとわかることです。
また赤札作戦も展開しているうちに、ただ赤紙を貼 るのではなく、いろいろな二―ズが出てきます。
赤札品 を集計したり、赤札置き場に移動したりする際に、最 低限の情報として、通常は次に挙げる項目を赤札に記 載しています。
①区分…赤札を貼った品物が在庫なのか、機械なの かの区分を示します。
主な区分としては、原材料、仕 掛品、製品、設備、治具、工具、金型、備品などがあり ます。
②品名…赤札を貼ったモノの品物名、または品番を 記入します。
③数量…赤札を貼った品物の数を記入します。
④理由…赤札を貼った理由を記入します。
在庫であ れば、主な理由として、不要品、不良品、不急品のい ずれかになります。
⑤部門…赤札を貼った品物を管理している担当部門 を記入します。
③日付…赤札を貼付した日付を記入します。
以上の項目を基本に記載情報を整理して、管理する ようにしましょう。
赤札は赤札品に貼るので、あまりお金をかけずに作 成しましょう。
以前、見た光景に貼りやすいようにと、 裏側がシールになっているＡ４判くらいの大きさの赤 札がありました。
いくらかは定かではありませんが、お そらく１枚２００円くらいはするでしょう。
１０００ 枚貼れば２０ 万円です。
不要なモノにそこまでお金をか けることはやめましょう。
●赤札自体にあまりお金をかけない ●赤札を貼りながら、赤札品の情報も記載してお くと便
赤札作戦手順⑤ さぁ赤札を貼ろう
赤札を貼りに現場に出ると、言わずと知れた無言の 抵抗が空気の中に漂ってきます。
赤札を貼る人は、対 象職場に関係する人を避けます。
同じ職場の人に貼ら せると、いざ貼ろうという時に、現物を見ると「もった いない」、「次に使えるのに」などなど、頭の中は「捨て たくない」という頑固な思いが誘惑し、結局貼らないま まの不要物が残ってしまうのです。
とくに日本人は「もったいない」という考えで小さい 頃から教育されてきているので、誰もが誘惑されるこ とだとは思います。
しかし、その「もったいない」という 原因をつくり出したのは自分たち自身なのです。
こうした心に左右されず、淡々とそして冷厳に、決 められた基準に沿って赤札を貼る担当者のことを、通 称「赤鬼」と呼んだりしています。
こうして赤鬼担当を決めたら、次のポイントに注意 して貼付していきます。
①貼付期間…１〜２日間の短期間で、一気に貼って しまいます。
長い期間を設けると、その間に迷いが生 じ、そして隠す部署も出てくるからです。
貼付期間は なるべく短く設定します。
②貼付枚数…各部署でいろいろですが、少なくとも １名に対して５枚以上の赤札が貼れるでしょう。
５名 の職場では２５ 枚以上が貼られる計算になります。
それ 以下であれば、見直しが必要かもしれません。
③ｌ品目１赤札…赤札品１品目について、１枚の赤 札を貼っていきます。
棚全部だからといって、いろいろ な品目が入っているのに、「まとめて１枚」ではいけませ ん。
④黄札は厳禁…ある企業で、赤札基準の判断が下せ ないモノには注意の「黄札」で対応しようと、「黄札」を つくったところ、ほとんど黄色になったことがありま す。
「要るか」もしくは「要らないか」、基準を決めたら ２つに１つです。
⑤人には貼らない…冗談でも貼ってはいけません。
赤札作戦手順⑥ 赤札品の対処と評価をしよう
赤札作戦では、赤札貼付後の対処と評価が非常に大 切になってきます。
まず在庫では、赤札の貼られた不要在庫品が、どの ような状態の在庫なのかを明確にし、その状態に応じ て、対処方法を決めます。
在庫の主な状態によって、そ の対処方法が異なってきます。
① 不良品・死蔵品…廃棄処分 ② 滞留品…滞留品置き場へ移動 ③ 端材（簿外品）…要・不要を判断し、不要品は処分 また、貼付された赤札品在庫はその内容を分類し、 その状況を把握して、不要在庫品を削減するための基 礎資料として″不要在庫品一覧表″を作成します。
こ の基礎データをもとにして、毎月の使用数や、発注単 位、購入り！ドタイム、購入単価などを見直し、２度 と再び今までのような不要在庫を持たないように、す べての在庫品に対して見直しをかけます。
赤札品の対処として、在庫と同じように重要なの が、設備です。
赤札設備は、日常の生産活動以外の場所に移動する のが望ましいのですが、大型設備は固定化されている ことが多く、移動するだけでも思っていたより多く費 用が発生するケースも多いのです。
余分な費用を発生させないためにも、このような設 備は、その場では移動せず、日々の生産や仕事に支障 をきたすとか、現場改革・職場改革上、どうしても動 かす必要が生じた時に移動を考えましょう。
その時ま で、「凍結」の赤れを貼っておき、目立たせておくので す。
そして、不要設備に関しては、″不要設備一覧表″ を作成し、処分の検討資料とします。
また、不要品の移動後に空いたスペースは、赤札スペ ースとして、赤テープで枠を引いたり、ロープなどで無 許可使用禁止の枠を囲います。
そして、職場マップで 赤札スペースとその面積表示をしましょう。
●不要在庫一覧表で毎日の使用数や発注単位の 見直しをかける ●不要設備一覧表で処分の検討を行う
事務所の赤札作戦も やってみよう
工場で赤札作戦を始めるとどうしても製造現場に 集中しがちですが、間接部門の入っている事務所も当 然のことながら、対象範囲に入れなくてはいけません。
なにしろ、全社展開の活動で、アカは会社のいたると ころに存在し、身を潜めているのです。
間接部門では、現場でいう材料や仕掛品の在庫とは、 情報です。
それは紙に残され、ファイルされている情報 もあれば、コンピュータの中にある情報などもあり、ま ちまちです。
また、現場でいう設備とはパソコンであっ たり、コピー機であったり、プリンターであったりしま す。
治工具はベン、鉛筆、定規、スタンプ、ハサミ、ホチ キス、パンチなどです。
製造現場以上に間接部門は、個人持ちの情報や文房 具などが多く、不要なモノが本人でなければわからな かつたり、情報などはパソコンの中に入ってしまうとす ぐには日で見てわからず、いくらでも蓄積できるので、 不要な情報の多さも何ら気にとめられません。
① 文房具の赤札作戦 文房具の赤札作戦では、まず個人持ちの文房具をす べて持ち帰らせます。
残った文房具を赤鬼担当がダン ボールを持ち、各自の机を回ってすべて回収します。
そ して、１人ひとりは「必要文房具一覧」に必要文房具 を記入したうえで、受け取ります。
受領した文房具は、 机の上に誰が見てもわかるように文房具１つずつの置 き場をつくり、不要な文房具を置けないようにします。
文房具を使い切ったら、使い終わった文房具と引き換 えに、新しい文房具を受け取る仕組みとします。
② 書類の赤札作戦 情報を収めた書類はファイルされると、必要な時ま で開かれることがありません。
そこで、すべてのファイ ルに赤い丸のシールを付けます。
そして、１度でもファ イルを開いたら赤丸シールを取り除きます。
そして、赤 ´丸シールが残っているファイルは、その期間不要であっ た情報となります。
●必ず「必要文房具一覧」に従つて管理しヽ机の上 は形跡整頓を実施する ●対象の書類フアイルに赤丸シールを貼付
整理とは 「理を整える」こと
小さい頃、母親に散らかした ままの部屋を見られて、「整理・ 整頓しなさい」とよく言われた ものです。
それほど「整理・整頓」 は、小さい頃からわれわれの耳 奥に残っている言葉です。
しかし社会に出た今、「整理と は？」と問われると、「片付ける」 とか「キレイにする」といつたあ やふやな答えしか浮かばないこ とが多いものです。
きっちりとし た定義や作業方法がわからない まま時が過ぎ、これだから子供 の頃の勉強部屋は、うまく整 一 理・整頓ができなかったのだ、と 一 反省する今日です。
″ 整理とは、何も難しいことは 一一ないのです。
読んで字のごとく 「理を整える」こと。
「理」とは１ 字で「ことわり」と読みます。
「こ とわり」とは、「筋道」、「道理」、 「理由」を意味します。
つまり整 理とは「理由を整えよ」というこ とで、自分の身の周りにあるも のの、懃一日付けをきっちりと決 めることです。
このことから整理とは、「要る モノと要らないモノを、はっきり 分けて、要らないモノを捨てる」 という５Ｓでの定義にもつなが ってくるのです。
となると整理は、今あるモノ を並べ直したり、積み直したり することではないのです。
これは むしろ「整列」と言った方がよい のでしょう。
しかし、自分の机な どを「整理する」つもりでも、た だ単に机の上のモノを並べ直す だけの「整列する」になってしま い、どうにもうまくいきません。
整理のポイントは、まず「要る モノと要らないモノをはっきりと 分ける」ことです。
身の周りにあ る１つひとつのモノに、「要る。
要 らない」の判断を加えていくこと から始めます。
身の周りのモノに「要る。
要ら ない」の判断が加えられたら、次 のポイントは「はっきり分ける」 こと。
「はっきり」とは、誰が見て もわかることを意味します。
そ こで誰にでもわかるように、要 らないモノには赤い紙、通称「赤 札」を貼っておくやり方がありま す。
これは「赤札作戦」と言われ ているものです。
最後のポイント は「捨てる」になります。
赤札を 貼った中から、本当に不要なモ ノは思い切って「捨てる」ことで す。
ここでぐずぐず考え込むよ うでは、整理の奥深さを永遠に 知ることはできません。
何しろ 「捨てる」ことが気持ちの上でも 最大のポイントとなるのです。
これが「理を整える」という整理 の中身なのです。
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