１手帳より便利な「デジタルカレンダー」
仕事のスケジュール管理は、手帳を含むアナログなやり方よりも、グーグルやアウトルックなどのデジタルカレンダーのほうが便利です。
アナログなやり方に問題があるというよりも、「デジタルなやり方によるメリットを享受できない」というデメリットが大きいのです。
▼デジタルカレンダーのメリット
①リマインダーやアラームの通知機能で忘れ防止予定を前もって知らせてくれるため、締め切りを見逃しません。自分から確認する必要はなく、個人秘書を雇っているようなものです。
②繰り返しの予定を入れるのがラク
定例ミーティングや毎週行われる予定を入力する手間が減ります。最初に一度予定を入力すれば、残りの予定は自動的に作られます。
③他人との時間調整がラク
スケジュールを共有することで、お互いの空き時間を確認でき、スケジュール調整が容易になります。時間変更も簡単にできます。
④予定の詳細も簡単に確認できる
予定だけではなく、その予定に書き込んだメモや関連資料もすぐに確認できます。
⑤いつでも、どこでもスケジュール管理ができる
スマホから簡単にアクセスできます。わざわざスケジュール帳を持ち歩く必要はありません。
⑥複数のカレンダーを使い分けることができる
カレンダーを「仕事（個人）」「仕事（チーム）」といった項目ごとに管理できます。カラーで分類分けができ、見たいカレンダーだけを表示することもできます。
⑦「退社時間」の意識が持てる
ＴｏＤｏリストとは違い、退社時間が視覚的にわかります。「今日もこの時間までに帰ろう！」という意識が持て、集中力も上がり、作業スピードも速くなります。
パソコンやスマホを普段から使っている人であれば、仕事のスケジュール管理において、アナログなやり方にこだわる必要はないと思います。
もし抵抗があるのであれば、それは「慣れ」の問題です。新しいことに挑戦しようとすると、多くの人は不安になり、やらない理由を先に考えてしまいます。
デジタルカレンダーは手書きと比べて入力に時間がかかるとか、人前で使うのはちょっと体裁が悪いなど、もっともらしい理由を考えて、デジタルカレンダーを試そうとしないのではありませんか？しかし、効率良く仕事をする上で、デジタルとアナログなやり方、それぞれのメリットとデメリットを客観的に比較検証してみてください。
定例会議の予定入力、スケジュール変更による修正、予定の詳細確認などのケースで考えてみましょう。
スケジュール管理の手間やムダを減らせ、締め切りの忘れ防止もしてくれるデジタルカレンダーを利用しないのは、もったいない。
技術の進歩により最善なやり方は変わります。
実践的かつ合理的に考え、時代に合わせて過去に身につけた知識ややり方をアップデートする必要があります。
デジタルカレンダーを活用して、効率良くスケジュールを整理し、仕事で成果を出していきましょう。
デジタルカレンダーのメリットを最大限に活かす
２すべては「作業仕分け」からはじまる
仕分け①：何をすべきか？仕事のスケジュール管理は、作業やタスクを「仕分け」するところからはじまります。
せっせと目の前にある作業をすることではありません。限られた時間内で、成果を上げるために「的」を絞ることが大切です。集中すべき先を決めるのです。
▼やらないことを決めると、やるべき仕事に集中できる仕事が遅くなる
原因のひとつに、仕事の抱え込みすぎがあります。あなたはどうですか？今抱えている仕事は、本当にあなたがやるべき仕事ですか？少し考えてみてください。もし成果に影響しない仕事であれば、今すぐにやめてください。
責任感のあるあなたは、今までやってきたから、自分でやらなければいけないと思っているかもしれません。
しかし、やるべきことに焦点を当てるということは、他の仕事に対して、「ノー（＝やらない）」と言うことです。
あなたが本来やるべき重要な仕事に集中するために、目の前の業務にすぐに取りかかるのではなく、あえて「他の人にお願いする」ことから考えるべきです。
自分以外の人ができること、ルーチンワークのような単純作業などを他の人にお願いしていくのです。
そのためには、誰でもその業務ができるように標準業務手順書やマニュアルを用意することが重要です。
作成のポイントは、業務の詳細を相手に理解してもらうことではなく、書いてあることをやれば、誰でも同じ成果を出せるようにすることです。
可能であれば、外部の業者に委託できるとベストです。最終的に、他の人にお願いしなかった仕事や、支援してもらえなかった仕事、それがあなたのやるべき仕事です。
▼人にお願いできない原因は、あなたの考え方にある
他の人に頼みごとができない。周りの人にお願いができない。そんな悩みを抱えている人は意外に多いです。
その根本的な理由は、頭のどこかで「自分から助けを求めたくない」という変なプライドや考えを持っているからです。
「無知な人、できない人」だと思われたくない、「頼むと嫌がられる」からお願いしたくない、あるいは教えるのが面倒だから任せたくないなど、さまざまな理由で自分から他の人に支援を求めようとしません。
結果として、仕事を抱え込んでしまい、仕事が遅くなります。個々の作業云々よりも、すべての仕事の生産性という大きな視点で考えましょう。
自分自身がボトルネック、つまり、遅れの原因を作っている主犯格であることを認めることが第一歩です。
「私は一生懸命がんばっている。真面目にやっている」という根性論で感情的に反論するのではなく、遅れている、ギリギリになる、アタフタする、バタバタしている、そんな事実や原因をしっかりと認識することが大事です。そうすることで、具体的に改善することが可能になります。
▼依頼の仕方を改善すると、うまくいく
仕事の依頼の仕方や伝え方を見直すのも重要です。海外の人と仕事をすると気づくのですが、日本人は総じて依頼の仕方が下手です。
依頼者は言葉が足りなかったり、やり方を中心に説明するため、期待しているものと違う成果物になることがあります。
これは依頼者が自分の中で「当たり前」「普通」「常識」と思っていることをキチンと説明していないからです。
また成果として具体的に何を求めているかを説明するのではなく、やり方の説明に比重を置いてしまうからです。
そして、依頼した仕事がうまくいかないと、依頼者は「担当者の知識や能力がない」とか、「私たちは、ずっとこのように仕事をしてきたのに、なぜできないのかわからない」など、もっともらしい言い訳や相手に非があることを強調し、誤魔化します。
これは、ハッキリ言ってしまえば、依頼者の力不足です。何を具体的に求めているのか、いつまでに完成させるのかを明確にし、依頼することが重要です。
また、依頼するだけではなく、自分が得意なことや好きな仕事については、他の人をできるだけ支援する意識を持つことも大切です。
特にやるべきことが多いときは、それぞれの得意分野を活かし助け合うほうが、あなただけではなく全員にとって効率が良く、時間短縮につながります。
他の人に支援してもらい、何でもかんでも自分でやらない
３仕分け②：いつはじめ、いつ終わるのか？
やるべきことを絞ったあとは、いつやるかを決めて、カレンダーに予定を入れます。ポイントは、「今すぐやる」と「健全な先送り」をかけ合わせることです。
本項ではどのように仕事を仕分け、カレンダーへ入力するのかを説明していきます。
カレンダーへ予定を入力する仕分けの方法は３つあります。
①５分以内に終わる仕事なら、すぐにやる
その場ですぐにやってしまえばあとがラクなのに、なぜか躊躇してやらず、あとで苦労する。そんな経験はありませんか？例えば、メールがきたら「どう返そうかな」と考え、相手があなたに求めていることよりも、返事の仕方や書き方に注意がいってしまう。
そうこうしているうちに、次の予定が迫ってきたり、割り込みの仕事が入ったりして、メールを返信できず、あとで見直して送ることにする。
しかし気づけばメールはずっと放置され、すっかり忘れてしまう。相手からの催促で思い出し、慌てて返事をする。これに似たような経験をした人は多いと思います。
すぐできることを今やらないと、時間が経てば経つほど、仕事の利子がついてきます。
１００やるべきことが、１１０、１２０と増えていく感じです。気づけば借金まみれの状態です。つまり、溜め込んでしまうとやるべきことが増え、すべてが後手に回ります。
そのため、基本は、「今すぐやる」です。今すぐにやってしまえば、あとからアタフタ、バタバタすることが減ります。仮に急ぎの仕事が入っても柔軟に対応することができます。
②締め切りがあり、15分以上かかる
仕事やミーティングなら、通常のカレンダーに予定を入れる今すぐにやらなくてもいい仕事は、一旦、忘れてもいい仕事です。
やらなくてもいい仕事に注意を払ってしまうと、本来、やるべき仕事への集中を妨げてしまうからです。
優先度の低い仕事をあと回しにすることが重要です。つまり、今やるべきことに集中するために、健全な先送りをするのです。この判断をするために確認すべきポイントは２つあります。
（１）その仕事に締め切りがあるか
（２）その仕事を終えるのに15分以上かかるかもし
締め切りが明確で、所要時間が15分以上かかるなら、通常使っているカレンダーに予定を入れましょう。
ミーティングの予定も同様です。
時間がかかる大きな仕事や、なかなか進まない仕事は、細かく分解しておくと進捗管理がしやすくなります（詳しくは第４章５難しそうな問題や仕事は、小分けにしてハードルを下げる参照）。
またアラーム機能のリマインダーを設定し、「すっかり忘れてしまった」を仕組みで減らしましょう。
開始時や締め切りなど注意すべきタイミングで、自動で通知してくれる仕組みを作ることが重要です。
③締め切りがない仕事や、その他
残った仕事（①と②に該当しない仕事）を「タスクリマインダー」カレンダーに入れるデジタルカレンダーのメリットのひとつは、用途や目的に応じて、複数のカレンダーを使い分けることができることです。
この機能を活かして、今すぐやらなくてもいい仕事を効率良く管理していきます。まず、通常使っているカレンダーとは別に、「タスクリマインダー」というカレンダーを作ります。
このカレンダーには①や②に当てはまらない、残っているすべてのタスクの予定を入れます。
通常のカレンダーとの違いは、スケジュールを組む上で、リスケ対象になりやすい仕事が入っているということです。
つまり、もし急ぎの仕事が入った場合は、「タスクリマインダー」カレンダーに入っている予定を動かし時間を作ります。
やるべきことが複数あって、それぞれの仕事が10分ぐらいで終わるようなものであれば、50分の作業予定を立て、この予定の詳細にやるべき一覧、つまりＴｏＤｏリストを記入して進めるのも有効です。
なお、カレンダーに予定を詰めすぎるとリスケが難しくなります。まとまった空き時間を週に２、３確保しておくとスケジュール調整がラクになります。今やるべきことに集中するために後回しにする
４仕分け③：「タスク置き場」をどこにするか？
タスク置き場とは、やらなければいけない仕事やタスク、それに関連する情報や資料などが保管・管理されているところです。
例えば、机の上、引き出し、棚、業務フォルダ、手帳、ノート、裏紙、カバン、名刺入れ、領収書が入った財布などです。
また、物理的なところ以外にも、頭の中、メールのＩＮＢＯＸ、パソコンの各フォルダ、スマホ（会社用、プライベート用）、メッセンジャー、専用業務ソフトなどです。
そのタスク置き場に、メール、作業、アイデア、メモ、ＴｏＤｏなどの、まだ処理されていないものが集められている感じです。
ここでいう「処理されていないもの」とは、本章で紹介している「作業仕分け」がされていないものという意味です。
つまり、「何をすべきか？」「いつはじめ、いつ終わるのか？」「どこのタスク置き場で管理するのか」を決めていないものです。
タスク置き場の数が多いということは、作業をするのに必要な資料や情報がバラバラに保管・管理されているということです。
つまり探すのに手間と時間がかかるということです。
ミスやモレにもつながります。
まずは、あなたの現状を把握し、タスク置き場の数を減らすことを考えましょう。
詳しくは、第６章で紹介します。
探しものに莫大な時間をとられる管理法はしない
５作業仕分けの時間を設ける
本章で紹介した作業仕分けを試しにやってみてください。
すると、自分の仕事の進み具合や調子がいいと感じるときは、作業仕分けがある程度できていたときだと気づくと思います。
要するに、作業仕分けをしっかりすれば、ムダを減らし、本当にやるべき仕事に集中できるため、効率良く成果を出すことが可能になります。
最初は、「作業仕分けにかける時間すらない」と思うかもしれません。
また作業仕分け自体に時間を割くことに不安を覚えるかもしれません。
しかし、実際には、あなたはすでに似たようなことをやっています。
誰もが、何をやらなければいけないのか、いつやるべきなのか、どこに関連情報や資料を置いておくのかなどを考えています。
問題は、多くの人が山積みの仕事を手当たり次第片づけようとしていく中で、その都度、考えていることです。
そこで、意図的に作業仕分けの時間を設け、集中し、今やっている非効率のやり方を改善していきます。
まずは毎日朝一番か帰り際の30分～１時間を、誰にも邪魔をされない時間として確保し、作業仕分けを試してください。
もし毎日するのが難しい場合は、週の最後、金曜日にまとめて数時間を確保してもいいでしょう。
慣れてくると、もっと短い時間で作業仕分けできるようになります。
タスク置き場の数も５つぐらいに減り、ムダが激減します。
不必要な作業も減り、成果を出すための仕事に集中できます。
あなたの仕事のスケジュールや進め方が改善され、短期間で成果を出せるようになります。
無計画にやっている作業仕分けを意図的に行う
６作業名を名詞で考えると何をすべきか明確になる
作業仕分けの最初のステップで、「何をすべきか」を明確にしますが、作業名をシンプルにわかりやすく表現することが大切です。
そこで、注意したい点が２つあります。
ひとつ目は、予定を入れる際は曖昧な言葉を使わないこと。
例えば、「検討する」です。
これは頭で考えることであり、抽象的な表現です。
人により、何を話し合い、何を決めるのか解釈や意味するものが違います。
誰もが同じ認識を持てるように、具体的に行動を書く必要があります。
２つ目は、その行動により何を成し遂げるのか、どのような状態になりたいのかを明確にすること。
作業やタスクを実行することで得られる成果を具体的にすることが重要です。
何を作るのか、何を結果として求められているのか、どういうものが得られるのか、つまり名詞で成果を考えると、何をすべきかがより明確になります。
例えば、スケジュールに「顧客満足度を調べる」と入れるのではなく、「顧客満足度調査報告書の作成」と入れることで、報告書を作る意識が持てます。
すると、この報告書には何の情報が必要なのか、つまり成果物の要求事項は何かを考えるキッカケになるため、何をやるべきかがより明確になります。
これを繰り返すと副産物として、他の人とのコミュニケーションもうまくできるようになっていきます。
作業の成果物を常に考えよう
７「デジタルカレンダー」で管理すると「忘れ」が減る
「今日は、やるべきことを終わらせて定時で帰るぞ！」と気合を入れて仕事をはじめます。
順調に仕事をこなして、さあ帰ろうとしたときに、「あ、しまった」。
タスクの対応やメールの返信漏れに気づき、「どうしようかな。
今日やるか、明日朝一番にするか」迷う。
あなたは、このような経験をしたことはありませんか？このような問題が起こる原因は大きく２つあります。
ひとつ目は、タスクがいろいろなところで管理されているため、すべてのタスクをまとめて把握できないこと。
仕事量が増えてくると管理が難しくなります。
特に、メール、カレンダー、手帳、ＴｏＤｏリストなど、さまざまなところでタスクを管理していると、見逃したり、対応漏れが発生します。
２つ目は、やるべきことを、いつはじめて、いつまでに終わらせるのか、時間の割り振りができてないこと。
これらのことを踏まえ、具体的に対策する必要があります。
基本的には、デジタルカレンダーを使って、時間軸でタスクを管理していきます。
タスクには必ず締め切りがあり、やりはじめるべきタイミングがあります。
そのため、タスクや作業をバラバラに管理するのではなく、時間を軸に考えるとすべてがつながります。
また作業仕分けのときに、同じ業務や似ている作業をまとめて処理できるように予定を立てると、その都度、準備や段取りを行う手間が減り、時間のムダを省くことができます。
例えば、電話する時間帯を決めて、アポ取りや業務連絡や確認などを「電話をする仕事」として一気に処理したり、データ入力関連の作業をバラバラに行わずに、連続して処理するようにします。
やるべきことをカレンダーに紐づけることで、いつ何をすべきかが明らかになり、行動に移せるのです。
要するに、学校の授業と同じように時間割表に基づいて、シンプルに行動することができるようになるのです。
すると目の前のことに集中できます。
授業のチャイムのように、デジタルカレンダーのリマインダー機能を使い、やるべきことを忘れず、時間に遅れないようにすることが重要です。
似ている作業をまとめて行えるように、時間を割り振る
８ベストは「３つの目」で見られるスケジュール帳
３つの目とは、鳥の目、虫の目、魚の目です。
「鳥の目」は全体を把握する目、「虫の目」は目の前のことを詳しく見れる目、「魚の目」は物事の流れを見る目です。
この３つの目を瞬時に切り換えられるのが、デジタルカレンダーです。
鳥の目のように年間、月間あるいは週間の予定を見ると、特定のタスクや作業だけにとらわれず、仕事全体が見えるようになります。
仕事が集中している時期の把握、スケジュールや負荷の調整、ある予定の事前準備の有無の判断、空き時間を簡単に探せるなどのメリットがあります。
予定を外出、打合せ、自分のタスクなど種類ごとに、あるいは優先度ごとに色分け管理していれば、カレンダーをひと目見ただけで直感的に予定がわかるメリットもあります。
デジタルカレンダーであれば、クリック操作で簡単に鳥の目から虫の目に切り替え、タスクや予定の詳細を確認することができます。
例えば、ミーティングの予定の詳細を見れば、このミーティングで決めるべき項目のリストやアジェンダ、それに関連する資料や情報を確認することができます。
また魚の目で月間のスケジュールを見たり、過去と最近のスケジュールを見比べることで、仕事の流れや傾向の把握、空き時間や余裕具合を掴めます。
すると仕事のスケジュールを臨機応変に変更することができるのです。
さらに、自分に合うスケジュールの組み立て方改善にもつながります。
いろいろな視点からスケジュールを見られるようにしておく
第３章まとめ
- 仕事のスケジュール管理は、手帳よりデジタルカレンダーのほうがメリットは大きい
- やらないことを決めて、やるべき仕事に集中する
- 「今すぐやる」と「健全な先送り」をかけ合わせて、スケジューリングする
- バラバラに管理されている資料や情報を一元的に管理すると、探す手間と時間だけでなく、ミスやモレも減る
- 仕事のスケジューリングは、作業仕分けからはじまる
- 予定名に成果物を書くと、何をすべきかがより明確になる
- カレンダーを中心に時間軸でタスクを管理する
- 目的や用途に応じて、スケジュールの表示形式を切り替える
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