「先延ばし」がなくなる！すごいノートの使い方「すぐやることが大切なのはわかっているけれど、なかなかやるべきことにとりかかれない……」「今日片づけるべき仕事なのに、つい先延ばししてしまう……」こんな悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。やるべきことをつい先延ばしにしてしまうのには理由があります。それは、先が見えないから。未開の山林など、道のないところに自ら入っていく人がいないように、人間は本能的に先が見えないことを危険だと判断し、回避しようとします。逆にいえば、登山道が整備されている山であれば、躊躇せずに入っていくことができるということです。これは仕事でも同じです。つい先延ばしにしてしまうのは、何をすればいいのかがわからないから。タスクを細かく分解し、やるべきことを明確にしてゴールまでの道すじをつけることができれば、すぐにとりかかれるようになります。具体的には、ゴールまでのルートをノートに書き出すことです。面倒なようですが、実際に試してみるとそれほど時間はかかりません。たとえば、出張の準備。面倒だからとつい先延ばしにして、前日に慌てて準備をしている人をよく見かけますが、これもやるべきことをノートに書き出せば、すぐにとりかかることができます。やり方は次のとおりです。まず、やるべきことを書き出すためのノートを用意します。次に、ノートのいちばん上に「１月８日大分出張」など、ざっくりとしたタイトルを入れます。そして、出張をするためにやらなければならないことを、思いつくままに書き出していきます。実行する順番はあとから考えればいいので、とりあえずは思いつくままに書き出してみてください。抜け漏れがあってもかまいません。出張というタスクを完了させるために必要なことを書き出すと、次のような作業が必要だということがわかります。・相手先にアポイントを入れる・行き帰りの航空券を予約する・宿泊先を予約する・資料を準備する・着替えをパッキングする・帰社後に出張報告を作成し、上司に提出するなお、書き出す際は、あとから追記できるよう、各ＴＯＤＯの間に１～２行の空きスペースをつくっておきましょう。やってみるとわかりますが、やることが具体的になればなるほど、「航空券を予約しようと思ったら、マイレージ番号が必要で、それを調べなければならない」とか、「空港から取引先へのアクセスや、移動にかかる時間を調べなければいけない」など、より細分化されたＴＯＤＯが見え、書き足す必要が出てくるからです。これを続けて「もうこれ以上出てこない」となった時点、もしくは書いている最中に「あ、これは今できそう」と思ったら、手をつけられることから、ちょっとだけでもいいのでやってみましょう。このように、仕事が細分化されればされるほど、一つひとつのＴＯＤＯが小さくなり、とりかかるためのハードルが低くなります。すると、先延ばしがなくなっていくのです。やり終えたＴＯＤＯは、完了したことがわかるよう、レ点や打ち消し線を引いてください。また、たとえば航空券を予約したのであれば、予約番号など、必要な情報をそのページに追記しておきましょう。ここに書かれている内容は、そのタスクをやり遂げるために実行しなければならないサブタスクのリストになっていますから、最終的な目的地に向かうために踏むべきステップが明確になるだけではなく、進捗状況も可視化されます。このノートは、迷ったり躊躇したりすることなく、仕事を最後までやり遂げるための地図といってもいいかもしれません。
ＰＣ画面に貼った付箋メモは、あなたの仕事を劇的に遅くする今日やるべきタスクを付箋にメモしてパソコンのディスプレイの下に貼っている人をよく見かけます。なかには、下だけでなく両サイドにも付箋がいっぱいという人もいるのではないでしょうか。じつは、私自身も以前はこれをやっていたのですが、今はディスプレイに付箋を貼っている人を見つけたら、その人にはメモを残して仕事を頼むのをやめるようにしています。なぜなら、パソコンのディスプレイに付箋を貼ると、集中力が途切れ仕事が劇的に遅くなるからです。付箋をパソコンに貼るのは、これからやるべきことを忘れないようにするためです。ですから、ディスプレイに貼ってあるタスクは今やろうとしている仕事ではないはず。人の脳は、無意識に目の前にある情報を取り込もうとする習性がある一方、ひとつの仕事にしか集中することはできません。つまり、目の前に別の仕事に関する情報が書かれたメモが貼られていると、そのことが頭のなかに浮かんでしまい、今やっている仕事に集中できなくなってしまうのです。これでは仕事が遅くなってしまいますよね。とはいえ、メモをしないと忘れてしまいますし、タスクリストをつくることは効率的に仕事を進めるうえで必須事項といえます。そこで私がやっているのが、ノートや手帳の〝表紙〟にメモを書いた付箋を貼ることです。通常、ノートや手帳は作業中開いた状態になっていますから、表紙に貼っておけば作業中に目に入ることはなくなります。しかし、ひとつの仕事を終え手帳やノートを閉じると、これからやるべきタスクが書かれた付箋が目に入るわけです。また、その後取引先との打ち合わせなどで移動するのであれば、移動中に付箋を手帳やノートの中面に貼り直しながらどういう段取りで話を進めるのかを考えます。そうすれば、打ち合わせをより効率的に進めることができます。私の場合は、手帳やノートの表紙を活用していますが、目の前の仕事の進行中には見えない場所で、その仕事が終わると必ず目に入る場所であればどこでもかまいません。繰り返しになりますが、タスクを書き出すこと自体は大切なことです。「それがつねに目に入る」という状況がよくないのです。「ディスプレイのまわりが付箋でいっぱい」という人は、今すぐ付箋を目につかない場所に移動しましょう。集中力が上がり、仕事のスピードが劇的に速くなることがご理解いただけると思います。
あなたの仕事はなぜ終わらないのか？「いつまで経ってもやるべきこと（タスク）が終わらず、次の仕事にとりかかれない……」こんな悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。これには、理由があります。それは、「タスクは２種類ある」ことを知らないからです。タスクには「オープンタスク」と「クローズドタスク」という２種類があります。オープンタスクとは、やるべき項目が増えていく可能性のあるタスク。クローズドタスクとは、やるべき項目の数が決まっているタスクのかたまりのことです。たとえば、「映画をたくさん観る」というタスクはオープンタスクです。明確なゴールがないので、どれくらい観れば「たくさん」観たことになるのかがわからないから、いつまで経っても終わらないわけです。これをクローズドタスクにするには、「映画を１００本観る」というように、ゴールを設定し、タスクの終わりを決めることが必要です。このように、いつまで経ってもタスクが終わらないのは、オープンタスクのまま仕事を処理しようとしているから。クローズドタスクにすれば、「終わらない」ということがなくなるのです。単純なことなのですが、日々の仕事では、これが設定されていないことが多いのです。たとえば、議事録を書くというタスク。これをなんの制限も設けずに、オープンタスクとして処理しようとすると、どこまで細かくつくり込めばいいのかがわからず、作業がなかなか終わりません。これをクローズドタスク化するためには、以下のように、やるべきことを細分化し、手順をフォーマットにまとめるのです。１．開催日時を書き入れる２．会議のテーマを書き入れる３．参加メンバーを書き入れる４．会議の内容である議事を書き入れる５．課題と担当を書き入れる６．次回の会議の日程を書き入れる７．出席者および関係者に議事録を送付するこうすれば、１～６までの作業はフォーマットを埋めれば終わります。あとは関係者に送るだけ。これがオープンタスクをクローズドタスク化するということです。基本的に、新しく取りかかる仕事はすべてオープンタスクです。そういった仕事に取り組む際は、必ずその最中に作業手順やポイントなどをメモしておき、次回同じ作業をするときのためにクローズドタスク化しておくことが大切です。引き継ぎなどの仕事がスムーズにいくときと、そうでないときがあるかと思いますが、これもきちんとフォーマットやリストに落とし込まれているか否かがポイントになります。私が以前在籍していた花王では、タスクのクローズド化が徹底されていました。たとえば、商品の安定性を評価する際には、何日後にどの数値を計測すればいいのかというチェックリストが商品ごとに用意されていました。ですから、商品の品質チェックの際には、そのチェックリストの内容をこなせばいいだけになっていました。誰がやっても同じ結果が出るよう工夫されていたのです。とても項目数の多いチェックリストでしたが、やるべきことが明確で、どれだけ時間がかかるかを最初から想定できるので、仕事が終わる時間も見積もることができるわけです。たくさんの商品を出す会社でしたから、商品を安定的に出し続けるためには、こういった仕組みが必要だったのです。どんな仕事も二度目からはクローズドタスク化ができるはずです。ぜひ、フォーマットやリストをつくって、仕事を片づけていってくださいね。
終わらない仕事は、時間を区切って片づける上司からの突然の指示や取引先からのメールなど、処理しても処理しても次々に新しいタスクが生まれ、いつまで経っても仕事が終わらない……。こんな経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。前述のとおり、ＩＮ（入ってくる仕事）とＯＵＴ（処理した仕事）の量が釣り合っていれば、「仕事が終わらず帰れない」ということはなくなります。とはいえ、そのバランスをとるのは簡単なことではありません。なぜなら、仕事の発生源はたくさんありますし、そこから湧いてくる新たな仕事の量を自分でコントロールすることは不可能だからです。しかし、ＩＮとＯＵＴのバランスをとれるようにならなければ、永遠に残業をなくすことはできません。それを実現するために大切なのが、時間を区切って仕事をするという発想です。たとえばメールであれば、「今から10分間でできるだけ返信しよう」。請求書の発行であれば、「会議と会議の間の15分間でできるところまでやろう」。このように、タイマーで時間を計りながら作業をしてみるのです。もちろん、この時間だけですべての作業が終わるかというと、そうでないことがほとんどです。この集中して処理する時間を何回とれば、ＩＮとＯＵＴのバランスがとれるのかを考えて時間管理していくということです。私の場合、書籍を読むのは１日30分。新聞を読むのは１紙15分というように情報収集にかける時間も決めています。新しい情報は日々生まれますから、こうしておかないときりがありませんし、１日は24時間しかありません。情報収集にこれ以上の時間を割くことはできないからです。はじめのうちは、どの仕事にどれくらいの時間がかかるかということが正確に把握できず、なかなかうまくバランスをとることができないかもしれませんが、「プレゼン資料は１枚５分」「請求書の作成は１枚３分」といったように、タイマーで時間を計る習慣をつけることで、徐々に自分の生産速度を見える化できるようになってきます。そうなれば、時間を区切って集中して仕事に取り組めるようになりますし、新たな仕事が割り込んできても、終了する時間を見積もることができるので、仕事がスムーズに進むようになります。そして、どの仕事にどのくらいの時間を割りあてればＩＮとＯＵＴが釣り合うのかがわかるようになってきます。私がこういった発想になったのは、花王時代に化粧品を開発していたとき、各工程の時間を計るということを日常的に行っていたからです。たとえば、ひとつのファンデーションの色をつくっていたときも、原料を計量するのに15分。粉を粉砕するのに30分。粉砕機の掃除に15分。粉と油分を混ぜるのに60分……。このように工程ごとの時間を計っていました。すると、このファンデーションの色を１色つくるのに、１８０分かかることがわかり、当時の現場のキャパシティだと、１日につくれるのは２色が限界である、ということもわかりました。こうやって１日の仕事をすべて計っていくと、１カ月で処理できる仕事の量なども見積もれるようになり、仕事の計画を立てやすくなります。以前、書籍の企画の打ち合わせで、「残りのぶんは、あと25時間で書き終わりますので、８日後に原稿をお渡しできます」と答えたことがあったのですが、相手の人にとても驚かれました。うまく計画を立てられるようになれば、あらかじめバッファをとっておく
重要度の低い作業は「分割」「集結」し、短時間で片づけるビジネスの現場では、さまざまな仕事を同時進行で行わなければなりません。しかし、ひと言で「仕事」といっても規模や難易度、重要度はマチマチです。あたり前の話ですが、仕事は重要度や緊急度の高いものから片づけていかなければなりません。しかし、仕事が忙しくなり集中力が低下したりすると、つい目の前の簡単な仕事から片づけようとしてしまったり、重要度の低い〝作業〟に時間を使ってしまったりします。このように、優先順位を間違えてしまうと、「本来やるべき仕事がなかなか片づかない」ということがよく起こります。こういったことを起こさないようにするためのポイントは、重要度の低い〝作業〟を「分割」「集結」させることです。仕事の「分割」とは、文字どおり、ひとつの仕事を複数の作業に分割することです。たとえば、私が講演の仕事を請けたときの請求書の発行プロセスを分割してみましょう。①請求書を発行すべき仕事の依頼主から届いたメールを開く②請求書作成システムを起動する③請求金額や必要項目（交通費や経費、相手先の情報など）を記入する④プリントアウトする⑤法人印を押す⑥お礼状を書く⑦封筒を用意し切手を貼る⑧宛名ラベルをつくり封筒に貼る⑨テープで封をする⑩ポストに投函するこうやってひとつの仕事の一連のプロセスを複数の作業に分割すると、「別々に進めることができる作業」が見えてきます。たとえば、この請求書発行のプロセスは、講演前にできる作業と、講演後にしかできない作業とに分かれます。請求書をプリントアウトしたり、法人印を押したりする作業、また封をしたり、ポストに投函したりする作業は講演後にしかできません。領収書などを添付しなければなりませんから、事後でないと必要なものがそろわないからです。ただし、受け取ったメールで講演の内容を確認し、仕事を引き受けると決めた時点で、②と③の作業までは進めることができます。依頼を受けた段階でスケジュールを確認し、移動の手配などを行うわけですから、そのとき調べた情報を、受け取ったメールの署名欄に書かれている相手の情報とともにシステムに入力してしまったほうが、すべてのプロセスを講演後に行うよりも作業効率が上がるわけです。これが仕事を「分割」することのメリットです。次は、仕事の「集結」です。仕事の「集結」とは、重要度の低い細切れ作業を洗い出し、３～５分くらいの小さなブロックにして、仕事と仕事の合間やちょっとした空き時間、集中力が途切れたときなどに行えるようにしておくことです。これを行うことによって、優先度や重要度の高い仕事をじゃますることなく作業を行うことができますし、これまで細切れにやっていた作業をまとめて行うことで、ひとつあたりの処理スピードを速くすることができます。私の場合は、先ほど例に挙げた「⑦封筒を用意し切手を貼る」という作業を「集結」させています。ちょっとした空き時間に10枚ずつまとめてやっているのです。このようにしておけば、「席から立って封筒と切手をとりにいき、切手を貼る」という作業を請求書を発行するたびに行う必要がなくなるので、１通ごとの処理スピードが上がりますから、３分もあれば１通の請求書を送ることができます。これは、有名な「トヨタの生産方式」の、〝作業スピードが落ちる工程の前に最低限の仕掛かり品を在庫しておくことで、ボトルネックを解消する〟という方法を日々の業務フローに応用したものです。もちろん、この方法はこれまで細切れに行っていた作業全般に応用することができます。たとえば、経費精算の領収証をシステムに入力する作業。この仕事を完結するためには、システムを起動し、そこに領収証の内容を打ち込むという作業を行う必要があります。仮に、システムの立ち上げに30秒、１枚の領収証の内容を打ち込むのに20秒かかるとします。トータルで50秒です。領収証が発生するたびに、１枚ずつ処理している人はそのたびに50秒、つまり１枚処理するのに50秒かかることになります。では、領収証が10枚溜まるごとに処理している人はどうでしょう。システムを立ち上げるのに30秒、10枚の領収証の内容を入力するのに２００秒かかる計算になりますから、トータル２３０秒。これを１枚あたりに換算すると、23秒ということになります。このように、細切れの作業をまとめるだけで、処理スピードが倍になるのです。さらに、経費精算では、「領収証の現物を紙に貼りつけて経理に提出する」、フリーランスの人であれば「税理士事務所に送付する」といった作業も発生しますから、仕事を集結することで、さらにスピードに差がつく可能性があります。
簡単な作業のせいで重要な仕事を滞留させないために、ぜひ「分割」と「集結」の考え方を応用して仕事の手順を再構築してみてください。
交通費精算の手間を劇的に減らす！移動中のワンアクション電車での移動中など、いわゆるスキマ時間にできるタスクをひとつでもいいから処理していくと、会社に帰ってからの作業が減り、残業を減らすことにつながります。みなさんのなかにも、「移動中はメールを確認して返信したり、商談資料を読んだりしているよ」という人もいらっしゃると思います。ぜひ、こうしたものに加え、移動中にやってほしい作業があります。それは、交通費精算の下準備です。下準備といっても、ほとんど時間はかかりません。もちろん、これまでやっていたメールの確認や資料を読む時間もきちんと確保できます。では、なぜ移動中に交通費精算の下準備をするといいのか？経費精算のときに最も面倒なのが、交通費の精算ではないでしょうか。とくに営業職の人は、毎日さまざまな場所に出かけますから、ちょっと時間が経つと、どの路線を使って訪問したのかがわからなくなってしまうことがあります。とくに、１日何件もの取引先を訪問している人は、使った経路とかかった交通費を調べ、システムに打ち込むだけでもひと苦労です。じつは、移動中に交通費精算の下準備を行うと、こういった面倒な手間を軽減できるのです。移動の際にスマホの乗換案内アプリを使って移動経路や到着時間を調べる人も多いのではないでしょうか。じつは、乗換案内アプリの多くには、検索結果をボタンひとつでメール送信できる機能があります。おそらく、これから会う相手に「この電車でいきますよ」と伝えるための機能だと思うのですが、この機能を使って自分の会社のメールアドレスに検索結果を送ります。すると、その日の移動経路や運賃が書かれたメールが自分に届きますから、会社に戻ったら、そのメールを開き、会社の精算システムのフォーマットに合わせてコピペすればいいのです。最近の乗換案内アプリは、バスの時刻や運賃にも対応していることが多いので、たいていの移動はカバーすることができます。普段の行動に、ワンアクション加えるだけですが、これをするだけで、日々の交通費の精算を忘れることがなくなりますし、交通費精算の手間を省くことができます。最近では、スマホを使ってさまざまな仕事をすることができるようになりましたが、私は交通費の精算がスマホとの相性が最もよく、時短効果の高い作業ではないかと考えています。
面倒な単純作業を習慣化できる「モーニングリスト」とは？とりかかってしまえばすぐに終わるのに、つい放置してしまう単純作業ってありますよね。ここまでお話ししてきた、経費精算の入力作業や名刺にスタンプを押す作業などもそのひとつです。私の場合は、「自宅のワークスペースに置いてあるシュレッダーのゴミ捨て」がそれにあたります。ゴミが溜まってしまうと、ふたを開けた瞬間にあふれ、それを片づけるのによけいに時間がかかるので、小まめにやったほうがいいというのはわかっているのだけれど、つい、面倒くさがって「明日でいいや」と先延ばしにしてしまう。こういうことをなくすための解決策は「モーニングリスト」をつくることです。これをつくってから、私はシュレッダーのゴミを毎日処分することができるようになりました。モーニングリストとは、朝起きてから10分くらいの間でやるべきタスクをまとめたセットリストのことです。私の場合は自宅で仕事をすることが多いので、次ページの図のように、朝起きてからの作業をまとめていますが、会社勤めの人は出社後10分間でやるべきことをまとめてもいいでしょう。
モーニングリストを作成するときのポイントは、自分のやりたいことと、面倒な作業を一緒にすることです。たとえば、私は朝一でコーヒーを飲むのが習慣なので、「コーヒーを淹れる」こともタスクのひとつに入っています。こうしておくと、「コーヒーを飲むためには、シュレッダーのゴミを捨てなければならない」という意識が働いて、面倒な作業も習慣化されるのです。なお、モーニングリストは、必ずタイマーをセットするところからはじめてください。10分という時間を意識するためです。これをしておかないと、作業に時間がかかってしまったり、あれこれ欲張ってよけいな作業まで入れてしまったりして、10分で終わらなくなります。私の場合、タイマーをセットしたら、まずシュレッダーのゴミを捨てます。そして、コーヒーメーカーのスイッチを入れコーヒーを沸かします。コーヒーが入るまでの間、体重を量り、記録します。じつは、この体重を量るというタスクも私にとってはあまり気の進まないことでした。体重が増えているような気がして体重計に乗るのが怖かったからです。しかし、モーニングリストに入れて毎日量るようになって、ここ10年ほど増加傾向だった体重を１年間キープすることができました。体重を量ったら、次に机の上のモノをどけ、拭き掃除をします。いつやってもいいのですが、毎日同じタイミングで行えば、デスクまわりをつねにキレイに保つことができ、拭き掃除に時間をかけずにすみます。次に前述した財布の整理を行います。財布からレシートを出す、お金を補充する、など一連の作業をこのタイミングで行っています。次に、名刺入れから名刺をすべて取り出し日付印を押します。この作業は単純ですが、つい面倒になって先延ばししてしまいがちなので、私は朝一にやっています。昨日いただいたすべての名刺に日付スタンプを押したら、スタンプの日付を１日進め、今日の日付にします。名刺に日付を押す時点では、昨日の日付ですが、押し終わったら今日の日付に変えるという段取りです。毎朝行うので、スタンプの日付がずれることがありません。最後に、名刺を補充しておしまいです。この時点で、すでにコーヒーが出来上がっていますから、このあとゆっくり飲むようにしています。私は、毎朝これを行うようになって仕事のトラブルが減りました。人によってやるべきことは違うかと思いますが、モーニングリストをつくってみると、面倒な単純作業が毎日確実にこなせるようになります。
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