７「やらなくちゃ」で頭をいっぱいにしない秘訣 「やること」を考える前に、「課題」を絞る
◆「課題は何？」とまず考える
やるべきことを絞るべきと誰もが言いますが、上手に絞れないから悩みます。やることを絞れない原因の１つが、「〈課題〉を設定していない」ことです。
課題とは、目的を達成するための鍵のこと。以下を見てください。これは課題から対策を考える時のプロセスです。
- ＳＴＥＰ１：「課題」を絞る
- ＳＴＥＰ２：「選択肢」を出す
- ＳＴＥＰ３：「対策」を決める
この「ＳＴＥＰ１」が抜けているわけです。
職場の残業を減らすシーンで例えてみましょう。
あなたなら、何から着手しますか？いきなり、「ノー残業デーを導入しよう！」「時間になったら消灯しよう！」と考えると失敗します。
これが「課題を設定せずに、いきなり対策から考える」と言われるものです。成功する人は、事実を正確に把握し、それをふまえて課題から設定します。その上で、選択肢を持ち、基準を決めた上で優先順位を決めます。
あるケースで考えてみましょう。
データを見ると、月末に作業が偏っており、月末の残業が問題になっている。だとするなら、課題は「作業を平準化させる（１カ月で平均的にバラす）」ことにあると判断。
課題を出したら、次に解決策をいくつか挙げます。
平準化の課題を解決する対策案の候補として、「月に３回の締切を設ける」「ポスターを掲示し意識を高める」「毎週、朝礼で啓蒙する」等を上げたとしましょう。
この時、実行の確実性で「効果の大きさ」を基準に決めると、「月に３回の締切を設ける」となるわけです。
これこそが、課題を設定し、効果的な対策を打ち出す流れです。
◆その次に対策。この順番でキレイに整う
実は、この課題設定に苦手意識を持つ人は少なくありません。もし、そう思われたなら、こう考えてみてください。
課題設定は、まず「あなたの直感」で考えてみる。ただし、思い込みではなく、「現場」を知ること。事実を正確に把握していないと、良い課題は生まれません。
この例として、ダイエーの代表取締役社長、日本マイクロソフトの代表執行兼ＣＯＯ、パナソニックの専務役員などを歴任する名経営者の樋口泰行氏は、著書『僕がプロ経営者になれた理由』（日本経済新聞出版社）の中でこう言っています。
「日本マイクロソフトの法人営業の課題は直感で、〈お客様への関心を高めること〉だと考え、それを確かめる行脚に出た」と。
なので、直感を高めるためにも、現場のリアルを知っておきましょう。具体的には、従業員、お客様等の声を知ること。現場に関心を持つことが課題設定の精度を高める鍵となります。
まとめましょう。
まず対策を講ずる際は、「課題」を設定してみてください。そのためにも、現場のリアルに関心を持っておきましょう。最初は難しく感じるかもしれませんが、そうすることで、自信を持ってやるべきことを絞れるようになります。
８やることが定まらない時は「人事評価を上げる」に集中してみる 点数稼ぎではない！求められる役割に応えるのがプロ
◆求められる役割を期待以上に果たす
「自分自身のやるべきことが、いまいち定まっていない」と考える人は少なくありません。時間通りに来て、一生懸命に頑張り、また明日も時間通りに来る、その繰り返し。
上司からは、「やりたいことは何？」と聞かれたりもするけれど、うまく答えられない。あまりにしつこく聞かれるので、「やりたいことがないとダメなのか！」と言い返したくなったりもする……。
そんなことはないですか？そりゃ、「やりたいこと」が明確なほうが、短時間で成果を出しやすくなります。でも、だからと言って、諦める必要は全くありません。オススメの方法があります。
まずは、「〈人事評価を上げること〉にトライする」のです。えっ、それ……（出世ばかり考えている嫌味な人にならない？）、と思われたかもしれません。
でも、まずはこれを第一歩と考えてください。これをクリアした時、次の飛躍が期待できるのです。説明します。
評価を上げるとは、「求められること」に対して、期待以上の成果を出すことを意味します。野球で言えば、先発投手が二ケタ勝利を上げることに躍起になることに等しいわけです。
先発投手にはホームランを打って、しかも打率を３割に上げるための努力は不要です。プロとは、求められる役割に応えることが大前提。
評価を上げるとは、求められる役割に「応える」レベルではなく、「超える」ことを意味するのです。
◆大きく成長できる
実際にあった例を紹介します。その人は営業事務の女性でした。社歴は８年。その職種ではベテランです。能力は高いのですが、周囲からは日々の業務をこなしているだけのようにも見えていたと言います。
内勤事務という職種は、なかなか評価が難しく、滞りなくやっておけばマイナス査定がつくことはないため、ベテランになると、つい「こなすだけ」の仕事になることが少なくありません。
つまり、ある程度、予定通りにやっておけば合格点がもらえる、というちょっと残念な状態にもなりやすいのです。
まさに彼女の状態がそれでした。
しかし、彼女にチャンスが訪れます。上司が変わったのです。上司は、彼女に提案をしました。
「君のノウハウに期待して、お願いしたい仕事がある。新人の教育係をやってほしい」と。
さらに上司は彼女に、要望を付け加えました。
「人事考課でハイ達成にチャレンジしてみては、どうかな？」と。
彼女は快諾します。
そこで、明確な目標を設定することになりました。設定した目標は、３人の新人を一人前に育てること。
結果は、３人の新人だけではなく、その周囲の先輩を巻き込みながら進めたことから、６人の成長に寄与するということに。
そして、彼女には、トップクラスの評価がつきました。それを機に彼女は覚醒したのです。
今までは、なんとなくこなしていただけでしたが、常に求められる役割を明確にし、期待を「超える」方法を考えるようになったのです。
いかがでしょう。「やりたいこと」が特にないなら、なくてもＯＫ。
むりやりに「やりたいこと」を探すより、求められる要望を明確にし、「超える」方法を考えるのが正解です。
９どんなにできる人でも簡単に陥る「手段の目的化」の罠 作業それ自体は手段。本来の目的は何なのか？
◆その資料、時間をかけるべきところ？
「しなくても良いものを効率良く行うことほどムダなことはない」と言ったのは、経営学の大家、ピーター・ドラッカーでした。この格言の本意は、「手段が目的化」してしまうことへの警鐘。
手段が目的化するとは、〈やること（作業）〉自体が目的になってしまう現象を言います。
「社内の会議資料なのにデザインにこだわりすぎて、残業してしまう」というのは、その典型例。説明が必要ですよね。これは、「目的を見失っていないか」ということ。
この場合、いくらデザインに手間をかけても、効果が変わるわけではありません。でも、一生懸命になればなるほど、そうなってしまいやすいのも事実。
オススメの対策があります。どんな時でも目的思考になれる「呪文」を紹介しましょう。
「ここは時間をかけるところではない。なぜなら……」これだけです。このセリフを呪文のように唱えるだけで、目的思考になれるから不思議です。
先日のこと。
大学生の息子が、パワーポイントを使って、宿題のレポートを書いていました。どの図を挿入しようかと、フリー素材のサイトを見ながらアレコレと悩んでいたので、この呪文をつぶやくと、どうなるかを提案しました。
「ここは時間をかけるところではない。なぜなら……なぜなら、イラストはテーマに関係ないから！」彼は、すぐにフリー素材のサイトを閉じ、箇条書きで済ませました。
振り返ると、我々の仕事には、目的に影響しない業務が必ず潜んでいます。まずは、そのことに気付けるかどうかがポイントです。ぜひ、「呪文」を唱えてみてください。簡単にそのことに気付けるようになれます。
10やり直しは「早めにちょくちょく確認」で９割防げる 上司のニーズを把握して軌道修正していく
◆いつも「こうじゃない」と返される……
上司からいつもダメ出しをもらってしまう人にインタビューを重ねる中で、確信を得たことがあります。この人達に共通するキーワードがありました。「上司に説明するのが面倒」だと言うのです。
そこにあるのは「何を言われるかわからない」、もしくは「よけいな仕事が増えそう」、そんなところ。
わからないでもないですが、段取り良く仕事を進めるためには、上司の意向を把握することはもちろん、上司の力を借りることは不可欠です。
これは、能力ではありません。
手順の問題。
そのためにも、上司に説明するのが面倒、と思っている方にトライしていただきたいのが、「早めの段階で〈ちょくちょく〉報告、相談をしておく」です。
白状しますと、私も上司に相談するのが得意ではありませんでした。だから、たくさん失敗をしました。
失敗の多くは、「伊庭の言っていることは間違いじゃないけど、今の優先順位を考えるとそうじゃないんだよな」、そんな感じ。20代だった私は、さらに誤解をしてしまいます。
「もっと企画書のページ数を増やして、上司のニーズに応える確率を高めよう」と考えてしまいました。もう、わかりますよね。順序が違いますよね。そう。
「上司は何を問題としているのか」を、報告・連絡・相談を通じて把握することが先です。
◆こまめにすり合わせるのが大切
このことに気付いたのは、営業に訪れた先でお会いした、できる人達を目の当たりしたことでした。彼らに共通しているのは、上司に信頼されているから仕事を任されていること。
その前のステップとして、最初の段階で、自分がやろうとしていること、やり始めたことを〈ちょくちょく〉上司に確認をとっていたのです。こうすることで、上司が安心する様子を私は見てきました。
もちろん、最初の頃は、「それは違う」「もっとこうしたほうが良い」等、スムーズにいかないこともあります。でも、これも必要なプロセスと割り切るべきです。
最初の段階から「〈ちょくちょく〉上司に確認」を続けていくうちに、やり直しのリスクもなくなります。最初の段階で面倒だと思わないで、修正をかける。
これが「やり直し」を防止するコツでもあり、最終的には、裁量を任せてもらえる第一歩となるのです。いかがでしょう。上司からのダメ出しを予防するコツ、わかりましたよね。
仕事は必ず相手ありきで進むもの。独りよがりの仕事をせず、最初の段階で、自分がやろうとしていること、やり始めたことを〈ちょくちょく〉上司に確認をとりましょう。
何事においても、初めの段階で認識のすり合わせを怠らないことです。いろいろな「誤解」「すれ違い」を予防することができるでしょう。
11 70点の完成度で手離れする勇気を持つ 仕事が速い人は初めから１００点を目指していない
◆自分ひとりで完璧なものは作れない
突然ですが、クイズです。あなたなら、次のシーンにおいて、Ａさんにどんなアドバイスをしますか？先に言っておくと、Ａさんは、かなり段取りが悪い人です。
＊＊＊Ａさんは、ＴＶ制作会社の人。ある特番に向けて、Ａさんは専門家に電話取材をすることにした。その専門家は２時間をかけて、いくつかの資料を作成してメールをＡさんに送った（無償で）。翌日、Ａさんは、さらにその専門家に連絡を入れる。今度は、資料に記されている情報の詳細がほしいと言う。専門家は1時間をかけて、また資料を作成し、メールを送った。
すると、その翌日。また、Ａさんから連絡。今度は、さらに詳細をほしいと言う。専門家は、研究の成果を惜しみなく、提供できるもののすべてを送った。
その後、数週間、連絡がなかった。専門家は、Ａさんが困っていないか気がかりになり、連絡をした。すると、Ａさんはこう答えた。
「会議で方向性が違うと指摘され、今回は、違う資料を使うことになった」専門家の労力もムダに終わる。専門家は、このＴＶ局には二度と協力しないと心に誓った。
＊＊＊これは実話。恐ろしい話です。
◆仕掛かりの状態でも良い
さて、ここであなたに聞きたいのです。Ａさんは、明らかに段取りが悪いですよね。では、どうすれば良かったのでしょう。
あなたが、Ａさんにアドバイスをするなら、どのようなアドバイスをするでしょうか？いかがでしょう。答えられました？回答はシンプルです。
「自分ひとりで１００点を目指すのではなく、まずは仕掛かりの状態で良いので、関係者の意見を聞いてから詳細を詰めていくべき」
そうすることで、ムダな労力もなくせますし、何よりも、より良い効果を手に入れることができます。
そして、最初からひとりで１００点を目指すより、意見を聞きながら進めたほうが、むしろ結果は良くなるということ。そちらのほうが、うまくいきますよ。
12ひとりで延々と考えるより先に人に聞いてしまう 詳しい人に聞いた方が解決は速い
◆ネットで検索しても答えは出ない
情報を調べる際、思った以上に時間がかかることは少なくありません。調べる際の「絶対のセオリー」をご存知でしょうか。先に結論を言います。
「ネット検索は〈そこそこ〉で終わらせ、詳しい人に聞くか、実際に見に行く」たとえば、1カ月、咳が止まらないとしましょう。
ネットで検索をすると、いろいろな情報であふれかえっています。さて、どうしますか？そうです。結局、病院に行かないとわからないですよね。
段取りの良い人は、早々に切り上げ、「呼吸器科」を検索し、病院に行きます。診察の結果、それでも気になる場合、「耳鼻咽喉科」も受診します。ここまでしておくと安心です。
ビジネスでも一緒。会社のホームページへの集客を高める方法を調べるとしましょう。ネットで調べると、どうなると思いますか？もはやジャングルです。ホームページへの集客をビジネスとしている会社のホームページのジャングル。ほしい情報を求め、さまようことになります。
ようやく行き着いたサイトを見ると、ＳＥＯ、リスティング広告、ホームページ最適化、ＳＮＳとの連動など、言ってみれば当たり前の方法しか出てきません。
私の会社のホームページをお願いしているクリエイターに尋ねてみると、たった３分で「私にとって最適な情報」を教えてもらえました。
それは、コラムページを設けて、コラムを書き続ける方法。知人のＳＥＯ会社を営む友人にも聞きました。コラムとは別のランディングページを作成する戦略を教えてくれました。
後は、私が何を選択するかだけです。
このように、まずはネットで〈アタリ〉をつけ、複数の人に聞く（もしくは見る）ことで、選択肢を用意し、そこから最適な情報を選ぶ。
これだけで、短時間で効果的な情報を得ることができます。
13段取りの超プロは仕事の「はるか先」を見て動く 目先のことを完璧にするより大事なこと
◆完全に予測を誤った新幹線のワゴン販売
段取りの良い人とは、先読みができて、やり直しがない人と申しました。
「やり直し」が起こる要因の１つに、全体を見ずに「目の前の業務」だけに注力してしまっていることが挙げられます。これが、いわゆる「木を見て、森を見ず」です。
「やり直し」が重なると、いくら頑張ったとしても、評価を下げてしまいます。絶対に予防しておきたいところです。やり直しを予防する鍵は、何だと思いますか。
それは「予測力」を高めることです。
と言うと、それが難しい……、と落胆してしまいそうになりますが、こう考えてみてください。次の２つのことを想像します。
- ①この先はどうなりそう？
- ②関与する人、影響を与える人は誰？
どんな状態を指すか、２つの実話で紹介しましょう。
①「この先はどうなりそう？」の想像が欠落してしまった失敗例
東京から長野までの新幹線での出来事でした。車内は８割ほどの混雑。時間は午前11時。昼食には少し早く、お菓子も売れない時間帯。なのに、ワゴンの販売員さんが、謝りながら「すみません」と頭を下げている。
どうも社内販売のコーヒーが売り切れになった様子。ふと、ワゴンを見ると、商品は準備万端。ワインにおつまみもビッシリ。しかし、数名の乗客が、飲みたかったコーヒーを飲むことなく長野駅で降車。
②「関与する人」「影響を与える人」の想像が欠落してしまった失敗例
これは、聞いた話。営業パンフレットを作成することになった担当者。制作会社と何度も打合せをしたかいがあり、制作会社はデザイン性の高い企画案を提案。しかし、担当者が上司に企画案を見せたところ、指摘が入る。
「その営業パンフを営業現場の人達は、どう評価しているのかね」と。そこで、営業の責任者に見せることに。すると、想定外の返事が。
「ここまで凝らなくて良いよ。現場は、もっとシンプルなほうが良い」とのこと。仕方なく、担当者は制作会社に、やり直しをお願いすることに……。
◆この先はどうなりそう？影響を与える人は誰？
さて、これらに共通する原因は何でしょう？たしかに、目先のことは完璧にやろうとしているのですが、先読みの視点が抜けています。
ならば、このケースでは、どうすれば良かったのでしょう。
１つ目の新幹線のケースでは、乗客の顔ぶれを見ながら「この時間なら、どんな注文が増えそうかな？」「ポット１つで足りるかな」と想像することですし、２つ目の営業パンフレットのケースでは、「誰が、使うのか？」「だとするなら、誰の意見を尊重するべきなのか？」を想像することです。
と、言われても、ちょっと難しそうに感じてしまうものです。「この先はどうなりそう？」そして「関与する人」「影響を与える人」は誰ですか？こう考えることで、広がりが見えてきます。
これだけで、随分とムダな動きはなくなるはずです。
14手順の悪い人ほど紙に書いて整理しようとしない 書き出すことで、やるべき手順が見えてくる
◆「５Ｗ１Ｈ」で分解
「そんなの段取り良くやれば良いじゃん」と言う人っていません？そんなに簡単に言うなよ、と思いますよね。私も、そう思います。だから、この本を書きました。
ポイントとしては、要素を細かく分解することです。そうすることで、見えにくいものが見えやすくなります。
それが、こちら。
【段取り力を高めるステップ】
- ＳＴＥＰ１：「５Ｗ１Ｈ」の切り口で考える
- ＳＴＥＰ２：切り口ごとに、「２～３個の想像」を働かせる
ちょっと、わかりにくいですね。
解説します。
●ＳＴＥＰ１：「５Ｗ１Ｈ」の切り口で考える
「５Ｗ１Ｈ」とは、「何を（Ｗｈａｔ）」「なぜ（Ｗｈｙ）」「いつ（Ｗｈｅｎ）」「どこで（Ｗｈｅｒｅ）」「誰が（Ｗｈｏ）」「どのように（Ｈｏｗ）」の６つの要素を指します。よく耳にする切り口ですが、段取り力を高める時にも、この切り口で考えます。
●ＳＴＥＰ２：切り口ごとに「２～３個の想像」を働かせる
「５Ｗ１Ｈ」の各要素ごとに、最低でも２～３個の行動を考えると、自ずと段取りの良い人の行動になる、という法則です。上司から「会議のお弁当」を手配する依頼を受けたシーンで考えてみましょう。
（１）Ｗｈａｔ：「何」を手配する？
まず、15名分のお弁当（昼食）を手配。→（さらに想像）・そうだ、選べるように「和食・洋食・中華」を用意しておこう。
・おっと、お茶とお水のペットボトルも添えておこう。
（２）Ｗｈｙ：「なぜ」手配することになったのか？
11～14時にわたる長時間会議のためだ。→（さらに想像）・そうだ、時間がないので、食べながら会議をしたいとのことだったぞ。
（３）Ｗｈｅｎ：「いつ」手配すれば良いのか？
前日に予約をしておこう（売り切れがあるかもしれない）。
→（さらに想像）・当日は11時半には搬入しよう（進行次第で11時40分に食べることになるかも）。
・そして、13時に回収しよう（お茶のお代わりをほしいと考える人がいるかも）。
（４）Ｗｈｏ：参加者は「誰」？
会議の参加者は、部長と課長だ。
→（さらに想像）・考えてみると、年齢も性別もバラバラ。
ゆえに、「食べる量」「嗜好」が違うはず。
・たしか部長は、糖質制限をしていると言っていたぞ。
（５）Ｗｈｅｒｅ：「どこに」発注？「どこに」搬入？
15個の注文なので、宅配してくれるお店を選ぼう。
→（さらに想像）
・会議室に搬入する際は、邪魔にならないようにしないといけない。
・なので、弁当を一時的に置いておくテーブルも会議室の隅に入れておこう。
（６）Ｈｏｗ：「どのように」して（または、どのような状態で）運ぶ？
２人で搬入しよう（ひとりだったら、１回で搬入するのは難しい）。
→（さらに想像）・可能なら、お弁当を温かい状態にしておきたいな（お店に相談しておこう）。
◆あらゆる事態を想定しておく
いかがでしょう。できるかな……、と不安になられたかもしれません。安心してください。「想像」に正解なんてありません。大事なことは、自分なりに「想像」をしてみるということ。
もちろん、ズレていてもＯＫ。何よりも「想像」することが、段取りの第一歩なのです。
そして、次のステップ。前の図のように、時系列に整理をすると、やるべき手順として整理ができます。慣れないうちは、紙に書いてみるのも良いでしょう。
慣れれば、頭の中でできるようになります。いかがでしょう。思った以上に緻密だと思いませんでした？そうなんです。段取りの良い人って、実は緻密なんです。でも、安心してください。これも日々の繰り返しで必ず身に付きます。
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