はじめにあなたの仕事の進め方が劇的に変わる！「仕事は段取り８割」という言葉がありますが、私は信じていませんでした。
なぜなら自分は本番に強いと信じ込んでいたからです。
でも結果的に本番でなんとかなるという考え方が、私の貴重な時間と信頼をミスという形で奪っているのに気づいたのは30代になってからでした。
朝から晩まで仕事をしているのに、すべて中途半端に終わったり、正論を主張しているのにみんなに受け入れられなかったりと苦しい時代でした。
そんな私の仕事の仕方が変わったのは「インバスケット」というツールに出会ってからでした。
インバスケットとは仕事のシミュレーションツールです。
架空の立場になり、限られた時間の中で多くの案件を処理していくゲームです。
ゲームを通じて仕事の進め方からその内容、また仕事への姿勢までが明らかになります。
このインバスケットに初めて挑戦したときに、自分の書いた処理内容に衝撃を受けました。
例えば、仕事の進め方については、時間配分を考えなかったのがいけなかったのか、前半の案件は細かい部分まで処理をしていましたが、後半になると時間に追われて大雑把になり、最後には途中で終わってしまっている始末。
また仕事を抱え込んでしまい、ほとんどの仕事を先送りにしてしまっていました。
トラブルが起きても、火消しに躍起になり、肝心の原因究明や再発防止などはまったくなし、まさに臭いものにふたをする姿勢が明らかになっていました。
とてつもなく段取りが悪く、そして表面的な自分の仕事ぶりにショックを受けたのです。
なんとなく段取りが悪いのではないかと、うすうす気づいていたことを具体的に受け入れざるをえない状況になり、そこからどうすれば多くの仕事を精度高く結果を残せるように処理できるのか？という研究が始まりました。
はじめは「頑張り」で乗り越えようとしました。
次にテクニックで乗り越えようとしました。
しかし結果的にどちらも失敗で、もがけばもがくほど仕事が仕事を生む状態に変わりました。
そしてようやく答えを見つけました。
サクサクと仕事を進め、ラクラクと結果を残す段取り術です。
サクサク、ラクラク、ダンドリで、私はこれを「仕事のサラダ」と呼んでいます。
本書では、「段取り」を、一般的にいわれる順序や手順の決め方、そのためのスケジュールの立て方や手帳の使い方などのスキルではなく、「限られた時間の中で結果を残せる仕事そのものへの考え方」として紹介しています。
具体的には優先順位のつけ方や、ラクに結果が出る仕組みづくり、障害が発生しないようにする根回しなどを説いていきます。
誰にでもいまからすぐできることばかりです。
いわば仕事の基本といってもいいでしょう。
本書はあなたがサクサクとラクラク結果を残せる仕事ができるように、その方法を１冊にまとめました。
この本に書いてあることは著者である私自身が実践していることであり、私はこのおかげでいまは二つの会社を経営し、著者として年間5冊以上の本を書き、年間50回以上の講演をしています。
もちろん、週休は2日取り、ほぼ定時に帰宅しています。
あなたにもぜひ本書で「仕事のサラダ」を実践し、あなた自身が本当にやりたいことを実現していただきたいと考えています。
いい仕事は見ていてとても気持ちがいいです。
スピーディーで無駄な動きがなく、安定した結果を出し続け、結果の精度も高い、そんな洗練された仕事をぜひ目指してください。
本書を読んでいただきたい人は以下の通りです。
□仕事のミスを少なくしたい人□仕事を減らしたい人□無用なトラブルに巻き込まれたくない人□自分の仕事にさらに洗練さを追加したい人ちなみに本書は「読むだけで仕事が2倍処理できるテクニック本」の類ではありません。
ごく当たり前の仕事の進め方を解説しています。
私は、以前に、本書の姉妹書とでもいうべき『一生使える「仕事の基本」』を書いていますが、この本が多くの方からご支持をいただいたのは「基本中の基本だけれど、なかなかできない」と自覚されている方が多いからだと思っています。
ですからベテランと呼ばれる方にもぜひお読みいただき、いまのご自身の仕事の進め方が我流になっていないか、基本を忘れていないかを振り返っていただきたいと思っています。
本書はストーリー形式になっていますのでラクラク理解できます。
また解説も最低限に抑えていますからサクサク読めると思います。
読むだけではなく、気づいたことを書き込んだり、下線を引っ張るなど、より効果的な読み方で、段取りを身につけてください。
本書があなたの仕事の進め方を劇的に変えるきっかけになることを望んでいます。
一生使える「段取り」の教科書目次はじめにあなたの仕事の進め方が劇的に変わる！PROLOGUE「緑川君、ブログを始める」第１章頑張ることだけが仕事ではない──段取り思考の必要性11頑張ればいいってものじゃない段取りは「頑張ろうと思わない」こと12段取りで、仕事はサクサク、ラクラク──仕事のサラダ「ダラダラ」「バタバタ」から脱する方法13〝段取り思考〟が時間を生み出す８割を削って２割に集中せよ
PROLOGUE「緑川君、ブログを始める」これからあなたに段取りの基本をお伝えします。
まずは頑張っているけれど結果が出ない緑川君の日常を通して、段取りについて身につけていきましょう。
あなた自身も緑川君のような仕事の進め方がないか、ご自身にあてはめながらストーリーを読んでいってください。
皆さん、こんにちは。
僕は……緑川といいます。
ブログでは「みどりん」と呼んでください。
まず自己紹介です。
27歳、独身です。
大学を卒業して、いま、音響機器の専門商社で営業をしています。
実は大学を卒業して初めて入社したのは、別の文具メーカーの営業でしたが、頑張りすぎて２年目には燃え尽きてしまいました。
そして１年間、自分を探す旅に出ていましたが、財政が悪化し、大学の先輩の紹介でいまの会社に入りました。
自分に営業が合っているのかわかりませんが、とにかく、すべてに全力投球すればどんな壁でもぶちやぶれると信じて毎日仕事をしています。
家族構成です。
僕には父と母と妹がいます。
父はすし職人です。
厳しい人で、僕は文具のメーカーをやめたあと、店の手伝いをしましたが、２日で逃亡し、それが放浪の１年間の始まりになりました。
母は優しい人でした。
父に叱られた僕をいつもかばってくれました。
母には感謝です。
僕の趣味は……最近マンホールのふたのデザインコレクションにはまっています。
最初、テレビで見かけたときはどこがいいのかわからなかったのですが、緑川家の家紋に似ているふたが近くにあったことから関心がわき、画像を撮り集めています。
現在２１７枚です。
これもいつか分類してアップしようと思います。
このブログを書くきっかけですが、実は悩みがあります。
どうも仕事がうまくいかないのです。
この１年で自分が周りに認められなかったら、もう一度頑張って父のすし屋でも継ごうかと思っています。
何かの本に、自分が決めたことを他人に発信すると実現すると書いてありましたので、皆さんには僕の変革をぜひご覧いただき、時には厳しく、時には優しく、コメントください。
よろしくお願いします。
第１章頑張ることだけが仕事ではない──段取り思考の必要性
11頑張ればいいってものじゃない緑川君は上司である課長と同僚と一緒にタクシーに乗って取引先に向かっている。
「緑川、資料は大丈夫だな」「はい、提案書を私たちと先方分で５部持ってきています」「５部？いやいや、１名先方が増えたと言ったじゃないか」緑川君は慌てて言う。
「え、そうでしたか。
私は５部で足りるかと……。
ではコンビニでコピーしてきます」「そんな時間ないだろう」そのときに同僚の青柳君が言った。
「大丈夫です。
私が予備を持っていますので」「さすがだな、青柳」課長は満足そうに言って、思い出したかのように今度は緑川君に向かって言った。
「それと、もちろん、当社の会社案内は持ってきているよな」「え……それは聞いていませんので持ってきていません」「何、君は営業だろう。
なぜいつも持っていないんだ」そのときに同僚の青柳君がまた言った。
「課長大丈夫です。
私が持っています」緑川君はむっとして言う。
「課長大丈夫です。
そんなものなくても私が会社紹介をこの口で伝えられます」課長の視線は冷ややかだった。
「青柳君は段取りがいいなあ」「え？どうして。
僕のほうが頑張っているのに」段取りは「頑張ろうと思わない」こと「段取りがよい」と褒められると嬉しいと思いませんか？一方で必死に汗をかいて頑張っているのに評価されないのは悔しいですよね。
この差はなんなのでしょうか？実は「段取り思考」があるのか、ないのかの差です。
段取り思考とは「バタバタせずにスムーズに仕事を進めるにはどうするか」と考える思考をいいます。
この思考がある方は、仕事がスムーズに進み、トラブルやミスにも遭遇しにくくなり、周りから見ても「仕事ができる人」と評価されます。
逆にこの思考がないと、ぶっつけ本番型となり、ミスが出やすく、かつバタバタしているので、たとえ正しいことをしていても、頑張っていても「仕事ができない人」と評価されてしまうわけです。
つまり「段取り思考」を持つことが仕事ができる人の前提といえるのです。
さて、本書ではその段取りについて一緒に学んでいくわけですが、そもそも段取りとは何かをお話していきましょう。
段取りという言葉の語源は諸説ありますが、宮大工用語で石畳みの階段をつくる際に一段の高さと個数を決めることを「段を取る」といったそうです。
また歌舞伎の世界でも演目を決めたり、展開の計画をつくるという語源だという説もあります。
これらの説に共通しているのは、段取りとは「事前の準備」であるということです。
ある若い社員に会議の準備を依頼したときのことです。
「段取りって何ですか」と思わぬ質問を受けました。
そうか私の若いころには上司から連発された「段取りが悪い」という言葉も、死語になりつつあるのか？と驚きました。
「段取りって仕事がスムーズに進むように事前に準備することだよ」と説明すると、さらにこの社員は驚いたことをあっけらかんと言いました。
「準備しても必要ないこともあるかもしれないから、逆に手間じゃないですか」
なるほど、いまは情報もスマホやタブレットがあればすぐに手に入るし、生産性という言葉のもと、必要ないかもしれない準備は〝手間〟ということになるのかと感じました。
でも、この考え方には決定的な落とし穴があります。
その場で頑張ろうという考え方は、致命的なミスを招きやすい非論理的な考え方だということです。
例えば、旅行に出かける前日にこう考えたとします。
「明日の朝は、たくさんやることがあるなあ……。
明日は頑張らなきゃ！」実はこの考え方には潜在的なリスクがあります。
例えば、寝坊するリスクもありますし、起きると体調がよくないということもありえます。
急な電話が入ってきて時間がなくなるということもあるかもしれません。
ですから「頑張れば大丈夫」と考えるよりも、起きうるリスクを考えて前もって準備をしておくことのほうが賢いというわけです。
そこで段取り思考を使うとこう考えるわけです。
「明日の朝、ラクに出発するには、どうしたらよいのだろう？」この思考があれば、前日のうちにしておくべきことに気づきます。
例えば、着ていく服を用意しておいたり、靴を出しておいたり、忘れ物がないようにチェックリストをつくったりしておくことで、当日にミスなく、そしてバタバタすることなく出発できるというわけです。
あなたが段取りをよくするには、まず考え方を少し変えてみてください。
「頑張ろう」と考えないこと。
正しくは「頑張らないように頑張る」と考えます。
段取り力を上げるには、頑張りどころを少し変えてみてほしいのです。
結果を出す人へのステップ1頑張らないように頑張る
12段取りで、仕事はサクサク、ラクラク──仕事のサラダ緑川君、ブログで愚痴るこんにちは。
みどりんです。
実は今日もへこんでいます。
うちの上司にコテンパンに怒られました。
詳しくは書けませんが、今日の会議の準備をしてるときのことです。
部内の会議の準備を指示されて、一人で机を動かし椅子を配置し、資料を配布しました。
プロジェクターとパソコンも設定し、キチンと映るかもチェックして、準備は万全でした。
ところが開始10分前になって、同僚のＳ君が自分のパソコンで投影したいと言いだし、さらに同僚のＴ君は資料の差し替えを言ってきました。
その結果、プロジェクターがうまく投影しなくなり、専門家を呼びに行ったり、配ってあった資料をいったん回収したりバタバタしました。
結局、資料配布が遅れて会議の開始も10分遅れてしまいました。
汗が首を伝っていくのがわかる忙しさ……。
そこに課長から一喝。
「段取りが悪すぎる」読者の皆さんには理解してもらえると思いますが、僕は僕なりに頑張っています。
そもそも僕は一つのことをコツコツと仕事するタイプで、ライバルのAと違って、あれこれ目配りが必要な準備や進行といった段取りの才能はもともとないのです。
わが上司にも人を見る目を養っていただきたいものです。
さあ、録画したテレビを見て寝よう。
みどりんでした。
「ダラダラ」「バタバタ」から脱する方法健康を維持するために皆さんはどのようなことに気をつけていますか？私は毎朝ジョギングをしたり、なるべく歩くようにしています。
また、食事は外食が多いので「サラダ」を食べるようにしています。
サラダが健康によいかどうかはわかりませんが、最初にサラダを食べるとあとの食事もおいしくなるような気がします。
仕事でも、サラダは必要です。
「仕事のサラダ」とは、「はじめに」でもふれましたが、「サクサク」「ラクラク」「ダンドリ」この３つの頭文字を取ったものです。
「サクサク」仕事を進めるには、優先順位をつけることが必要です。
たくさんの仕事を限られた時間に押し込むのは、容量がいっぱいのパソコンを動かすように無理があります。
「ラクラク」仕事を進めるには、効率化したり仕組みをつくったりすることが必要です。
同じ作業が重複しないよう、手順書をつくり仕事のムラがないようにします。
そして、この二つを実践するために「ダンドリ」をつけます。
本番でなんとかしようという考えではなく、事前にできることはやっておく。
つまり仕事の先回りをすることが大事です。
サラダを摂らずに本番に臨むのは、食事の際にいきなり揚げ物をガツガツ食べるようなものです。
段取り力は資質ではありません。
その方が持っている仕事のイメージの問題です。
「段取り」という言葉の明確なイメージを持っていないので、緑川君のように段取り力はないだとか資質問題という思考に陥ってしまうのです。
仕事をサクサク、ラクラク進めるにはどうするのか？こう考えるとやるべきことが浮かんできます。
先ほどの緑川君のケース、会議の準備でいうと、メンバー間の情報共有や事前の確認をすることも、またチェックリストをつくっておくこともできるでしょう。
例えば、会議出席者に対して会議の進め方を共有しておくことで、各自のパソコンから投影することはできないとあらかじめ出席者に知らせることもできます。
また、追加資料も会議の開始１時間前までに受けつけ、そこから会議資料の印刷やセットを開始することをルールとしておけば、急に追加資料が発生しないわけです。
もし開始１時間を切って追加資料が発生した場合は、各自で用意する旨を伝えておけばバタバタしなくてすむでしょう。
このようにいかにサラダ的な仕事にするか考えることが大事なのです。
これに対して「頑張れば大丈夫」「コツコツやればなんとかなる」という思考には、段取りはなく、「ダラダラ」「バタバタ」という仕事のイメージにつながります。
「サクサク」と仕事が進み、「ラクラク」仕事ができるのは楽しいもの。
「ダンドリ」はそのための事前準備です。
結果を出す人へのステップ2仕事を段取りよく進めるには「サクサク、ラクラク、ダンドリ」の考え方が大切
13〝段取り思考〟が時間を生み出す緑川君、トップになる緑川君は課長と面談をしている。
「緑川、君はトップだ」緑川君は課長の険しい表情から、よいトップではないことを察知し、神妙にうなずいている。
「社内で残業時間トップは何度目だ。
君はわが社が進めている働き方改革を忘れたのか」緑川君は頭を下げながら言った。
「申し訳ありません。
先月は繁忙期でして」「何が繁忙期だ。
じゃあ、今月は大丈夫なのか」「いえ、今月も注文が多くて、あと社内プロジェクトもいくつかありまして」「君は目標は達成していないのに、残業だけは多い。
働き方を変えてもらわないと困る」緑川君は苦笑いしながら言った。
「僕自身は変えようと思っているんですが、なんせ客商売でして。
クライアントからの問い合わせはコントロールできません。
あと、後輩からの相談も多いのに加えて、先輩から仕事を振られ、気がつくと暗くなっています」課長は目をつぶって腕組みしながら聞いている。
「……そこからメールを開けると、３ページ先くらいまで未開封のメールが溜まり、期限まぢかの報告書が机にあり、他部署からよくわからない電話がかかって……」「だから残業なのか？」「ええ、まったく時間が足りません。
僕もライブやサッカー観戦などプライベートを大事にしたいと思うのですが」「だからこそ仕事の仕方を変えないといけないと思わないか」「仕事は減りません。
むしろ防ぎようがないといったほうがいいでしょう。
ということで、今週の土曜日午後だけ出てきていいですか」緑川君は休日出勤申請書を課長の前に差し出した。
「あのなあ、君はこの面談をなんの面談だと思っているんだ」８割を削って２割に集中せよいま、時代は労働時間削減の方向に流れています。
どの企業でも残業削減、私がいま書いている本の世界でも「スピード○○術」だとか「効率のよい仕事術」といったビジネス書が書店で幅を利かせています。
しかし、段取りをつけるということは「仕事の速度を２倍にする」だとか、「業務量を２倍こなす」という技術ではありません。
むしろ８割の無駄を取り除き、２割の大事な部分に集中するという技術です。
先ほどの緑川君のケースを読まれて「自分はそこまでレベルは低くない」と思われた方もいるかもしれません。
しかし、多くの管理者の方やベテランといわれる方でもやりがちなことではないでしょうか。
会議の時間で多くを語りすぎ、肝心なことがぼやけてしまっている方もいれば、雑務に追われて本来やるべきことができていない方も多いものです。
このときによく聞く嘆きが「時間が足りない」です。
しかし、時間は増えることはありません。
だから時間が足りないという考え方ではなく、無駄を取り除き大事な部分に集中することが大事なのです。
商談であれば、商談に時間を集中させるためにまずどのようなことをするべきかを洗い出し、そのうえで限られた時間をできるだけ大事な部分に集中させるために、無駄を取り除くという行動が必要です。
例えば、会社案内や商品説明を先に郵送しておけば、確認してもらうこともできるかもしれません。
私も、自社のインバスケットについてあらかじめ知っていただくために、自分の書いた本を先方に送ることがあります。
そうすれば「インバスケットとは？」から入る時間は大幅に削減できます。
お客様のニーズなども前もって聞いておきます。
そうすると持っていく資料も少なくすみますし、ストーリーをあらかじめつくれます。
つまり段取りをつけるということは「どうすれば多くの仕事を時間内にできるのか」という仕事のスピードアップを目指すものではなく、どう
すれば無駄を省いて時間を生み出すことができるのかと考えることなのです。
いままで段取りをつけることができなかった方も、このように考えると自然と段取り上手になることができるのです。
結果を出す人へのステップ3どうすれば時間を短縮できるかを考える
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