第１章片づけ時間が半減し、仕事が10倍速くなる！机まわりとモノの整理編

はじめに「がんばっているのに仕事が全然終わらない」「やらなければいけないことがたくさんあるのに集中力が続かない」「探し物やミスが多く、それに時間をとられてなかなか仕事が進まない」あたり前の話ですが、仕事が忙しくなれば誰もが「処理速度を上げたい」「集中力を上げたい」と考えます。しかし、その思いを嘲笑うかのように、忙しくなればなるほど机の上やパソコンのデスクトップがぐちゃぐちゃになっていく。するとミスや探し物でよけいな時間をとられたり、集中力が下がって、仕事の効率とスピードが落ちていく……。こうなってしまう原因は、ＩＮ（入ってくる仕事やモノ、情報の量）が、ＯＵＴ（処理した仕事や情報、廃棄するモノの量）を上まわっているからです。本書はこんな悩みや問題を「片づけ・整理」で解決するための本です。「片づけ・整理」と聞くと、「散らかった部屋をキレイに片づける」「ぐちゃぐちゃになったクローゼットのなかを整理する」など、時間をかけて身のまわりのモノを整然と並べ、見た目をよくする面倒な行為、と考えてしまいがちです。しかし、本書で紹介するノウハウは、多大な時間をかけて身のまわりをキレイにするだけの「整理のための整理」ではありません。ＩＮとＯＵＴのバランスをとり、仕事の効率とスピードを上げるために、モノやパソコンのデスクトップ、タスク、メール、人間関係、情報など、仕事にまつわるあらゆるものを手間と時間をかけずに片づける〝仕事術〟です。なぜ、私がこのようなノウハウをみなさんにお伝えできるのか。それは、私自身がサラリーマン時代に、本書でお伝えするノウハウを使って、月１００時間を超える残業地獄から抜け出し、「12時出社・５時退社」という働き方を実現した経験があるからです。私は今、商品開発のコンサルティングや執筆、講演などの仕事をしていますが、その前は、おもに洗剤や化粧品などを手がける大手化学メーカー「花王」で商品開発などの仕事に携わっていました。入社後、何年かの間は、毎日終電まで働いていました。もちろん、仕事が好きだったということもあるのですが、さまざまなプロジェクトを同時進行で行っていたこともあり、次から次へとやってくる仕事の洪水をうまく処理することができなかったからです。処理しても処理しても新しいタスクが飛んでくる。ＩＮがＯＵＴを大幅に上まわりバランスが完全に崩壊していました。そして気がつくと残業が月１００時間を超えることが普通になっていました。当時は、とくにそれを問題だとも思っていませんでしたから、完全な〝ワーカホリック〟だったといっても過言ではありません。そんな私を変えてくれたきっかけは、ある社内研修でした。内容は、中堅社員向けの「仕事の効率化」に関するものでした。その研修のなかで、講師の方からこんな質問を受けました。「あなたがやめられないことはなんですか？」私は「残業です……」と答え、そのときはじめて「残業をなくすためにはどうすればいいのだろうか？」と考えたのです。最初に取り組んだのは、業務フローの改善でした。「これまでの仕事のやり方に無駄はないだろうか？」「やめても問題のない業務はないだろうか？」。日々、このように考えていると、徐々に仕事が速く終わるようになってきました。次に取り組んだのは、身のまわりのモノの片づけです。本編で詳しく解説しますが、不要なモノを捨てたり、ただ整然と並べるのではなく、よく使うモノは手の届くところに置き、あまり使わないモノは引き出しにしまったりと、〝使用頻度〟によって収納位置を変えることで効率と集中力が上がっていったのです。こうやって目に見える成果が出てくると、だんだん面白くなってきて仕事にまつわるさまざまなことを片づけるようになりました。そのタイミングで会社が裁量労働制を導入したことで、気がつくと私は12時に出社し５時に退社する生活を送るようになっていました。そして驚くことに、労働時間が減少したにもかかわらず、仕事の成果が上がっていったのです。本書では、私がサラリーマン時代にこういった経験をもとに確立し、これまでブラッシュアップし続けてきたノウハウを余すことなくお伝えしていきます。できるだけ多くの人に活用していただけるよう、基本的なノウハウを中心に構成しましたので、誰でもご自身のお仕事に取り入れていただけると思います。また、一つひとつの項目が独立していますので、興味のあるところから、取り入れやすいところから読んでもらっても、日々の仕事に役立てていただけることでしょう。くり返しになりますが、本書でお伝えするのは、ただモノをキレイに並べるだけの整理術ではありません。膨大な時間を使ってキレイに整理するのではなく、時間も手間もかけずに使いやすく整理し、仕事のスピードと質を上げるためのノウハウです。本書でお伝えするさまざまなノウハウが、あなたの働き方、ひいては人生をより豊かにする一助になれば、これほどうれしいことはありません。２０１７年４月美崎栄一郎

目次はじめに第１章片づけ時間が半減し、仕事が10倍速くなる！机まわりとモノの整理編１知っているようで知らない机上のモノの配置の原則とは？２使用頻度で整理すると机上のモノは簡単に減らせる３机上に書類が散乱しない！書類管理の２つの鉄則４仕事が速くなる引き出し活用法①かさばる書類は〝使用頻度〟によって収納位置を変える５仕事が速くなる引き出し活用法②生産性が上がる！１・２段目の使い方６名刺の整理は、日付スタンプを押して輪ゴムでとめるだけ！７名刺をデジタル管理する最も簡単な方法とは？８「あれがない！」がなくなるカバンの整理術９整理されていない財布はあなたの時間とお金を奪う10必要なものがすぐに見つかる！ポイントカードの管理法11読むべき本、捨てるべき本がすぐわかる！すごい書棚の整理術第２章先延ばしや仕事の洪水がなくなる！タスクの片づけ編12「先延ばし」がなくなる！すごいノートの使い方13ＰＣ画面に貼った付箋メモは、あなたの仕事を劇的に遅くする14あなたの仕事はなぜ終わらないのか？15終わらない仕事は、時間を区切って片づける16重要度の低い作業は「分割」「集結」し、短時間で片づける17交通費精算の手間を劇的に減らす！移動中のワンアクション18面倒な単純作業を習慣化できる「モーニングリスト」とは？第３章細かいフォルダ管理から解放される！デスクトップの簡単掃除ワザ編19検索時代のパソコン整理とは？20よく使うファイルは、目に見える所に置いておく21検索できるのだから、細かいフォルダ管理に時間をかけるな！22ファイルの〝ゴミの日〟を決める23使いたいアプリが一瞬で見つかるスマホ画面の整理術第４章驚くほど仕事がはかどる！超速メール術編24メールの返信がこないのは、あなたのせい!?25即返信を可能にする、メールを溜めない「Ｂｃｃ」の活用法26仕事がはかどる件名、仕事を遅くする件名27よけいなやりとりを激減させる、アポ取りのルール28添付ファイルはデスクトップに移動せず、即クラウドへ29進行中のプロジェクトのメールは、自動振り分け機能で管理する

第５章仕事も気持ちもすっきりする！ＳＮＳと人間関係の片づけ編30人間関係の整理は〝気持ち〟の整理31集中力を持続させるフェイスブックの友だち管理32マイルールをつくり連絡手段を一本化する33「消してもいいのかな？」の迷いを断ち切るアドレス帳の整理術34角を立てずに断るコツは、断ち切るのではなく〝離す〟こと第６章超速で情報を集め、最大限活用できる！情報管理ワザ編35やり忘れやミスが激減するノートの活用法36プロジェクトの情報を一元管理する最も簡単な方法37ワンクリックでネット情報を整理できるエバーノートのすごい機能38情報はゴールから逆算して集める39発想力・企画力が上がる！情報収集の着眼点40紙の新聞・雑誌が溜まらない情報整理の２つのルールおわりにブックデザイン西垂水敦・坂川朱音（Ｋｒｒａｎ）イラスト越井隆

知っているようで知らない机上のモノの配置の原則とは？書類を書こうと思ったらペンがない。昨日使ったはずのハサミが見つからない。電話中メモをとろうとしたら、メモ帳が見あたらない……。こういう経験をしたことがある人も多いことでしょう。よくいわれる話ですが、私たちビジネスパーソンは、１年間のうち平均１５０時間近くを「探し物」に使っています。１日８時間働くと仮定すると、約20日分。土日祝日が休みの人であれば、約１カ月分の労働時間ということになります。裏を返せば、探し物をすることがなければ、１カ月近くの時間を創出することができるということです。この時間を使えば、残業が多い人でもかなりの人がはやく帰宅することができるようになるのではないでしょうか。探し物が多い人の共通点は、机上にあるモノの配置が決まっていないこと。そして、机上に不必要なモノが多いということです。この２つを改善すれば、探し物は驚くほど減り、膨大な時間をつくり出すことができます。まず、机上のモノの配置から見ていきましょう。なぜ、机上のモノの配置を決めなければならないのか。そのヒントは、車の運転席にあります。車を運転する人ならわかると思いますが、レンタカーや友人の車に乗っても、「ハンドルが見つからない」「ブレーキが見つからない」ということにはなりませんよね。なぜなら、ハンドルやアクセル、ブレーキペダルなど、運転に必要な機材の位置が決まっているからです。だから、たいていの車は自分の車と同じように運転することができるのです。ウィンカーやワイパー、シフトノブを動かすときに戸惑うことがあるのは、車種によって場所や形状が異なっているせいです。車でいう運転席にあたるのが、オフィスの机。毎日座って仕事をするわけですから、机上も車の運転席と同じように、最適な場所にモノを配置するのが基本です。では、机上における基本的なモノの配置について解説していきましょう。パソコンで仕事をすることが多いはずですから、正面にパソコンのディスプレイを設置するのが基本です。そして、ディスプレイの前にキーボード、キーボードの右手にマウスを置きましょう。次に電話です。右利きの人であれば電話は必ず左側に置きましょう。左手で受話器を持てば右手が自由になりメモをとりやすいからです。

「そんなのあたり前だし、そもそも最初からそうやって設置されているよ」という声が聞こえてきそうですが、少しご自身の机の上を思い浮かべてみてください。よく机の上にモノが散乱してキーボードの手前のスペースでマウスを操作している人を見かけます。マウスを操作するたびにキーボードを奥に寄せ、手前にマウスを持ってくる、マウスからキーボードに手を戻すたびにマウスを横にどけ、キーボードを引っ張り出すといった動きをしている人はいませんか？電話も同じです。固定電話は左側にあるかもしれませんが、携帯電話はどこに置かれているでしょうか？右側に置かれているという人もいらっしゃるのではないでしょうか？また、電話の内容をメモするためのメモ帳の位置は決まっていますか？本来なら右側にあるべきですが、電話がかかってくるたびに探しているという人もいるのではないでしょうか。こんな状態では、机上のモノの配置が決まっているとはいえません。またあなたは、仕事中にコーヒーをこぼして書類をダメにしてしまった、という経験はありませんか？これは、机の右側にマグカップや紙コップを置いているから。右利きの人は、右側に紙やペンなど作業に必要なモノを置いていることが多いので、ちょっとした不注意でマグカップなどを倒してしまう可能性が高くなるのです。このように、机上のモノの配置が決まっていないと、探し物が増えるだけではなく、無駄な動作やトラブルが増え、本来仕事に充てるべき時間がどんどん減ってしまうのです。また、最近では通信環境が整備され、カフェや出張先のホテルなどオフィス以外の場所で仕事をすることが増えました。こういった環境でも、オフィスの机と同じ配置にすることが大切です。今私はホテルの机でこの原稿を書いていますが、ノートＰＣを中央に置き、その左側にスマートフォン、ＰＣの右側にはペンケースと手帳を置いています。ホテル備えつけのポットで沸かしたコーヒーは、左手の奥に置いています。このように、仕事の効率を上げるためには、いつでもどこでも同じ環境をつくり出すという意識が大切になってくるのです。ぜひ、ご自身の机上に置かれているモノを思い出し、それぞれをどこに配置するのが最適なのか見直してみてください。

使用頻度で整理すると机上のモノは簡単に減らせる前項では、基本的な机上のモノの配置についてお伝えしましたが、先ほどお伝えした〝探し物を減らすポイント〟がもうひとつありました。そう、机上から不必要なモノをなくすことです。これができないと、探し物を減らすことができないだけでなく、同じ場所にモノを配置することもできません。さらに、机の上にモノが散乱していると集中力も続かなくなってしまいます。仕事の効率を上げるためには、今やっている仕事に必要なモノのみが机の上に置いてある、という環境をつくり出すことが必要なのです。とはいえ、モノを減らすのは難しいものです。捨てようとすると「いつか使うのではないか？」という迷いも出てきます。このような迷いをなくすためには、机上のモノを次の３種類に分けて考えるのが効果的です。①よく使うモノ②たまに使うモノ③使うかもしれないモノ極端な話、「①よく使うモノ」以外、机上に置いておく必要はありません。②と③を目の前からなくしてしまえば、仕事は劇的に速くなります。作業台のような場所を確保して仕事をする場合、必要な道具しか持っていきませんよね。それ以外のモノは必要ないからです。机上も同じで、残すのは使う頻度の高いモノだけにするのが基本です。「よく使う」と「たまに使う」との線引きは、１週間に一度以上使うものを①、それより使用頻度の低いモノを②とするのが一般的ですが、ご自身の仕事の内容に合わせて、どのくらいのスパンにするのかを決めてください。私の場合、２日に一度使うモノは「①よく使うモノ」としています。具体的には、パソコン、電話、スマートフォン、手帳、よく使うペンのみを入れたペン立て、進行中の仕事に関する書類などを机上に出しています。なお、机上に書類を置く場合は、ブックエンドなどを用意し、必ず立てて収納するようにしてください。書類を横に寝かせて積んだ瞬間、下のほうの書類にアクセスすることができなくなります（詳しい書類の整理法は次項で解説します）。また、家族の写真や好きな映画のフィギュアなどを飾っている人は、それを眺めることでモチベーションが上がるのなら、「①よく使うモノ」としてかまいません。とはいえ、机の周辺にあるすべてのモノの使用頻度を調べるのは大変です。そこで、紙袋を用意し、パソコンや電話など絶対に必要なモノ以外をすべてそれに入れてください。そして、仕事を進めるたびに必要なモノをその紙袋から取り出し、先ほどお伝えした位置に配置してみてください。しばらくこれをくり返していると、「①よく使うモノ」と、「②たまに使うモノ」、そして「③使うかもしれないモノ」がわかるようになります。それがわかったらまず、「③使うかもしれないモノ」を捨てます。そして、「①よく使うモノ」は机上に残し、「②たまにしか使わないモノ」は引き出しにしまいます（引き出しの使い方については後ほど解説します）。ここで問題になるのが、②と③の線引きです。たいていのモノは「いつか使うかもしれない」と考え、とりあえず残してしまいがちですが、それを放っておくと仕事のスピードを落とす原因になります。ボールペンやステープラーの替芯、電池のストックは最小限にしても問題ないはずです。今は、コンビニがいたる所にあり、オフィス向けの通販サービスも充実していますので、よけいなストックを持つ必要はありません。なお、オフィスの倉庫や総務部門などにストックがある場合は机に置いておく必要はありません。このように、机上のモノを使用頻度で分けると、机の上が驚くほど片づきます。ぜひ、ご自身の机上のモノがこの３種類のどれにあたるのかを考えてみてください。

机上に書類が散乱しない！書類管理の２つの鉄則仕事が忙しくなってくると、いつの間にか机の上に書類が散乱してしまいます。あなたにも、同僚の机に書類が山積みになっているのを見て、「今忙しいのかな？」と想像した経験があるのではないでしょうか。机上に置かれている数あるモノのなかでも、いちばん探しづらいのが書類です。ただでさえ探しづらいのに、これが机上で管理できないくらいぐちゃぐちゃに置かれていれば、当然あなたの業務フローは破綻してしまいます。書類は次の２つのルールにしたがって管理すれば、どんなに忙しいときでも散らかったり、どこにいったのかわからなくなったりすることはなくなります。２つのルールとは、・すべて立てて管理する・３つのレーンに分けて保管するということです。書類管理の鉄則は、立てて管理することです。絶対に寝かせた状態で保管してはいけません。寝かせて置いた瞬間に、２番目以降の書類にアクセスできなくなり、どの書類がどこにあるのかがわからなくなってしまうからです。では、「３つのレーンに分けて保管する」とは、どういうことなのでしょうか。それを説明する前に、まず机上で保管すべき書類の前提条件をお伝えしておきましょう。前述のとおり、机上で管理すべき書類は、「①よく使うモノ」だけです。それ以外のものは、すべて引き出しにしまいましょう（引き出しの使い方については、次項で解説します）。机上に残していい書類は、アクティブなものだけ。アクティブな書類とは、進行中のプロジェクトに関する書類や部内回覧、すぐに処理しなければいけない書類、緊急度は低いけれど、読んだほうがいいかなと思われる書類などです。これを次の３つのレーンに分けて収納します。リーディングレーン（右側）ファストパスレーン（中央）プロジェクトレーン（左側）この３つのレーンは、書類保管用のボックスファイルやブックエンドなどを活用して分けてください。なお、机上における書類の置き場所はパソコンのディスプレイの右横です。最も手の届きやすい左側（右利きの人を前提にお伝えしています）は、「プロジェクトレーン」です。ここに保管するのは、進行中のプロジェクトに関する書類です。私の場合、執筆中の書籍に関する書類や、コンサルティング先の案件、講演先の案件などがクリアファイルに入れた状態で雑多に入っています。クリアファイルは１案件につきひとつ。同じクライアントのコンサルティング案件でもプロジェクトが２つに分かれていれば、それぞれ別のクリアファイルに入れます。２つのプロジェクトに関する作業を同時に行うことはありませんから、書類が混在して混乱したり、集中力が途切れたりしないようにしているわけです。なお、クリアファイルは同じものを使わないようにすることがポイントです。すべて一般的な透明クリアファイルで統一してしまうと、どれも同じように見え、見つけづらくなるからです。ちなみに、本書の執筆にかかわる書類は、先日映画館で購入した映画のクリアファイルに入れて、プロジェクトレーンに保管しています。中央のレーンは「ファストパスレーン」です。このレーンはテーマパークの〝ファストパス〟のように、優先的に処理すべき案件の書類を立てておくレーンです。このレーンは基本的に空になるのが望ましいのですが、仕事をしているとどうしても緊急の案件が飛び込んできますから、そういったものはこのレーンに保管します。ですからそれほど幅は必要ありません。ここにはたくさんの書類を溜めてはいけませんからね。いちばん右端、つまり自分から最も遠いレーンは「リーディングレーン」です。ここには、進行中のプロジェクトに関連する情報が掲載されている雑誌や書類など、とくに締め切りは設定されていないけれど、「読もうかな」と思っているような書類を入れます。たとえば、郵便物が届いたとします。開封後、進行中のプロジェクトに関する書類であることがわかれば、左端の「プロジェクトレーン」へ。

返信が必要なものであれば、クリアファイルにセットして中央の「ファストパスレーン」へ。定期購読している経済誌や展示会の案内などであれば、確認があとまわしになっても困らないので、右端の「リーディングレーン」に納めます。この３つに入らないような書類はその場で廃棄してしまいます。このように書類を整理しておけば、書類が横置きのまま地層のように堆積してしまうことはなくなり、探し物にかかる時間を驚くほど削減することができます。ぜひ、お手元の書類を３つのレーンで管理して、優先度を〝見える化〟してみてください。

仕事が速くなる引き出し活用法①かさばる書類は〝使用頻度〟によって収納位置を変えるここまで、机上の片づけについて解説してきましたが、「引き出しはどう使えばいいの？」と思った人もいるのではないでしょうか。机上の配置と同様、引き出しについても収納するモノを決めておかないと探し物を減らすことはできません。オフィスの机についている引き出しは会社によって違います。以前私が在籍していた花王では、部署ごとで机に新旧の違いがあったので、異動のたびに、引き出しの数や大きさが変わるという環境で仕事をしていました。そのおかげで、引き出しをどう整理すればいいのかを考えるきっかけを得ることができました。みなさんの机の引き出しも一人ひとり違うと思いますが、本書では最も標準的な片側に３段の引き出しがついているタイプの机を念頭に解説していきます。ここではまず、いちばん下の引き出しの使い方からお伝えしていきましょう。多くの場合、いちばん下の引き出しは深さがあるため書類を保管するのに適しています。少しくらい大きい書類でも立てて入れることができますから。この引き出しのなかに、ボックスファイルをいくつか置き、書類が倒れないように入れていきましょう。たくさんのボックスファイルを用意しなくてすむよう、すべてをボックスファイルで埋めずに、次ページの図のようにボックスファイル、書類、ボックスファイル、書類と交互に置いていくのがおすすめです。

ちなみに、ここに収納する書類は、「②たまに使うモノ」です。前述のように、進行中の仕事に関する資料など毎日使う書類に関しては机上に出しておいてかまいません。ここで、大切なことは「③使うかもしれないモノ」を定期的に廃棄することです。とはいえ、必要な書類と不必要な書類を判断するのは難しい。そこで、収納に関するルールを決めることが大切です。ルールといっても難しいものではありません。一度閲覧した書類は元の場所ではなく、いちばん手前にしまう。これだけです。これを続けていると、徐々に使っている書類が手前に移動し、使わない書類が奥のほうにかたまるようになります。使用頻度が高いものが自分の近くにくるので、必要な書類を探す時間も大幅に短縮できます。そして、引き出しがいっぱいになったとき、奥のほうにある書類を廃棄しましょう。こうやって使用頻度によって書類を収納すれば、廃棄するかどうかの判断をするときに迷いを断ち切りやすくなるのです。また、仕事中疲れてひと息つきたいときなどに、少しずつ捨てる習慣を身につけることも大切です。モノが溜まるのはＩＮとＯＵＴが釣り合っていない、つまり入ってくるモノの量が出ていく（捨てる）モノの量を上まわっていることが原因です。書類にかぎらず、毎日少しずつでも不要なモノを捨てる習慣を身につけることで、自然とモノは減りはじめます。

仕事が速くなる引き出し活用法②生産性が上がる！１・２段目の使い方続いて、２段目の引き出しの活用法です。ここには、書類以外の「②たまに使うモノ」を収納します。私の場合、仕事中に食べるお菓子や充電用の接続ケーブル、予備の名刺などを入れています。ここでも、いちばん下の引き出しと同様、使用頻度によって手前と奥のスペースを使い分ければ、取り出すときに引き出しを全部開けることが少なくなるのでよけいな動きを減らすことができます。なお、２段目の引き出しにはもうひとつ入れるモノがあります。それは、人から預かった商品のサンプルや読んでいる本など、一時的に保管するモノです。こういったモノを「少しの間だけだから」と机上に出しておくと、机上が乱れ探し物が増えたり、集中力が途切れたりして、仕事が遅くなってしまいます。一時保管する必要があるモノはいつやってくるかわかりません。ですから、２段目の引き出しにはあまりモノを詰め込まず、必要なときにすぐ使えるよう十分なバッファをとっておきましょう。最後は１段目の引き出しです。一般的に、いちばん上の引き出しは浅い場合が多いので、ここにはたまに使う文房具などを収納してください。文房具の使用頻度は、仕事によって違うので一概にはいえませんが、ハサミや定規、電卓、消しゴム、付箋、一筆箋などを入れておくといいのではないでしょうか。なお、１段目の引き出しは、トレイなどを使って細かく収納場所を決める必要はありません。細かく整理しはじめると、いわゆる「整理のための整理」になってしまい、無駄な時間を使うことになるからです。２段目、３段目と同様、使ったモノを手前に入れ、定期的に奥のモノを処分する習慣を身につけるよう心がけましょう。とかく文房具類は机上に置きっぱなしにしてしまいがちですので、１段目の引き出しをしっかり活用することができれば、机の上が散らかりづらくなります。

名刺の整理は、日付スタンプを押して輪ゴムでとめるだけ！仕事をしていると、どんどん溜まっていくモノの代表格が名刺です。きちんと整理しておかないと、探すのに苦労することになります。名刺の整理は、社名や名前で分類するのが従来の方法でしたが、これは非常に面倒ですし、異動や転職のたびに入れ替えなければならないというよけいな作業も発生します。また、「あ行」のページ、「か行」のページといったように、いただいた名刺を１枚ずつファイリングしていくのもとても大変です。しかも、せっかく並べても、社名を思い出すことができなければ、どの行を探せばいいかがわからなくなってしまいます。名刺を整理する際に最もいけないのは時間をかけること。理由はシンプルで、面倒なので続かないからです。私自身もこれまで、名刺をどう整理するかを試行錯誤してきました。そしてたどり着いたのが、時系列で整理することです。やり方はとても簡単。毎朝、昨日いただいた名刺に日付スタンプを押して、輪ゴムでとめ、時系列に重ねておくだけ。これが、最も検索性が高く、整理に時間もかからない方法なのです。スタンプを押し輪ゴムでとめるだけですから、20枚程度であれば１分もかかりません。この方法であれば、名刺を１枚１枚スキャンしたり、写真に撮ったりしてデジタル化するよりも圧倒的に少ない手間で、整理することができます。必要な名刺を検索する方法は次のとおりです。名刺を探すときは、まずその人の名前や所属する会社名を思い出すことからはじまります。思い出せない人に連絡することはありませんよね。たとえば、「○○社の倉？倉？くら……、なんだっけ？」みたいなところから。そして、「たしか、去年新商品の商談の際に会ったな」と思い出したら、手帳を開いてその商談があった日を探します。こう聞くと、「思い出せなければ探せないのでは？」と疑問に感じる人もいらっしゃるかもしれません。しかし、実際にやってみればわかりますが、記憶をたどれば、会った日を特定するのはそれほど難しいことではありません。これで名刺をもらった日付が特定されました。名刺には日付スタンプが押してあり、いただいた日ごとに輪ゴムでとめられ時系列で管理されていますから、あとは目と手を使って探せばいいだけ。あっという間に目的の名刺にたどり着くことができます。なお、その日に最も印象に残った人の名刺をいちばん上にしておけば、より思い出しやすくなります。いくら整理に時間をかけてもなんの価値も生みませんから、最もラクな方法で整理することを心がけましょう。

名刺をデジタル管理する最も簡単な方法とは？前項では、紙の名刺を〝時系列〟で管理する方法をお伝えしました。とはいえ、外まわりや出張が多い人は、外出先で名刺を確認したい場面も多く、デジタルで管理したいという人もいるでしょう。最近ではドキュメントスキャナの性能がよくなり、読み取る際に書かれている情報をテキスト（文字情報）として認識してくれるようになりましたが、名刺ごとに、デザインやレイアウトが違いますし、色や文字が多いもの、写真やイラストの入っているものなど多種多様で、テキスト化の精度はそれほど高くありません。名刺をスキャンしたあとに、パソコンやスマホ上で１枚１枚テキストを修正しているという人もいると思いますが、この時間は非常にもったいない。このように、名刺のデジタル管理はけっこうハードルが高いのです。そこでおすすめなのは、紙の名刺と同じく「日付」で管理することです。やり方は簡単。前述した日付スタンプを押した名刺をドキュメントスキャナで読み込み、同じ日に会った人の名刺を１つのファイルにまとめるだけです。たいていの場合、スタンプした日付と名前くらいはテキストとして認識されます。こうしてデジタル化した名刺は、先ほどの紙の名刺と同様に日付から検索すれば、すぐに目的の名刺にたどり着くことができます。もし、部署異動などで同じ人から再度名刺をいただいても、日付の新しいほうが最新版ということも一目瞭然です。この方法なら、より少ない労力で名刺を整理、活用できるようになるはずです。

「あれがない！」がなくなるカバンの整理術カバンのなかに入れたはずの定期券が見つからず、電車を１本逃してしまった。お客様に渡すはずの資料がなかなか見つからない。持ってきたはずのモノが、カバンに入っていないことに気づき、慌ててコンビニで買う……。こんな経験がある人はカバンの片づけが必要です。カバンの片づけの基本は、帰宅したらカバンのなかのモノをすべて出す。出かける前にその日必要な荷物を入れる。これを毎日繰り返すことです。入れっぱなしがいちばん非効率だからです。「出し入れする時間が無駄だから、入れっぱなしのほうが効率的なのでは？」と思うかもしれませんが、使わないモノをカバンのなかに入れたままにしておくと、よけいな荷物がどんどん増えていきます。すると、カバンのなかのモノ一つひとつに注意が向かなくなり、名刺を補充し忘れる、ボールペンのインクが切れていてコンビニに走る、といったことが起こります。では、具体的にどうすればいいのか。帰宅後、カバンのなかのモノをすべて、次ページの図のようなトレイ（Ａ４くらいのサイズ）に出し、定位置に戻していきます。

私の場合は、まずｉＰｈｏｎｅやｉＰａｄ、ヘッドフォンを自身のデスクにある充電エリアに持っていきコードに接続します。次に、財布を定位置の引き出しにしまいます。本は読みかけであってもいったん本棚に戻します。ちなみに、ペンケースや薬セットなどはそのままトレイの上に置いておきます。ペンは持ち運び用とオフィス用の２種類を用意して、それぞれ使い分けていますから、デスクに戻す必要はありません。ペットボトルの飲み物はパソコンのキーボードの左手に。手帳とノートはキーボードの右側に今月のページを開いて置く。これで配置完了。私は家でも仕事をしているので、ここからデスクでの作業を続けます。続いて、翌日の朝の流れです。まず、手帳を開き予定を確認して、その日に必要なモノを考えます。もちろん、これを毎日やるのは非効率なので、毎日必ず使うモノはチェックリストにしてトレイの下に敷いておきます（私の場合、次ページのようなリストを使っています）。

私の仕事の場合は、取材や打ち合わせでそのときどきによって追加で必要なモノが出てきますので、チェックリストに書かれている以外に必要なモノを考えて、付箋に書き出します。それをチェックリストが入ったクリアファイルに貼っていきます。たとえば、アフターファイブに映画を観ると決めているのなら、映画館の会員カードが必要です。訪問する取引先が遠いのであれば、途中でスマートフォンの電池が切れると困るので、モバイルバッテリーが必要になるかもしれませんし、移動時間が長くなるので本を２冊持っていったほうがいいかもしれません。プレゼンがあるなら、のど飴がいるかもしれません。このように、その日の予定を見ながら追加した荷物をトレイの上に置いていきます。そして、持っていくモノがすべてそろったら、カバンのなかにしまいます。ちなみに、このチェックリストは、上からカバンに入れる順番になっています。ｉＰｈｏｎｅなどのモバイル機器が最後のほうになっている理由は、ギリギリまで充電したいという状況があるからです。名刺が下から２番目なのは、人と会ったときにすぐに取り出せるよう、カバンの入り口付近のポケットを定位置にしているからで、鍵がいちばん最後になっているのは、外出するときに自宅のドアを施錠してから玄関先でしまうためです。カバンのなかに、ポケットがあれば定位置をそれぞれ決めておくといいでしょう。それがない場合は、「バッグインバッグ」を使うことをおすすめします。こう聞くと、少し面倒な気がしますが、入れるモノと定位置さえ決まっていれば、そんなに時間はかかりませんし、追加で必要なモノを考えることだけに頭を使うことができるので、忘れ物が格段に減ります。よけいなモノが入っていないのでカバンも軽くなると同時に、心も身体も軽くなりますよ。

整理されていない財布はあなたの時間とお金を奪うあなたは、日常的に財布の中身を整理していますか？もし、「たくさんの領収証で分厚くなっている」「今財布のなかにいくら入っているかわからない」という人は、財布の整理が必要です。コンビニにＡＴＭが設置され、いつでもすぐにお金を引き出せる便利な世の中になりましたが、一方で「お金を下ろし忘れて持ち合わせがない！」ということも増えたように思います。仕事の移動中にこんなことが起こったら、時間がもったいないですし、大切な商談の時間に間に合わないなど、信頼を失うことにもなりかねません。また、領収証で財布が膨らんでいるという人は、経費精算に時間がかかります。財布を整理すれば、このような無駄な時間をなくすことができますし、財布が傷まない、お金が貯まるなど、さまざまなメリットを享受することができます。まず、財布を整理するための準備についてお伝えしましょう。①いつも使っている財布のほかに、もうひとつ財布を用意する財布といってもきちんとしたものを買う必要はありません。片方は家に置いておくものなので、１００円ショップで売っている袋状のクリアケースでもかまいません（ここでは便宜的に「第２の財布」と呼ぶことにします）。私は古い財布を使っています。②貯金箱を用意する貯金箱もきちんとしたものでなくてかまいません。小銭が入る箱であれば大丈夫です。私は名刺ケースを活用しています。③毎日財布に入れて持ち歩く金額を決める１万円でも３万３０００円でも自分の決めた金額でＯＫ。困らない額を設定してください。毎日同じ金額であることが重要です。④手数料のかからない時間帯に、２週間分の現金を引き出して第２の財布に入れる１万円と設定した人でも、毎日使い切るわけではないと思いますので、その半分程度の７万円くらいで十分でしょう。なお、現金を用意する際は、５０００円札と１０００円札で下ろしてください。これで準備ができました。具体的な整理の手順は、毎朝財布のなかから、前日の領収証、硬貨、紙幣を取り出し、一度空にします。会社勤めの方は、個人的な買い物で発生したレシートのみを取り出し、経費精算にまわす領収証は出社後すぐに取り出したほうがいいでしょう。次に、自分の決めた金額になるように、財布に紙幣を入れていきます。このとき、財布に入っている硬貨はすべて用意した貯金箱に入れます。硬貨がないと不便だという人は別に小銭入れを用意し必要なぶんを入れてください。私は講演やコンサルティングの仕事など、人前で話す仕事が多いため、よく自動販売機で１３０円、もしくは１６０円のペットボトル飲料を買いますので、毎日１８０円を小銭入れに入れています。毎朝整理にかかる時間は数分です。この数分のおかげで、慌ててコンビニに駆け込むこともなくなり、結果として時間の節約にも、お金（手数料）の節約にもなります。また、領収証も溜まれば溜まるほど処理が大変になりますが、１日の量であれば多くても10枚程度ですから、その都度処理してしまえば経費精算に手間取ることがなくなります。さらに、私はこれをやるようになって、１日に自分が使っているお金の額が可視化されるようになりました。補充したぶんが使ったお金ですからね。さらに、この方法だと、メインの財布に小銭が入ることがありませんので、財布が傷まず驚くほど長持ちしますから、財布を買い替える頻度が低くなり、結果的にお金の節約になります。ここでは財布のなかの紙幣や硬貨、領収証についてお伝えしましたが、もちろん私の財布にはキャッシュカードやクレジットカード、ポイントカードなども入っています。私の場合、常時入っているのは６枚くらい。基本的には、紙幣と同じ考え方で整理しています。ポイントカードについては次項で詳しく解説します。いつの間にかお金が財布からなくなっていたり、入っている金額がわからない、財布がすぐにダメになるのは、財布が整理されていない証拠です。そして、この状態はあなたからお金だけでなく時間まで奪っていきます。思いあたる人は、だまされたと思って一度試してみてください。

必要なものがすぐに見つかる！ポイントカードの管理法ここまで財布の整理についてお話ししてきましたが、「増え続けるポイントカードや会員カードで財布のなかがパンパンなんだけど。これはどうすればいいの？」と思った人もいるのではないでしょうか。よく、整理術を紹介する本には「ポイントカードはつくるな」と書かれていることが多いのですが、私はそこまでストイックに考える必要はないと思います。せっかくポイントがたまるのに、それをもらわないのはもったいないですよね。とはいえ、今は数多くのお店がポイントカードを発行していますから、すべてを財布に入れてしまうと収拾がつかなくなりますし、使おうとするたびに探しているようでは、かなりの時間を無駄にしてしまいます。ですから、ポイントカードや会員カードは財布に入れず、別にファイルを用意してそこに収納し、使うときだけ持ち出すことがおすすめです。同じポイントカードや会員カードを毎日使うということはあまりありません。たとえば、私は飛行機で出張することが多いので、マイレージカードをよく使いますが、多いといっても月に１～２回くらい。これは、ビジネスホテルの会員カードや新幹線のエキスプレスカードも同じです。それなら、毎日財布のなかに入れておく必要はありませんよね。よく、ポイントカードを名刺保管用のファイルに収納している人がいますが、できれば専用のものを用意しましょう。ポイントカードは名刺より厚みがありますから、名刺ファイルに入れてしまうと取り出しにくいからです。専用のものであれば、カードの厚みを考慮して収納部分が設計されていますから、ストレスなく取り出せます。私は、プラス株式会社から発売されている「トトコ」というファイルの１２０枚収納できるハンディサイズを使っています。なお、ポイントカードの収納にもルールがあります。それは、使用するシーンごとに収納するページを分けることです。たとえば、１ページ目に航空会社や新幹線など交通機関のカード、隣の２ページ目にはホテルなど、宿泊施設の会員カードを入れておけば、出張するときに必要なカードがすぐに取り出せます。「今回の出張は、福岡まで飛行機で飛んで、２日目に新幹線で鹿児島に移動するから、マイレージカードとエキスプレスカードは両方持っていこう。夜は○○ホテルに泊まるから会員カードも必要だな」といった具合に用意すれば、忘れることもなくなりますし、使い終わって戻すときもラクです。もちろん、よけいなカードを持ち歩かなくなるので、無駄なカードを財布に入れることもなくなります。私の場合、美容室や映画館、ドラッグストアのカードなど、プライベートでしか使わないものは、色違いのファイルをもうひとつ用意し、別に管理しています。こうすることでより検索性が上がり、探す手間を省くことができます。また、このようなかたちでポイントカードを管理すると思いがけないメリットを享受することができます。それは、プライベートの行動でも、出張の準備と同じように計画を立てる習慣が自然と身につくので、思いつきで行動することが減り、時間を有効に使えるようになることです。さらに、無駄な買い物を減らすことにもつながり、お金も貯まるようになります。ぜひ、試してみてください。

読むべき本、捨てるべき本がすぐわかる！すごい書棚の整理術自宅で仕事をしているフリーランスの人や、企画系の仕事をしている人のなかには、仕事場に書棚があるという人も多いことでしょう。書棚は、整理のルールを決め、つねにメンテナンスをしておかないとすぐにいっぱいになり、本が棚からあふれてしまったり、どの本を読んだかがわからなくなってしまいます。情報を正確かつ、まとまったかたちで手に入れることができる書籍は、情報収集には最適ですが、その書籍自体が整理できなくなってしまうのは問題です。このような状態では、仕事に必要な本をすぐに取り出せなかったり、いわゆる〝積ん読〟になってしまうことも多く、時間とお金を無駄にしてしまいます。とはいえ、棚にインデックスをつけたり、50音順で並べたりするのは面倒ですよね。じつはそんなことをしなくても、本の状態がすぐに把握でき、棚がいっぱいになることを防ぐことのできる整理の方法があります。それは、背表紙の上下と書棚のなかの位置を活用して整理する方法です。やり方は簡単。１．読み終えた本は、背表紙が下向き（上下さかさま）になるように戻す２．一度手に取った本は、書棚のいちばん右側に戻す３．横に寝かせて置かないこの３つのルールを守るだけです。具体的にいうと、本を書棚から出し、そのまま読み終えた場合は、棚のいちばん上の右端にさかさま（背表紙が上下反対）になるように置きます。すると、最近読み終えた本であることがひと目でわかります。読んでいる途中で書棚に戻す場合は、上下を逆にせずタイトルが読めるかたちでいちばん右端に戻します。

こうすれば、読み途中であることがひと目でわかりますし、左側になればなるほど手に取っていない、つまり読み進んでいない本ということになります。趣味で読む本とは違い、仕事の資料として使う本は、必要な部分だけを読めば事足りてしまったり、「読んでみたらあまり参考にならなかった」というものも出てきます。こういったものはどんどん左側に押し出されていきますから、書棚の８割くらいが本で埋まったら、左端の本から処分するのか保存するのかを決めましょう。処分を選択した本は売っても譲ってもいいでしょう。本を処分するときは迷いが出ますが、ひと昔前までとは違い現在はネットで検索すれば本はいくらでも再購入できますから、もう読まないなと思ったら思いきって手放してしまえばいいのです。この方法で本を整理してみると、書棚が本であふれず、必要な本をすぐに見つけることができるうえ、読み終わったけれど残しておきたい本、買ったけれど手に取らなかった本が一瞬でわかりますし、次に読む本を決めるときの判断材料にもなります。なお、本を収納するときに、絶対にやってはいけないことは、横に寝かして置くことです。必ず立てて置くようにしましょう。横に寝かした本の上に、違う本を積んだ瞬間、下の本にアクセスすることができなくなり、死蔵になってしまいますから。