はじめに

「どう段取るか？」で仕事と人生はすべて決まってしまう！

「仕事は忙しい人に頼め」という言葉を聞いたことがあると思います。忙しい人ほど要領がいい（＝段取りがいい）からさっさと仕事をこなしてしまいます。

要領がいい秘密は「考えた仕事」をしているからです。

力任せではなく、頭で勝負。

当然、締切に間に合わないような失態は冒しません。どんなにむずかしい仕事だろうと涼しい顔してテキパキこなす。さりげなく、鮮やかに。スマートでシャープな仕事ぶりにはほれぼれしてしまうほど。

どうすれば早く、簡単に、コストをかけず、もちろん、「いい仕事」ができるか……その方法を何通りも知っています。段取りがわかっているから最短時間で最短距離を突っ走ることができるのでしょうね。

仕事ができる人は百パーセント、「段取り力」に秀でています。「いい仕事」は出たとこ勝負の行き当たりばったりではできません。

綿密な計画と効率的な作業、それに周囲の協力＝同僚や先輩、後輩、上司や部下、あるいは取引先等の外部のアイデアをも結集して、はじめてダイナミックな仕事をものにできるのです。

段取り力のある人は、ゴール・イメージが頭の中にしっかり入っていますから、トラブルやアクシデントにもめっぽう強いのです。

「これがダメならこうしよう。あれがダメならこうすればいい」というように、二の矢三の矢を次々に繰り出すことができます。

性能のいいカーナビをインストールしているようなものですよ。

たとえ計画から外れても、「リルート機能」が起動して、そのつど、最適ルートを捻り出してしまうのです。

さっさと仕事をこなし、その内容もいいとなれば、評価もうなぎ登りになることは間違いありません。仕事も人生もすべてこの段取り力で決まるのです。

中島孝志

第１章このチェックリストで判明する！なぜか段取りのウマい人、ヘタな人！

◆このチェックリストであなたの段取り力がわかる！

いままで三万人をはるかに超える経営者やビジネスパーソンの方たちと会ってきて、「この人は段取りがうまいなあ」「段取り力があるなあ」と感嘆した人も数多くいらっしゃいます。

逆に、どうしてこんなに段取りが悪いの？不思議だなあ、と呆れた人もたくさんいます。

いったい、どこがどう違うのでしょうか？一緒に仕事をしたりつきあうとほんの数時間で、ああ、そういうことなのか、とわかってきます。

やっぱり段取りのいい人にはそれなりの根拠がありますし、段取りの悪い人にもそれなりの根拠があるのです。

簡単に、あなたの段取り力がどれほどのものなのか、透けて見えるチェックリストがありますのでご紹介しておきたい、と思います。

・段取り力を占うチェックリスト

さて、あなたは次のチェック項目でいくつ当てはまるものがあるでしょうか？気楽にトライしてみてください。

□「そのうち」「いずれ」と答えることが多い

□完璧にしないと気が済まない

□どの仕事も一所懸命にやるのが美学だ

□本はいつも冒頭から読むようにしている

□仕事にはヤマ場がある、と思ったことがない

□いつもどこかで必ずモレを指摘される

□バラバラの仕事をひとまとめにできない

□早起きは苦手だ

□すぐに動かない

□ついつい「後回し」「先送り」してしまう

□いっぱいいっぱいで余裕がない

□「やりっぱなし」にしてしまう

□「ちょっといいかな」と上司から狙われやすい

□最初に決めたルールに拘泥してしまう

□優先順位のつけ方があまりうまくない

（１）１～５個＝段取り上手になれる見込みあり。

（２）５～10＝努力次第で段取り上手になれるが、そうとうの努力を覚悟しよう。

（３）11～15＝「段取り力」とはほど遠い。

本書を十回くらい読んで勉強してもらいたい。どれも当てはまらないなあ、０ですという人のみ「段取り力」合格です。

それ以外は基本的に現段階ではすべて不合格としておきましょう。そのほうが伸びますからね。ご安心ください。

これらのチェックリストですけど、いずれも段取り力には「悪い習慣」で、あなたの成功を邪魔するものばかりなんです。

そこで、これらのリストをすべて潰してしまいましょう。すべてクリアできれば、段取り力が10倍増していると思いますよ。

◆段取りで仕事の実力が透けて見える

段取り次第で、あなたがどれだけ仕事ができるか、できないか。すべて透けて見えてしまいます。これは怖いですよ。

知人にも、しょっちゅう人を紹介したいと言って連れてくる人がいます。何回かつきあううちに彼の実力がわかってきましたからすぐには会いません。

自分で商談にできないので、こちらにすべて丸投げしているわけです。これは仕事の順序がちがいますよね。

ある程度、相手のニーズとか要望をつかんで、私に相談とか依頼したほうが相手にもメリットがあると判断してから紹介すべきなのです。

そんな段取りをまったく無視するので、私も相手も彼に振り回されてしまうのです。とにかく仕事の順序＝段取りが悪いのです。

どうして段取りがそんなに悪いのかといえば、簡単です。

□頭の中が整理されていない

□時間の価値を軽んじている

□二度手間三度手間をなんとも思わない＝暇ということ

□相手のことをよく知らない＝ニーズをつかんでいない＝情報がない

□仕事ができない＝丸投げするのはそのため？

段取りは仕事のマネジメントそのものです。目の前の仕事をどう料理するか。どんな方法で、どんな手順で、どれだけ時間をかけて、最高の成果へと仕上げるか。これが段取りです。

「仕事は段取り八分で決まる」という言葉がありますが、これはちがいます。「仕事は段取りがすべて」です。段取り１００％だ、といつも思います。

◆人を待たせるな！

段取りが悪いと、仕事はうまくいくはずがありません。スムーズに運ばないのですから当然です。段取りが悪ければすべてパー。おじゃんになること必至です。

あれは忘れもしない十年前のことです。ある大手出版社でＤＶＤに出演してほしい、と頼まれたことがありました。

内容は「人脈開拓についての方法を指南ください」とのことです。

予定時刻に受付を訪れると、そそくさと担当編集者とカメラマンが現われたものの、それからが悪かったのです。

撮影なのにインタビュールームの予約されていなかったのです。担当者は真っ青です。

「おかしいなあ。たしかに部屋をとったはずなんですが」と弁解するものの、現実にはすべての部屋は塞がっていたのです。まさか、だれかを追い出して使うわけにもいきませんよね。

結局、三十分ほど待たされたあげく、「ここしかないので……」と泣きつかれて連行（？）されたのが、なんと労働組合の部屋でした。

「いまから団交でもするの？」とカメラマン。「とんでもない」と引きつった顔を向ける編集者。「さっさと片づけちゃおうよ」と私。「は、はい、いますぐ」と返事するものの、用意やなにやかやでさらに三十分経過。

彼にとって不幸だったのは、だれもこんなところで撮影などしているとは思わないから、組合員というか、従業員の出入りがひんぱんにあるのです。

もちろんそのつど撮影は休止。

「いま、変な音が入ったんでその前からもう一度お願いします」これが何回、繰り返されたことか。ホテルのように、「DonotDisterbe」というペーパーをドアに貼っておけばよかったのです。

結局一時間過ぎて、「こんな雑音が多くて、照明も悪い（部屋の薄暗いライトだけでした）作品では商品にはならないでしょ？」のひと言で中止。

「では日を改めまして……」と言われましたが、まあ、この人とは仕事したくないな、と判断。以来、お会いしていません。

損得で判断するならまた仕事をするべきでしょうが、私がいちばん大切にしているのは相性なんですね。「ケチがついた」という人とは仕事をしません。

いままでの経験でしないほうがいい、という統計が出ているからです。ケチのつきはじめはもちろん、段取りが悪かったことです。

たかがインタビュー・ルームの予約モレ（チェック・ミス）です。たったこれだけのことですけど、信用なんてものは簡単に吹っ飛んでしまうのです。

仕事は一期一会。まして初対面ならば一発勝負です。手抜きはもちろん、気を抜くことは御法度です。

◆私の大失敗も人を待たせたこと

えらそうなことを言っていますが、三年前に私自身が同じ失敗をしているのです。知人が経営する出版社から依頼されて、エコノミスト二人の対談をプロデュースしたのです。

このとき、高齢の大物エコノミストのオフィスにご足労いただいたのですが、なんと、その大物はかなり離れたもう一つのオフィスにいたのです。

いちばん悪いのは出版社の編集長です。こちらは本社と理解しているのがわかっていたはずです。スタート時間になってもだれも一階に降りてこないので、受付から電話してもらってようやく判明したのです。

「ごめん、ごめん。もしかしたらと思ったんだ。電話一本すればよかったね」です。

私だけならいいのですが、もう一人の対談相手までこちらのオフィスに来ているのです。この方は時間に遅れたら申し訳ない、と早めに来ていたのです。

タクシーも捕まらず、歩いて向かいました。対談相手には申し訳ないことをしました。その出版社の編集長にかなり怒っていることがわかりました。当たり前のことです。

なんとかこの仕事だけはこなしましたが、ケチがついたのか、この二人のエコノミストともその出版社とも仕事をしなくなりました。

やはり相性は重要だと思います。しかし、それ以上に段取りが大きいことがおわかりになると思います。

◆段取りとは「手順」のこと

段取りとはいったいなんでしょうか？ずばり定義すれば、「時間内に成果をあげるための方法とその手順を決めること」です。

仕事には「何時間以内で」「何日までに」というように、締切（デッドライン）が必ずあります。これを過ぎたら終わりです。

手形が落ちずに会社が倒産するのも期日に間に合うように段取りができなかったことが原因です。段取りと時間は切っても切れないのです。そして、方法と手順とは次のことです（詳細は次章で述べたいと思います）。

• □いつスタートするか？
• □いつまでに終わらせるのか？
• □どういう方法でやるか？
• □だれとやるか？
• □どこでやるか？
• □どういう順序でやるか？

仕事ができる人は、いざ、仕事という時、これらの項目はどうなってるかなと自動的に考えてしまいます。

これは脳が「段取りモード」に入っている証拠です。できる人には共通して見られる現象ですね。ここでとりわけ重要なのは、「どういう方法でやるか？」「どういう順序でやるか？」の二つです。

ともすれば、方法ばかりを優先して考えてしまいがちですが、どういう順序でするかも重要なのです。

仕事には流れ、ストーリーがあります。段取りとはこのストーリーが滞りなく流れるシナリオを書くことなのです。ですから、「順序＝手順」がポイントになるのです。シナリオが準備できていれば、それに則って進めればいいと思います。

トラブルが起きても、一度、頭の中で予習できていれば、少々の変化にも対応できるはずです。まったく白紙の状況でトラブルに巻き込まれたら、しどろもどろになってしまうのは無理もありません。

「こういう方法で仕事をしよう」と決めたら、今度はその手順を考えてみましょう。どれから先にやればスムーズにできるか、効果があるかどうかを考えましょう。

◆どんな仕事にも段取りがある！

たとえば、ガソリンスタンドを見てみましょう（最近増えているセルフスタンドではなく、スタッフがすべてサービスするスタンドです）。ドライバーなら、毎度お馴染みの風景ですね。

さりげない日常ですが、観察してみるとこの職場は多忙の上にも多忙ですから、その動きにはムダがありません。一連の段取りを分解写真で分析してみましょう。

（１）挨拶

「おはようございます」「いらっしゃい」という愛想のいい挨拶。もちろん、お客さんへのアイスブレキングも兼ねています。

（２）注文

「レギュラーですか、ハイオクですか？」間違えたら大変です。わかっていても確認のために聞きます。

（３）支払い方法のチェック

「カードですか？現金ですか？」

（４）提案

「洗車はよろしいですか？」「オイル、チェックしておきましょうか？」「タイヤ、チェックしておきましょうか？」「ウインドウォッシャー液、大丈夫ですか？」早い話がセールスです。

いまどきガソリンだけでは商売にはなりません。儲かるスタンドは洗車で儲けています。

（５）サービスガラス磨き、灰皿掃除。

（６）料金の提示「いくらになります」

（７）道路への誘導「オーライ、オーライ」「はい、ストップ」「はい、どうぞ」

（８）送り出し「ありがとうございました」「また、よろしくお願いします」お客さんが入ってきてから出ていくまでがシナリオになっています。

これがサービス・マニュアル＝段取りです。

この手順で対応することがいちばん効率的なのです。もしこれをバラバラにした姿を想像してみてください。

「あっ、灯油ですか？でしたら、あちらまで移動してください」「えっ、プリペイドカード？読み取り機に入力しますんでお待ち下さい」なんとロスの多いことでしょうか。

◆段取りとは線路を敷くこと

「段取りが悪いな」という言葉は、「要領が悪いな」「頭、悪いな」「なにも考えてないだろ」という言葉と同意語です。

もし段取りが悪いねえ、と言われたら、そうとう反省しないといけません。「ビジネスパーソン失格！」と宣告されたも同然です。段取りとはひと言で言えば、「線路を敷くこと」です。

スタート地点からゴールまで辿り着く「道」を敷設する作業なのです。

いったん線路を敷けば、ここから乗れば何分後（何日後）にはここまで到達できる、ここまで行くにはこのくらいかかるという予測（目処）ができます。

コストもどれだけかかるか、人員はどれだけ必要なのか、どこが山なのか谷なのかも事前に心づもりができます。

かつて、パナソニックの創業式典のとき、相談役として退いてはいたものの、こういう式典に臨むときの松下幸之助さんはリハーサルを担当者任せにはけっしてしませんでした。

必ず自分で何度もチェックするのです。

たとえば、看板の大きさや文字、招待客の胸につける花の大きさ、スタンドマイクまで歩いて何歩か、どのくらい時間がかかるかまで、自分が実際に歩いてチェックするのです。

こういう性分はやはり創業者に多いですね。

「これはいらない」「これはもっと工夫するように」と一つひとつアドバイスしていたものです。どんなこともいい加減では済ませない幸之助さんらしいエピソードです。

こうやって一つずつ線路を敷いていくのです。

おそらく演劇やミュージシャンの世界でもリハーサルはこうやって進めていると思います。

段取りとは線路を敷くことです。線路とくれば駅は欠かせないアイテムです。ただし、一口で駅といっても、どれも同じ規模ではありません。

中心となる基幹ターミナルもあれば、特急や急行の停まらない小さな駅もありますし、盲腸のような駅もあります。

仕事も最初から終わりまですべてがむずかしい、重要だということはありません。

「ここはアルバイトでもかまわない」という部分もあれば、「ここはきっちりやらないとすべてがご破算になる」という重要な部分もあります。

つまり、メリハリがあるのです。

芝居でも同じですね。

エキストラが通りすぎるシーンもあれば、「主役の見せ場！」というクライマックスシーンだってあるじゃないですか。

ガソリンスタンドの仕事でも、本当に大切な仕事は次の四つですよ。

□挨拶（注文取りと同時にできる！）

□注文取り（ガソリン種のチェック）

□支払い方法のチェック

□料金の提示これだけは欠かせません。

ほかのサービスは余裕があればやったほうがいい、というレベルです。仕事ができる人はポイントをきちんと押さえています。

仕事ができない人はポイントを押さえず、どうでもいいことに力を入れているのです。だから、段取りが悪いのです。

◆段取り上手は「ヤマ場」を見抜くのがうまい！

段取りがうまい人は仕事のキモ＝重要なポイント＝ヤマ場をきちんと押さえて外しません。

逆にいうと、「おれの仕事はここからだ」という出番もよくわかっています。いま解説者として活躍している江川卓さん（読売巨人軍の投手）。現役中は、「手抜きピッチング」とよく言われました。私もそうだな、と思います。

この人、不思議なことに相手チームの主戦級バッターは軽く討ち取るのに、下位打線や投手に打ち込まれることが多かったのです。

しかし彼にとっての段取りは一回から九回までを一人で投げ通すことにありました。つまり、ペース配分を考えてのことだと思います。

いまのように、先発、中継ぎ、抑えというように投手をリレーする時代ではありませんでした。

先発完投が求められていましたから、すべてのバッターに全力で向かうとスタミナも切れるし、肩を壊すリスクもあります。

だから下位打線には力半分で投げる。承知で手を抜いていたのだ、と思います。打たれてピンチになると、「ここがヤマだ！」と本気になるのです。そして討ち取ってしまうのです。

勝率は驚くほど高く、球界ナンバーワンの投手であることに変わりはありませんでした。彼ほど段取り上手の投手はいなかったと思います。

いまや、先発完投からリレー方式に変わってきましたから、彼のように一人で段取りを考える必要はなくなりました。

いつ投手をリレーさせるかは監督が段取りを考える野球へと変わってしまいました。

仕事を与えられた時、「この仕事のキモはここだ！」「この仕事は八合目あたりだ」「それまでは気楽にいこう」と判断できるでしょうか。

よっぽど仕事の全体像を見抜いていなければできない高等技術だと思います。仕事ができる人だけはこれができるのです。

どうしてかというと、「要領」がいいからです。この言葉はなかなか深みがあります。「要」とは「つかむ」という意味ですね。「領」とは着物の「衿」のことです。

和服は衿をきちんとつかむと型くずれしないでバランス良くもてるのです。

「要領がいい」とは「ここぞ！」というポイントを押さえている、という意味です。

「この仕事のポイントはここだ。それまでは部下に任せよう」と考えられるのが仕事のできる人です。

段取り上手は全体を見渡せますからヤマ場がわかります。おかげでポイントに差し掛かるまでは淡々と仕事をしているから静かです。

段取り下手はそうはいきません。

全体もヤマ場も見えませんから最初から終わりまで、あれしろこれしろと周囲をかき回し、一人で忙しがっています。こういうタイプは意外と多いのですが、空回りしていますから労多くして益少なしの典型です。

◆頭がいいのに仕事ができない理由

「あれでも一流大学、卒業してるんだって」これは営業の第一線にいたときに現場でよく聞いた会話です。業務部の女性スタッフたちの愚痴です。

「勉強はできるのに、仕事となると、どうして頭が回らないのかしら？」と呆れているのです。営業マンが契約を取ってくると伝票を業務部に回します。すると業務部が商品と請求書を同時に注文主に発送する、という仕組みなのです。あとは振込を待てばいいだけのことですね。

ところが、段取りの悪い営業マンになりますと、こんな簡単なことがスムーズに運ばないのです。誤字脱字、汚い字で読めないというレベル以下の問題ではありません。

とっくの昔に在庫のなくなった商品をセールスして業務部を困らせたりするのです。情報不足というかなんというか……。

考えてみればわかりますが、古い商品の注文を受けるときには急に注文が入るわけがありません。必ず伏線があるのです。

「一カ月前に在庫の問い合わせがありました」と白状します。無ければ無いと言えばいいのです。

用意できるなら、前もって業務部に一声かけておけば用意できたのに、さすがに昨日の今日では無理です。結局、お断り。売上はあがらない。お客さんに迷惑をかける。信用を失う。関連部署とくに業務部を振り回す。いいところがまったくありません。

段取りのいい営業マンならば、「お客さんから在庫チェックの連絡があったんだけど、まだ在庫ある？」「ないの？ならば、いまのうちに用意しといてもらおうかな」と連絡します。

在庫が用意できなければ、「あの在庫ですけど、同じ値段で新商品があるんですよ」と提案もできます。

段取りとは、こうすればこうなる。ああすればああなる、と先を読んで仕事をすることです。前もって予想してスタンバイしておく姿勢が大切なのです。

簡単な話では、電話が鳴ったらすぐに出る。ここまではいいと思います。「ちょっと待ってください」とメモを探すけどなかなか見つからず、相手を待たせておく。周囲はあきれ顔です。

「いま一つ段取りが悪いんだよ」鳴ったと同時にメモを用意する。いつもメモをもっている。そんなことにも気が回らない。これはお勉強ができるかどうかは無関係です。

先の先を読むには地頭が良くなければ話になりませんね。臨機応変。機転。反射神経。地頭の良さとはこれですよ、これ。