個人机の５Ｓとは？
●自分の業務効率アップのために個人机の５Ｓを行おう
４章で整頓の考え方、テクニツクを理解していただけたと思います。
これから実際に整頓を行っていきますが、整頓は、まずは個人机から始めます。
事務所の５Ｓにとって、個人机の５Ｓは原点です。
個人机の５Ｓによって、仕事のやり方も変わります。
５章では、個人机の５Ｓを行う目的や進め方を詳しく説明します。
整理をした机の上、引き出しの中はすっきりしました。
多くの人は、この状態で「５Ｓができた」「これ以上やる必要はない」と思ってしまいます。
しかし、５Ｓは維持定着することが必要です。
何のために個人机の５Ｓを実施するのかを、もう一度確認しましょう。
個人机は、自分の仕事場です。
広いスペースで仕事をした方が集中力もアップし、業務の効率も良く、気持ち良く仕事ができます。
個人机の５Ｓは、誰のためでもなく、自分のために行うのです。
きちんと片づいた机の上、引き出しの中、仕掛書類の管理状態であれば、周りの人も出張先からの急な応対や、お客様からの問い合わせにも快く協力してくれるはずです。
●個人机の５Ｓのメリット
決められた場所に決められた物をきちんと置く習慣は、個人机からです。
自分の机の管理ができなければ、共有場所の５Ｓはできません。
個人机の５Ｓをすることで、次のワンベストが実現でき、業務リードタイム短縮、情報やノウハウの共有化、スペースの有効活用、経費削減などが図られます。
①事務用品は必要以上に持たない……ワンストック②仕掛書類は１カ所で管理……ワンロケーション③優先順に配置された仕掛書類……ワンシステム④業務別に分類された参考書類……ワンアクション⑤業務書類はセンターファイル化……ワンフアイルまた、次のような効果も期待できます。
①仕事を溜めず、計画的に行うようになる②必要以上に私物を持ち込まないので、セキュリティ面でも安心
個人机の管理基準
●個人机のルールをつくろう
３章で個人机の整理のやり方を説明しました。
一時的には整理した個人机も、しばらくすると元の雑然とした状態に戻ってしまいます。
そこで、個人机の５Ｓのあるべき姿を「個人机の管理基準」として、ルールを作成します。
個人机のあるべき姿とは、①退社時の個人机のあるべき姿②決められた場所に、決められた物をキチンと戻せるワンロケーションのあるべき姿③必要以上に持ち込まないワンストックのあるべき姿です。
それを実現するために、次のように「個人机の管理基準」を決めます。
。
個人机の上に置いてよいものを決める【例】退社時にはパソコンと電話と仕掛書類ボツクスしか置かない、デスクマツトには何も挟まない……など。
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机の引き出しの中に入れる場所と入れる物を決める【例】右袖机一番上は「事務用品」、２番目は「私物」、３番目は「参考書類」。
真ん中の幅広の引き出しは内線番号表、ノート。
業務書類は全て共有キャビネツトに移動。
ＣＤなども、共有キャビネツトに移動。
引き出しには入れる物の表示をする……など。
・私物の定義を決める【例】事務所に持ち込んでもよい物は、ハンカチ、タオル、ティッシュペーパー、眼鏡薬、嗜好品（タバコ、ガム）、辞書、携帯電話。
ロッカーの中に入れておく物は、弁当、置き傘、鞄……など。
・机の引き出しの中に入れる物の置き方を決める【例】事務用品はワンベスト姿絵置きにする、真ん中の引き出しは入れる物が定置できるように仕切り板もしくは箱の中に入れる……など。
・仕掛け書類の置き方を決める【例】仕掛け書類は縦型のボックスファイルに入れる……など。
個人机のルールは、個人で決めるのではなく、会社のルールとして、「個人机の管理基準」を決めると、全員に周知徹底できます。
個人机の引き出しの整頓
●引き出しの整頓は表示がポイント
「個人机の管理基準」に従って、机の上や引き出しに入れる場所、入れる物が決まったら、次は引き出しの整頓です。
まず、決めた置き場所に物を移動してください。
次に、各々の引き出しに入れる物の表示をします。
たとえば、右袖机の一番上は事務用品、２番目は私物、一番下の３番目の引き出しには参考書類と表示します。
真ん中の幅広の引き出しは、入れる物の名前を具体的に表示します。
表示物は、移動できるマグネットか、剥しやすいシールにし、見やすいサイズにしましよう。
引き出しの中の整頓のポイントは以下のとおりです。
①事務用品の引き出しの整頓ワンベスト姿絵置きにします（詳しくは次項）。
②私物の引き出しの整頓私物の置き方は、基本的には自由です。
しかし、乱雑になってしまう一番の場所ですので、違う物を重ねて置かないように注意しましょう。
小物は小箱にまとめて置くとすっきりします。
②参考書類の引き出しの整頓参考書類は、どのような業務の参考書類であるのかを業務別に分類し、必ずフアイルに綴じて背表紙を記入します。
整理したつもりでも、まだ必要のない参考書類が出てきたら、この機会に再整理しましょう。
あるいは、後輩に渡すと喜ばれるかもしれません。
③真ん中の幅広引き出しの整頓真ん中の幅広引き出しの中は、頻繁に出し入れする物や書類を入れます。
とは言え、ほとんどの物は他の引き出しに移動していますから、メモ用紙やノート、ヵｌドケースに入れた早見表（内線番号表。
社内カレンダー）くらいでしょうか。
引き出しの中にも位置表示をすると、元の場所に戻すことが簡単にできます。
なお、名刺は保管形態によって引き出しの場所が変わります。
名刺を入れる引き出しを決めて、表示しましよう。
もちろん、名刺の整理・整頓も忘れずに。
仕掛書類・仕掛伝票は、引き出しの中には原則として入れません（詳しくは５〜７項）
事務用品はワンベスト姿絵置きですっきり
●物を増やさず、元の場所に戻す習慣をつけよう
３章で説明した整理のやり方を実践していただいたのであれば、個人机の事務用品の引き出しは、「手持ち基準」に従って余剰品を整理し、業務に必要な事務用品がワンストックで入れられているはずです。
しかし、このままの状態では、事務用品は次第に増えてしまいます。
事務用品が増えないように、大部屋の引き出しを小部屋にして、必要な事務用品がいつでもすぐに使えるように見やすく、取り出しやすい状態にします。
そして、使ったら元の場所に戻せるように定置化しましよう。
このように、物が増えないように、元の場所に戻せる置き方が「ワンベスト姿絵置き」です。
●ワンベスト姿絵置きのつくり方
ワンベスト姿絵置きは、机の引き出しの中にウレタンや発砲ポリエチレン等のシートを敷きつめて、ボールペンやシャープペンなどの個別の事務用品がぴったり収納できるようにカットした置き方です。
ワンベスト姿絵置きをするためには、まずシートに必要な事務用品を並べてみます。
スペースや取り出しやすい置き方を検討し、配置を決定してからカツトします。
サイズにぴったり合わせなくても、やや大きめでもよいでしょう。
ポストイットやゼムクリップなどは、小箱の中に入れると取り出しやすいです。
カットが完了したら、シートの下にもう１枚同じシートかプラスチック製段ボールを敷きましよう。
最後の仕上げは表示です。
所定の場所に戻るように、カットした位置に置く事務用品の名前を貼りましょう。
手持ち基準で定めた必要な事務用品をワンストツクで使用し、経費削減に貢献しましょう。
中には、「そこまでやる必要があるのか」と疑間を持たれる人もいるかもしれません。
しかし、必要以上に持たない、使ったら戻すことの「しつけ」の一歩として考えて実践してみてください。
机の引き出しを開けるのが楽しみになりますよ。
仕掛書類の整頓
●仕掛書類は見える化して置こう
仕掛書類は、３章５項の手順で整理され、机の上にワンロケーションで平置きされたと思います。
次に、処理中・対応待ちの仕掛書類は、道具や置き方、表示などの工夫によって、仕掛の状態と進捗状況が見えるように整頓しましよう。
目胴国﹈仕掛書類の収納道具の統一化仕掛書類と、他の書類（参考書類、業務書類、管理書類）とを一目で識別できるようにすることが、仕掛書類の「見える化」のスタートです。
仕掛書類は１件ごとにクリアファイルに入れます。
他の書類は普通のフアイルに収納します。
収納する道具を分けると、仕掛書類の紛れ込みを防止することができます。
目籠題田仕掛書類の状態分類を決める仕掛書類は、「受付。
処理前」「処理中」「対応。
回答待ち」「処理済み」に分類できます。
さらに、日常業務別に仕掛書類を分類することもできます。
担当業務によって仕掛の進め方が異なりますので、担当業務がスムーズに進むような分類基準を決めてください。
目耐園申仕掛書類ボックスを準備仕掛書類は、ボックスの容器で「立て置き管理」をします。
入れやすく、取り出しやすく、並び替えやすいボックスの形状や素材を選定してください。
紙よリプラスチックの方がしっかり立ちます。
大きさは、仕掛書類の量によって異なりますが、大きすぎない方がよいでしょう。
運用していくと仕掛書類の量は必ず減るはずです。
そして、分類基準ごとに表示した仕切り板を差し込み、手元にある仕掛書類を仕事の優先順に入れます。
目皿圏仕掛書類管理の運用仕掛書類ボックスは、個人机の上に置きます。
退社時はキャビネットで一括保管管理するとなおよいでしよう。
処理中の区分をさらに本日、今週……と、処理日順に区分すると、優先度を考慮した計画的な仕事のやり方ができます。
また、対応・回答待ちの仕掛書類は、いつから対応・回答待ちであるか、対応・回答待ちの理由、いつ回答が来る予定なのかなどのメモを添付するとフォローアップがしやすいでしょう。
仕掛書類ボックス管理による成果
●業務の状態がすぐわかる仕掛け書類ボックス管理
仕掛書類は状態別に分類することにより、業務の負荷状態や、業務日程計画とその進捗状況が誰もが一日で判断できるようになります。
その方法として、仕掛書類ボックス管理をおすすめします。
仕事を計画的に進めるようになります。
仕掛書類ボックスで管理することによって、次の成果が期待できます。
①一人ひとりが計画的に仕事をする習慣が身につく②担当者不在時でも周りの人がスピーディに対応することができ、お客様への信頼性が向上する③管理者のきめ細かいフォローアップが可能になり、重大問題になる前に処理することができる④仕掛書類の停滞時間が減少し、り―ドタイムが短縮される⑤業務の効率化を図れる●仕掛書類ボックスで部下のフォローもできる仕掛書類ボックスは、書類入れにするのではなく、「管理する道具」として使いこなしてください。
毎朝出社してすぐやることは、仕掛書類ボックスのチェックです。
Ｃ本日実施する仕掛書類を今週分の中から選定する②対応・回答待ちの仕掛書類から本日実施できる分を選定し、本日分の仕掛書類ボックスに入れる③本日分の仕掛書類が完了するように、時間配分と優先順位を考えて仕掛書類を並び替えて仕事に取りかかる④管理者は部下の仕掛書類を定期的にチェックする仕掛書類は、仕事の負荷状況やトラブルの発生要因を判断できる情報です。
そのため、管理者は少なくとも週１回は部下の仕掛書類ボックスをチェックしましよう。
特に対応・回答待ちの書類には注意です。
各担当者の悩みが見えてきます。
応援体制の指示などが早めにできるので、納期遅れやお客様からのクレーム対応などの事後処理時間が大幅に減るはずです。
仕掛伝票管理も５Ｓの対象
●仕掛伝票もワンロケーション
昨今、オンラインで伝票処理を行っている会社が多くなってきています。
しかし、営業、購買、経理部門では、担当者の個人机の上や引き出しの中に、クリップで留めた伝票、輪ゴムで東ねた伝票、トレーやクリアファイルの中に雑然と入れられた伝票等々、さまざまな種類の伝票が大量に置かれている会社も少なくありません。
これらの伝票は未処理の伝票なのか、処理中の伝票なのか、処理済の伝票なのかがわかるように、自分なりに工夫しているかもしれませんが、担当者が急に休んでしまったら代わりに処理することができません。
仕掛伝票も５Ｓの対象です。
最適な置き場所で、仕掛の状態が判断できる表示をし、ミスなく効率的に仕事が進められるようにしましょう。
以下に、購買部門の発注伝票の仕掛伝票の例で５Ｓのやり方を紹介します。
目囮圏伝票を入れる道具の準備発注業務では、発注手配漏れを防ぐため、発注依頼受付←発注手配←発注済みと、発注業務の流れが伝票で判断できるようにトレーなどで伝票の置き場を区分します。
準備するトレーは、次の４種類です。
①受付けた発注依頼伝票と発注伝票（控え）のトレー②発注手配済みの発注依頼伝票と発注伝票（控え）のトレー③発注手配中に問い合わせをし、回答待ちの発注依頼伝票のトレー④緊急手配の発注依頼伝票と発注伝票（控え）のトレー目耐國曰トレーの配置と表示発注伝票のトレーは、発注業務の流れと同じ配置にし、仕掛の状態が判断できる手順番号を表示します。
日鷹圃暉運用問い合わせ中の伝票には、間い合わせ内容、回答日を明記した付箋を貼りつけておくと、確認遅れやミスがなくなります。
個人への配付書類の管理
●配布書類は共有の場所で管理しよう
個人机の上は、整理・整頓でかなりすっきりしました。
しかし、長期出張者の個人机の上には、その期間に配付された書類や、受信済みＦＡＸ、電話メモなどが山積みになっていることはありませんか？出張後一番の仕事が机の上の片づけになってしまいます。
そこで、個人への配付書類も５Ｓの対象とされることをおすすめします。
個人への配付書類は、在籍中は直接本人に渡すことができますが、不在の場合、机の上に置いておくと、書類が紛失してしまうこともあります。
個人への配付書類は、共有の場所に置き場所をつくって、ワンロケーションで管理する方法に変えましよう。
各担当者の机を回って配付する手間も時間も省けます。
目籠鵬」配付書類を入れる道具の準備配付する担当者数のボックスフアイルかトレーケースに配付書類を入れる容器として準備します。
容器には各々の担当者の名前を表示します。
目籠圃】置き場所の設置事務所の入日付近もしくは、共有事務用品置き場付近など誰でも確認しやすい場所に配付書類置き場を設置します。
置き場表示と管理責任者の表示も忘れずに。
目濶圃﹈注意喚起の表示外出先から戻ったら、必ず配付書類ボックスを確認する習慣ができるように、配付書類ボックスの上に大きな文字で「お帰りなさい。
重要な書類が届いています。
っ確認願います」などと表示します。
霊備國攀配付と受け取り郵便物、受信済みＦＡＸ、電話メモ、社内報などの配布書類などは、個人机の上に置くのではなく、配付書類ボツクス（トレー）に配付するようにします。
外出先から帰ったら、配付書類ボックス（トレー）を確認し、配付された書類を受け取り、仕事の優先順位を決めて対応します。
まだ配付書類を受け取っていないことが一日で判断できるので、すぐに注意喚起することができます。
業務の効率化と処理のスピードアップを図りましよう。
共有ワークエリアで作業しよう
●行ったり来たりするのは時間のムダ
事務所の整理をしたことによってできた空きスペースを有効活用するために、レイアウトを変更して、共有ワークエリアを設置しましょう。
配布資料などを作成するとき、プリンターで印刷し、コピー機で配付数をコピーしますね。
今までは、コピーした資料を自分の席に持ち帰って作業をしていたと思います。
しかし、自分の席は、今まで資料作成していたフアイルや書類が散乱しているはずです。
まず、机の上を片づけて、それからコピーした書類の確認や並び替えをし、用紙を綴じるために大型ステープラー（ホチキス）やダブルクリップを共有置き場に取りに行き、作業が終わったら共有場所に戻しに行き……と、何度も行ったり来たりして、時間のムダでした。
共有ワークエリアの設置後は、これからは自分の席ではなく、共有ワークエリアで作業することを習慣にしましょう。
広々とした作業しやすい環境で、仕事のスピードアツプにつながります。
そこで、共有ワークエリアの場所やレイアウトが最適か、配置する物に不足がないかどうかを、もう一度見直しましよう。
・共有ワークエリアの場所とレイアウト共有ワークエリアは、できるだけ事務所の中央に設置します。
そして、プリンター←コピー機←作業台←共有事務用品置き場←シュレツダーの順番にレイアウトを施すと、作業の流れどおりにワンアクションで作業できます。
・共有ワークエリアに配置する物作業台には、大型・小型ステープラー（ホチキス）、大型・小型パンチ、セロハンテープ、カツター機、小箱に入れたゼムクリップ・ダブルクリップ、ポストイツト、ペン、のりなどを用途別に配置します。
大型ステープラーや大型パンチの置き場所は、動かさなくてもその場所で作業ができるようにＡ４サイズの用紙が置けるスペースを確保します。
また、ゴミ箱もあると便利です。
プリンターとコピー機に隣接して、コピー用紙やトナーの在庫が配置されていると補充がしやすいですね。
フリーアドレスの５Ｓの方法
●５Ｓでフリーアドレス化を最大限活用しよう
最近、外出する機会が多い営業部門は、個人机ではなく、どの席で仕事をしてもよい「フリーアドレス」にしている会社も多くなりました。
フリーアドレス化のメリットは、以下のようなことが挙げられます。
①増員しても、個人机を配置する必要がないため、経費の削減とレイアウト見直し作業が軽減する②在席者が少ない場合は、広々と仕事ができる③交流しやすくなリコミュニケーションが図れる④少人数の打ち合わせが即刻、その場で行えるフリーアドレス化を有効に活用するためには、必要な物が最適な置き場所に配置され、皆で使用しやすい置き方にし、運用ルールを表示する５Ｓが必要です。
●フリーアドレス化のポイント
フリーアドレスにして、業務に支障がないようにするためには、次の環境整備が必要です。
①私物・参考書置き場の設置……業務には私物や参考書が必要なことがあります。
必要な人には、大きくなくてよいので、私物や参考書を置く引き出しやキャビネットを準備し、使用者の名前と運用ルールを表示します。
②共有事務用品置き場の充実いつも使用するボールペンやシャープペンシルはポケットやかばんの中に入れていますが、あまり使用しない事務用品は、皆で使用する共有事務用品を置きましよう。
③かばん置き場帰社したときに、一時的に置くかばん置き場があると便利です。
④配付書類ボックスの設置８項で紹介した配付書類ボックスの設置が必要です。
⑤モバイルパソコンヘの切り替えと置き場設置デスクトップよリモバイルパソコンの方がより移動しやすく便利です。
⑥インターネット用ＬＡＮヶｌブルの配置どの席からもＬＡＮケーブルが使用できると便利です。
②会議室。
打ち合わせ室の開放全員が集合する場合は、会議室。
打ち合わせ室で仕事をするようにします。
COLUMN⑤個人机の５Ｓは皆で楽しくやろう―
個人机の5Sは皆で楽しくやろう!個人机の5Sは、個人がこつそりやるのではなく、全員で楽しく、イベント的にやるのが成功のポイントです。
一人ひとりが次のチェックリストで個人机の5Sの完成度をチェックしてみましょう。
個人机の5Sコンクールを開催し、表彰するのもよいでしょう。
皆さんの笑顔と出会えます。
個人机の5Sチェックリスト●机の上□机の上にはパソコン、電話、仕掛書類ボックス以外置かれていない(業務中の仕掛書類は対象外)□机の上のデスクマット内に書類や内線番号表等が挟まつていない□机の上、パソコンに埃やゴミが付着していない●引き出しの中□引き出しの外側に、「事務用品。
私物・参考書類」など、引き出しの中に入つている物の表示がある□真ん中の幅広の引き出しには、仕掛書類が入っておらず、早見表・ノート・メモ用紙・個人提出書類等の置くものの表示が引出しの外側、内側にされている□事務用品はワンベスト管理され、姿絵置きになつており、品名表示がされている□私物は、定義した物以外が引き出しに入つていない(CD、FD、サンプルは入っていない)□参考書類と業務フアイル等の区分けができている(引き出しの表示も区分けされている)※当該者のみ□参考書類がカテゴリー別に管理されており、背表紙やボックスに表示されている●仕掛書類管理□仕掛書類ボックスは、仕掛の状態(本日処理分、未処理、処理中、対応・回答待ち、処理済)が一日でわかるように区分けされている□対応待ちの理由、対応時期がわかるようになつている□使用者名(個人名)、内線番号が表示されている●机の下□机の下には、何も置かれていない□足元のケーブル(配線)は結束されており、ホコリが溜まつていない
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