ファイリング導入のための準備と整理

ファイリング導入のための準備と整理

１事前準備は全体量の把握から２スケジュールを立てて作業を進める３書類を整理しやすくするための準備４１日10分作業で少しずつ進めよう５要不要は、会社のルールにそって判断する６ルールがない場合の要不要の考え方７それでも処分を迷う書類の考え方８最後まで迷った書類の判断は上司に相談する９「念のため」書類を減らす整理力10封筒に入った書類の扱い方書類の状態を見れば、頭の中が丸見え

事前準備は全体量の把握からステップ０は書類の量を把握することからいよいよファイリングの実作業に入ります。基本的な作業手順は次図の通り、ステップ１からステップ６まであります。通常はステップ１の「書類の要不要を分ける＝整理」からスタートしますが、実作業を効率よく行なうためには様々な準備が必要です。第４章では、このファイリングの作業をするための事前準備（ステップ０）と、書類の整理（ステップ１）についてご紹介していきます。

事前準備でまず行なっていただきたいのは、今から自分が取りかかる書類についての量と場所の把握です。机の中や周辺以外にも、少し離れた場所に段ボールのまま置いていたり、数冊だけ共有できるようにと別の場所に置いていたりしませんか？職場には置く場所がないため、自宅に持ち帰って置いているという方も珍しくありません。こんな風に、場所が数カ所以上になっていてヌケモレが出そうな場合は、あとで大きな二度手間になるので、必ず「ファイリングを行なう量と場所の把握」を実践してください。あまりにばらばらに置かれている場合は、「机の中に何冊程度、足元に何冊程度」と、ざっくりリスト化されるのもよいでしょう。写真で記録するのもお勧め書類の量と場所の把握の作業と同時に、作業前の記録を兼ねて写真撮影をお勧めします。あとで「片づける前は、ここに置いていた気がする」と迷った時にも有効です。段ボールはあけたまま、引き出しも引いたままで、現在の書類の状態を撮影していきましょう。写真で自分の机周りの現状に絶句し、作業へのモチベーションアップや、数カ月後に写真を見返すと、「当時より片づいている！」と達成感を得て次の作業へのやる気につながるなど、意外な効果もあります。ただし、社内撮影をする際は、事前に許可が必要な場合があります。外部への流出にもご注意ください。

スケジュールを立てて作業を始めるゴール日程の設定事前準備で次に行なうのは、スケジュールの作成です。整理や個別フォルダ化など１つの作業に何日かかるかを、前のステップ０からステップ６を参考に設定してください。コツは、「机の上の書類の整理に１日10分として約〇日。足元の整理を〇日、フォルダ化完成に約〇日……」と、具体的に作業をイメージしながら、かかる日程を見込んでいくこと。そのまま出勤日に合わせ、カレンダーに書き込んでもいいですね。前項でお伝えした事前準備で先に書類の量を把握していると、ステップ１の作業量も見込みやすくなります。また、想定の１・５倍から２倍のバッファを持たせ、ムリのないスケジュールにしておくこともコツです。もちろん完成を急ぐ方は、ゴール日から逆算してスケジュールを作成するとよいでしょう。最初に手に取る書類は「進行中の書類」スケジュールを決めて、ステップ１に行く前に、「現在進行中業務」個別フォルダ化します。そして、その個別フォルダの仕事中・帰り際の置き場所を確保してください。これを要不要の作業の前に行なう理由は、個別フォルダの使用感に慣れることです。数日もすれば、やりかけの仕事書類が活用時にすぐ見つかるという効果と利便性も、感じていただけるでしょう。そして、もう１つの理由は、作業中の紛失を防ぐためです。今から多数の書類を出し、机の周辺で整理や個別フォルダ化作業をするため、明確に別管理しておかないと、「現在進行中の書類が行方不明になる」という事態が起こりかねません。お昼休みに少し作業に取りかかり、さあ、午前中の仕事の続きを……と思った時に、仕掛かりの書類がない。今やるべき仕事の書類を探さないといけない。こうした最悪の事態を避けるためにも、進行中の書類の管理体制を先に整えておきましょう。

書類を整理しやすくするための準備平積みのままだとうまくいかない次は、机の上の平積みの書類を立てていきます。ここでは個別フォルダ化するのではなく、まずはファイルボックスや、ブックエンド、段ボールなどを使い、とりあえず短時間で可能な限りの書類を立てます。これから整理を進めるにあたって、立っている方が効率よく進みます。平積みのままだと、つい、その上にまた書類を置いてしまうのを防ぎます。書類を立てることで、奥に落ちているモノが出てくれば拾い、ほこりが見えたら、もちろん拭いてください。今からファイリングが完成するまで、この状態で過ごすことになります。ここで作業を中断し翌日以降に持ち越しても、仕事には支障がでない机の状態になるよう、その都度整えておきましょう。使う・活かすに意識を向ける書類整理のコツは、立てた書類を端から数センチ程度、「10分程度で整理が終わると見込める、ひとかたまりの量」を取り出すことです。それから、１枚１枚内容を確認し、ステップ１の「要不要」の作業をしていきましょう。この時やりがちなダメな作業は、本のようにつかみ、パラパラと見て、明らかに不必要な書類だけを取り除くことです。確かに、この作業でもやらないよりはずっといいのですが、「いらないもの」に注意がいくため、「今後、活用する書類・情報」の把握はできません。１冊丸ごと不要ならば、パラパラでもかまいませんが、迷う書類、必要だと考える書類が続く場合は、１枚１枚手に取って判断してください。その作業の過程で、ここに、どんな書類があるかを把握し、記憶に戻すことに大きな意味があります。この段階で必要と判断された書類は、「今後、活用する情報資産」として選ばれた書類です。この作業をどれだけ丁寧に行なうかで、完成後のファイリングの質が大きく変わる大切な工程です。

１日10分作業で少しずつ進めよう一気に作業するのをお勧めしない理由書類の要不要を分けるコツは、「10分程度で整理が終わると見込める、ひとかたまりの量を取り出すこと」と述べましたが、これはどの片づけ作業でも必要な心がまえです。職場も家も、書類もモノも、自分一人で作業する際は、「毎日少しずつ」が基本です。１日10分～15分、業務時間中が厳しい方は、お昼休みの10分程度でもかまいません。これで週におよそ１時間、１カ月で４時間分、作業を行なっていることになります。「今日１日で全部」「休日出勤１日で」と一気に作業に取り組むと、「もう収拾がつかないのでは……」と思うくらい大きく散らかります。最初は気合い十分でも、徐々に集中力が落ち、段々とうんざりしてきて、作業も雑になり中途半端に終了。作業中は達成感や効果を感じることはなく、精神的・体力的な疲労ばかりがかかり、「モノの片づけ・ファイリング＝面倒なだけ」という印象だけが残ります。こうなると、余計に取りかかるのがおっくうになり、今よりひどい状況になることが予想されます。もし、これまでの自分に思い当たる節があるなら、今後は短時間作業の進め方で、この連鎖を断ち切ってください。無理な作業は続かないまた、作業を１人で一気に行なうということは、自分との戦いです。「気合いと根性」というモチベーションに頼る作業はつらいものです。ちょっと立てたり区切ったりの作業でラク・便利を実感しながら、「もう少し作業したい」と思うタイミングで、あえて作業を持ち越すと、「明日も作業の続きをしよう」となります。「10分程度」と時間を区切り、あえて作業を中途半端に終えることで、毎日のモチベーションを保ち、続ける習慣が自然と身につくようになるのがファイリングの成功の秘訣です。

要不要は、会社のルールにそって判断する社内規定を確認しようそれでは、いよいよ書類の整理からスタートしましょう。といっても、どうやって書類の要不要を判断したらよいのでしょうか。貴社に文書管理のルールはありますか？そこには「〇〇の業務書類は何年置いておく」「○年で処分する」などと記載されているでしょうか？まず、文書管理ルールがあるかどうかすらわからない場合は、確認してください。自分の部署の上司、あるいは総務管理部門に確認を行なうとよいでしょう。ルールがあれば、これに従うだけです。法定保存年限も踏まえた上で作成されているので、定められた期間を過ぎているものは、処分をしても原則的には問題ありません。社内規定がない場合は自分のルール作りを問題は、社内にルールがない場合です。総務に「作ってほしい」と依頼して簡単にできるものでもありません。だったら、自分用に一定の基準を持ちましょう。この時、法定保存年限を最優先にし、それ以外の手持ち書類は「社外の照会文は〇年、会議の打ち合わせ資料は〇年」と、だいたいの決まりを最初に作っておきます。今後はそれにそって判断していくだけ。簡易なメモ程度で十分ですし、作った基準を上司に相談・報告しておくとベターです。文書管理の一覧表でリスク回避も文書管理の方針・文書種類別の保存年限の一覧表があれば、自分はもちろん、その他多くの社員が整理の基準で悩まずにすみ、また企業側としても社員ごとに判断基準が変わるというリスクを避けられます。文書管理のルールは、本来あってしかるべきものです。これが存在しない、またはあっても周知されていないなら、各社員が書類を机の上に山積みにしてしまう状況は仕方がないことです。まずは自分用のルールを持ち、自分から解決していきましょう。

ルールがない場合の要不要の考え方原本かコピーか書類の価値は「原本か、コピーか」で大きく変わります。例えば、契約書でも署名捺印があり収入印紙の貼られた原本と、そのコピーとでは全く価値が違います。手元にあるのがコピーなら、処分しても、発行元の組織・人が持っているので、再度入手も可能です。自分が持っている書類が原本である場合は、それを踏まえて保存期間を検討しましょう。迷うということは、必要ではないいざ書類を手に取ると、必要か不必要かは即判断される方が多いです。時間がかかるのは、迷う書類。しかし、これまで見てきた「原本」「法定保存年限」「現在進行中の案件」「即必要と判断した書類」など、絶対必要な書類は「即必要」と判断できています。ということは、「迷う＝絶対に必要ではない」とも考えられます。もちろん、これをルールにするのは無理がありますが、ひとつの考え方として知っておくと、迷う書類の見方が変わります。オフィスファイリングの研修でも書類整理のひとつの判断基準例としてご紹介するのですが、効果は絶大です。「今まで『必要だから処分をためらう』と思っていたが、逆だと気づいたら、何の不安もなく手放せた」「無意識に必要な書類はきちんと選んでいるのだと思った」「迷う書類ばかり、不要かもしれないという前提で別の１カ所にまとめたら作業スペースがすっきりした」「『処分はしないけれど本当は不要。自分が異動する時に責任をもって全部処分する』と決められた」などの感想をいただきます。様々な人の判断基準や新たな価値観を知ることで、日々の自分の判断の積み重ね方が変わり、これまでと状況が大きく変わっていきます。こうした効果もあるため、研修やミーティングなど、社員同士で書類について考える時間もとても大事な機会です。

それでも処分を迷う書類の考え方もし、この書類がなかったらどうするか迷う書類は処分してもいいとはいっても、実際問題、難しいものです。そんな時は、「もし、処分した後で必要になったら、どうするか」を考えてみましょう。「元データがあるから、それを見る」というのはよくある考え方です。代わりの手段で確認できるなら書類は手放すというのもひとつの基準です。ただし、「そのデータがＰＣ内のどこにあるかわからないから、紙を置いておきたい」というケースも。これは悪循環の典型例です。データ整理のめどがつくまで置いておきましょう。書類には「データファイルがあれば処分」と付箋を貼って、別場所に管理しておけば、データが見つかった時にすぐ処分できます。「再発行の依頼ができる相手かどうか」もポイントです。例えば、相手が身近な同僚で、必要になった時には頼めばいいと思えるなら問題ありません。しかし、クライアントから提供された資料なら、再依頼は難しいですよね。業務として依頼してもいい相手・内容なのかもポイントになるでしょう。そういう意味では、「自社内作成資料は処分、外部から入った書類は何年置いておく」というのも、合理的なルールです。発行元に再発行可能か確認することも手元にある古い社内システムのぶ厚い操作マニュアルについて、「もう使わないので、処分検討中です。必要になった時には、お借りすることは可能ですか」と、発行した部門に尋ねた方がいました。回答は「問題ありません。貸し出し対応可能です」というもので、すぐに処分が決定しました。もし、「貸し出しは不可です」という回答なら、「迷う」から「必要」に変わっていたでしょう。前提条件が結論に影響を及ぼす場合は、条件を確認することで、納得した答えを導き出せます。

最後まで迷った書類の判断は上司に相談する最終的には上司の判断に従う判断に迷った場合、最終的には上司に相談し、指示を仰ぎましょう。ただし、書類の管理ルールのない組織は、上司の考えに大きく左右されます。上司自身もファイリングの重要性を認識し、的確に判断してくれる場合はよいのですが、「とりあえず置いておいて」という返事しか返ってこないケースもあります。このような場合であっても、もちろん上司の指示に従いますが、「いつまで置くべきか」相談できるとベターです。そして、上司の判断で置いておくと決まった書類は、共有スペースに置きましょう。組織として必要な書類ということなので、堂々とスペースを確保してください。ファイリングシステムとしてあるべき姿に戻るだけです。その書類には「何年何月、〇〇係長判断」「○○年まで保管」とメモを書いておけば、次に自分以外の人が判断する時の参考にもなります。進めやすい上司の時は作業のチャンス上司に相談した時、「他の部署はどうしているか、全部署に連絡して調べて」「前任者はこれまでどう判断したか、確認したか？」「君はどうしてこの書類をいらないと思ったのか？」「そもそも〇〇文書というのは……」と、せっかく一念発起したのに、本題の相談ができなくて一向にファイリングが進まず、うんざりする人も少なくないようです。自分の思ったようにファイリングが進まないのは、組織仕事だからこそ発生する問題です。そのため、もし今が相談しやすい、よいコミュニケーションが取りやすい上司や同僚に恵まれ、仕事を進めやすい状況なら、まさに今が書類の見直し作業のチャンスです。

「念のため」書類を減らす整理力整理力は仕事力そのものある社員の方が要不要について、上司に相談しました。書類に目を通し数秒考えた後、「捨てようか。あとで必要だと言われることは99％ないね。もし、その件で何かあったら、私が説明して対応できる範囲だから大丈夫」と言ってくださったそうです。この上司の方は、整理力が非常に高い方だと思いました。整理とは、不必要なものを取り除く、分けるということ。そのため、要不要という二択の時は、「あとで必要だった・捨てなければよかった」と後悔を伴う判断ミスが発生する恐れが常にあります。それを避けようとすると、「念のため、とりあえず置いておく」になるのです。しかし、これは判断と決断の先送りです。そして、その結果が、現在の机の状態です。今、先送りにすれば、苦しむのはこの先の自分です。だからこそ、一歩踏み出して、「処分した書類が必要になった場合に、リカバーが可能かどうか」を考えてみましょう。その結果次第で、「念のため書類」は徐々に減っていきます。整理には判断力・決断力が必要ですが、会社書類の整理に関しては、リスク管理能力も大きく影響します。決して覚悟や思い切りといった個人のマインドの問題だけではありません。これまでになかった思考パターンを取り入れる考え抜いてみた結果、やっぱり置いておくという結論も、もちろんかまいません。これまで「念のため」の４文字でとりあえず置かれていたモノの「置いておく理由」が具体化するだけでも大きな変化です。今後、他の書類を判断する場面でも、「以前はこう考えた結果、Ａだった」など、必ず判断基準に変化をもたらします。モノを片づけた方、ファイリングを導入した方が、仕事に対しての向き合い方・取り組み方が変わったと感想をくださるのは、こうした途中経過を大事にしているのが理由のひとつです。

封筒に入った書類の扱い方封筒の入れ方とＮＧ例「封筒が個別フォルダに収まらないのですが、どうすればよいでしょうか？」という質問をよくいただくので、ここで管理の方法をご紹介します。角２封筒は個別フォルダより一回りサイズが大きいため、封筒ごと入れると、封筒がタイトル部分を隠してしまい、探しにくくなります。また、手前にもはみ出てしまうので、面一に並びません。この例外の１カ所から徐々に崩れていき、キャビネット内が乱れる原因となるのです。対策としては、中身を確認するために封筒をあけて書類を出したその手で個別フォルダ化し、他の書類と同様に管理するだけです。封筒自体は、不要であれば処分しましょう。必要なら、ノーアクションで中身が確認できるように表を外折りにして、書類とともに個別フォルダに入れます。もし、今後全く見ない書類であったとしても、封筒に戻してしまうと、処分の時や、次に片づけ作業を行なう際に、再び出して確認することになるでしょう。単純に考えて、一度出した書類を封筒に戻す方が一手間かかるのですから、「封筒から出したら個別フォルダ化」を習慣化しましょう。また、長３封筒に書類を入れたまま個別フォルダに保管し、底の部分が厚くなっている状態もよく見かけます。三つ折りのＡ４書類は、広げて保管しましょう。作業目的に合わせて臨機応変に「あえて封筒のまま個別フォルダに入れる」方法もあります。例えば、各社から何十枚もやってくる月末締めの請求書の場合。「請求書在中」と書いてある長３封筒が到着したら、封を切らずに「月末支払い請求書フォルダ」に入れていきます。これなら誰が受け取っても、ここへ入れるだけ。支払いの担当者はフォルダごと取り出せば、すべての請求書がヌケモレなくそろいます。随時、封筒から出すより、まとめて作業をする方が効率がよい場合に有効な方法です。

COLUMN4書類の状態を見れば、頭の中が丸見えファイリングを通じて書類の基本的な管理方法を知ると、机の状態から、その人の個性や思考の癖がそのまま見えるようになります。例えば、何か資料が手に入った瞬間に、書類の量を問わず１つのクリアファイルにしてどんどん日付順に積み上げていく人は、仕事でも隅々にきちんと感があります。一方で、業務の経過があいまいだったり、他の仕事との関連付けが苦手な傾向があります。とりあえず手に入った瞬間に簿冊式ファイルに綴じ込んでいく人は、全部持っておかないと不安なタイプ。逆に、全部あれば、なんとかできるタイプだったりもします。丁寧に簿冊式ファイルに分け、見出しタブもつけるけれど、普段は書類山積みのタイプの人は、仕事においても丁寧さはありますが、忙殺されると雑な部分も出てくるタイプ。また、書類は山積み、データのフォルダ分けのタイトルに基準もなく、すべてにやりっぱなし感がある人。この人が頭の中で考えていることは、言葉がファイルのタイトルに、情報のつながり方はフォルダの階層に、そのまま表れています。ファイリングを実践し始めると、人の仕事のやり方が、書類やデータにそのまま出ていることに気がつきます。それでは、ファイリングのプロはよほど頭の中が整っているのかというと、そうでもありません。お伝えしたいのは、結局、しくみや技術の問題だということ。ノウハウさえ学んでしまえば、どんな行動・思考パターンの人でも、この本でご紹介しているような書類の状態になるということです。基本を学んだことがないから、思考がそのまま周りに漏れてしまっているだけなのです。たとえるなら、これまで料理をしたことない人が、何の情報もなく１人でいきなりハンバーグを作るようなもの。必要な材料や道具、調理の手順などがわからないまま、イメージだけでなんとなく作れば、失敗の可能性も高まってしまいます。だから、その通りに作るだけで、全員が同じように作れるレシピが大事なのです。手順・ルールを覚えるだけで、最高の状態のものができるようになる。ファイリングが誰でもうまくいく理由も、ここにあるのです。