第2部5S実践編
ここまでで、どのような心持ちで5Sに取り組めば継続でき、成果を出せるのかおわかりいただけたでしょうか。
第5章では、具体的な5S実践ノウハウをみっちり解説いたします。少ない手間で綺麗に見せる清掃の仕方、整頓の方法などすぐに活かせるノウハウがたっぷりです！
◎会社の雰囲気は評価に直結する
○……会社も見た目が8割？
ここまで5S＝儲かることの理由を見てきました。第5章は実践編になりますが、5Sを実践したら何が変わるのか、イメージできるでしょうか。
それは、その会社とそこにいる人が発する「空気」と言えます。
空気と言うと、抽象的でわかりづらいかもしれませんが、会社に1歩足を踏み入れたときの印象と言えば伝わるでしょうか。
たとえば、初めて訪問する会社で、いざ現地に着いてみたらボロボロのビルで、事務所もなんだか雑然として、働いている人もどんよりと元気がない……なんてことがあれば、帰り際には絶対に「この会社、大丈夫かな」と思うはずです。
逆もまたしかりで、新築とまではいかなくとも、掃除が行き届いていて清潔感があり、働いている人もいきいきとしている会社なら、「ここなら大丈夫だ」と安心するでしょう。
つまり「自分たちとその仕事場」は、顧客から評価の対象となっているわけですね。「いやいや、仕事さえきちんとしていれば、評価してもらえるはず」なんて思われる方もいるかもしれません。
では、もしあなたがどこかの会社を訪問したときに、汚いオフィスで、しかも受付には誰もおらず、15分も待たされた……なんてことがあったらどうでしょう。
どれだけ仕事の出来がよかったとしても、1度抱いた不安というのはそう簡単には拭えません。何かあったら「やっぱりな」と思ってしまうはずです。そう考えると、会社自体が1つのメディアだと考えることができます。
訪れた人に対して、どんな印象を与えるかによって、会社の評価が変わるわけです。会社として、人にいい印象を持ってもらう。人に信頼してもらう。人に心地よくなってもらう。
安心してもらうということは、仕事を円滑に進める上で欠かせないものであり、本来はできて当たり前、のことです。
社会人の基本として「見た目は大事」ということはよく言われますが、会社とて同じだ、というわけですね。
○……今や会社が汚いことはリスクになり得る
あなたの会社には、毎日何人の人が訪ねてきますか？仕事上の顧客だけでなく出入り業者、荷物の配達員、入社希望者、道を訪ねる人まで様々だと思います。
現在ではBtoBからBtoCに転換する企業も増え、誰もが顧客になり得る可能性を持っています。おまけに、今や自分が感じた主観的な印象を、実名も交えて自由に発信できるメディアを個人が持っている時代です。
仮に会社・社員を通じて「乱雑」「不安」「不信」などの悪い印象を与えてしまったら、そのようなツールで悪い情報が瞬時に広がるリスクがあります。
職場を綺麗に保つのに、特別なコストは必要ありません。設備投資も、長期間の研修も不要です。組織のリーダーが率先垂範し、楽しく習慣づける。
その地道な努力で「清潔」「安心」「信頼」という大きな価値を直接、しかも常に発信することができるのです。これから、その方法をお伝えしていきましょう。
躾①やらない理由を1つひとつ潰していく
○……気合いではどうにもならないことがある
一般的な5Sとは順番が違うかもしれませんが、より実践でお役に立てるよう、本書では躾からご説明させていただきます。
躾と言うと、「知っている人に会ったら挨拶する」「ごはんを食べている最中に肘をつかない」など、いわゆるマナーのようなものをイメージされるかもしれませんが、5Sにおける躾とは、これまで言ってきた整理・整頓・清掃・清潔を組織に浸透させることを言います。
第3章でご説明した、「当たり前のことを当たり前にできる会社になる」ということですね。
このプロセスを通じて、有言実行の精神が芽生えるようになり、ひいては目標達成ができる組織に変わっていけます。
では、具体的にどうすればいいかと言えば、続くしくみをつくることが第一です。
5Sを始めようと言っても、「ズボラな性格だから、なかなかできないんですよ」「血液型がO型だから、おおざっぱで細かいことが気にならない」「掃除とか苦手だし……得意な人がやればいいんじゃないですか」と、性格などを言い訳にして、なかなか取り組みません。
しかも、そこで「がんばろう」と言っても、気合いだけではどうにもならないのです。新しい行動を習慣として定着させるためには、行動を妨げる要因を取り除くしくみが必要になります。
「つらいけどがんばる」のではなく、自然と行動できてしまうような流れをつくってあげるのです。
子どもの頃の夏休みのラジオ体操を覚えていますか？眠い目をこすって出かけていったのは、「健康のため」でしたか？単に毎日カードにハンコが増えていく楽しさ、あるいは最終日の商品目当てだったという人も多いのではないでしょうか。これが「行動を促すしくみ」だと言えます。
そして、ラジオ体操に行くのがクセになれば、早起きしたり夜更かしをやめたりと、自分から行動を邪魔する要因を取り除くようになります。
5Sでも同じように行動するためのしくみがあれば、最初はつらかったり面倒に感じたりしますが、次第に意識しなくても体が動き始め、心地よさやメリットを実感する頃には、5Sを忘れると居心地の悪さを感じる、と大きな変化が出るのです。そのしくみについては、次からご説明いたします。
○……トップ自ら実行宣言＆目に見える形で励行
まずは社長やそのオフィスの責任者が「5Sは会社の方針」だと大々的に宣言しましょう。これは必ずトップダウンで行なわないと、意味がありません。
どちらかと言えばやりたくない人のほうが多い5Sですから、ついやらない理由を探してしまうものです。
そこで言い訳をさせない状態をつくるために、「これは会社命令である」旨を社長やトップの責任者が示す必要があります。
また、年齢が高かったり、権限を持った社員ほど、整理整頓や清掃は女性の仕事という認識がまだまだ強いようです。
私のセミナーにきた女性社員から、「使ったものはもとに戻してくださいと何度お願いしても聞いてくれない」「『あれはどこ？』と上司に聞かれるたびに仕事が中断して困る」という悩みを多く聞きます。
「全社員が取り組むことである」というメッセージを伝えるためにも、スタート時にはっきりと「これから全社を挙げて5Sに取り組む」と宣言しましょう。例外を認めてはいけません。
そして、定着するまでの1ヵ月間は、朝礼、社内報、ミーティングなどあらゆる機会を活用して5Sの実行を浸透させていきましょう。貼紙も効果的です。毎日視覚からの刺激を与え、行動を変えます。
これは、「整理整頓励行」などの漠然としたものではなく、「床にものを置かない」など、行動につながる具体的なメッセージを示します。
上司の背面、コーヒーサーバーの前など、社員が必ず何度も見る場所を選んで貼ります（もちろん、なるべく来客には見えない位置に、です）。
次に、社外に向かって「○○社の5Sの取り組み」として「宣言」します。
エントランスに「5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）本格実行宣言!!」というスローガンを貼り出すのも効果的です。外部に向かっては、抽象的な表現のほうが品性が感じられるので、少し気をつけてください。
社外への「宣言」は、後へは引けない状況をつくり出し、社員をやる気にさせる力を持っているのです。ホームページはもちろん、名刺、パンフレットなどにも明確に打ち出していきましょう。
○……「5S遂行委員長」で管理者を明確にする
5S全体の推進には社長や経営層自らが積極的に関わるべきですが、現場レベルでの管理者・リーダーが必要です。
というのも、個人のデスクは自己責任でできますが、書棚や文房具置き場、コピー機周りなどの共用部分を見る責任者を設けないと、誰もやらなくなってしまいます。
管理者の仕事は、全員にしっかりルールを守ってもらうことで、実働の全てを担当するわけではありません。
管理者は入社1～2年目の若手を抜擢し、「5S遂行委員長」などと名づけます。トップが社員全員の前で「任命証」を交付し、その責任と権限を明確にします。
任期は半年ぐらいがいいでしょう（より多くの社員に「5S推進委員長」を体験させ、自覚を促したいからです）。
朝礼などでも定期的に状況報告や発言の機会を確保して、実際の進捗を社内全体で共有します。
仕事の上ではどんなベテラン社員も、5Sに関しては「5S遂行委員長」の指示に絶対に従わなければならない、という状態をあえてつくり出すためです。
また、なぜ若手を抜擢するかというと、社歴が浅く、もっとも「外部の目」に近い、ということが1つあります。
乱雑な職場環境を見て最初は唖然としたはずなのに、「これがウチの会社だ」などと慣れてしまうと、いつの間にか「おかしい」と思わなくなってしまいます。
そしてもう1つ、若手社員を抜擢するのは、彼らに仕事で自信を持てる機会を与えるためです。
「5S遂行委員長」に任命することで、自分が責任を持てる分野や、期待されて職場に貢献できる場を与えられて、モチベーションが上がる効果が期待できます。
ちなみにですが、神奈川県で人材派遣業を営むE社では、この「5S推進委員長」のポジションに、パートの女性社員を登用しています。
パート社員には現在主婦の方も多く、普段から清掃・整頓に慣れている分、まさに5Sにはうってつけの人材とも言えます。
また、このやり方を始めてからは、パート社員と正社員のコミュニケーションも格段によくなり、パート社員のモチベーションが飛躍的に向上する、という嬉しい効果がありました。
ここで紹介した形式にこだわる必要はありませんが、現場の管理者を決めることだけは必ず実行してください。「誰が」やるのか、という責任の所在を明確にしないと、自然消滅してしまうのが5Sの取り組みだからです。
躾②行動を促すきっかけづくり
○……全社一斉に、決まった時間に始めよう
より実行度合いを高めるためには、あらかじめ時間を設けることが有効です。個人の裁量に任せて、となると必ず「忙しくて時間がない」と言い出す人が出てくるので、整理整頓や清掃のための時間を強制的に確保します。
導入の段階では、なるべく全社一斉に行なってください。「みんなで」「同じことをする」というのが1つのポイントでもあるからです。
ただ、業種や役職によっては、全社一斉にやるのが難しい場合もありますので10時、14時、17時など1日3回、1回10分程度の「5S実行時間」を設定しましょう。
あるいは「1週間で70分以上」などと設定すると、公平に無理なく続けることができますし、自分のデスク以外の公共スペースの整理整頓や清掃をした場合は、時間を2割増しに換算するなど工夫をすると、貢献意欲がいっそう高まることが期待できます。
10分以上に設定すると集中力が続かず、後半はおしゃべりタイムになる可能性があるので、日常的に行なうのであれば、10分ぐらいがちょうどいいかと思います。
ただ、最初の状態があまりにもひどい場合は、30分、1時間などまとまった時間を確保し、ある程度片づいてきたところで10分に、と減らしていくといいでしょう。
○……チェックシートで楽しみながら取り組む
行動チェックシートを全社的に作成し、個人で管理させることも効果的です。次に見本を挙げましたが、シートの左側に、まず「やりたい行動」を書き込みます。
「退社時のデスクには何も置かない」「離席時は椅子の脚をそろえる」など、第5章4の表でご紹介しているような、単純な行動に絞ります。
途中の空欄には、あらかじめ「ごほうび」を記入します。「ランチをAにグレードアップする」など、仕事に直接関係がなくてもかまいません。毎日できたら○をつけ、続いたら「ごほうび」を実行します。
チェックシートをつけるのは、その日にやることが明確になり、続けやすいということと、小さな成功体験を「見える化」するので達成感を感じる、というメリットがあります。記録になるので他人からの評価も受けやすくなり、さらにモチベーションが上がります。
個人で活用するのはもちろんですが、「やりたい行動」の数や○の数などを個人賞として表彰するのもよいでしょう。
また、チームを結成してごほうびを達成した人の割合などを毎週チーム対抗で競うような「ゲーム」にし、賞品を用意するのも効果的です。
「面倒だ」「イヤだ」と感じることを実行しようとする際、正論で説得しようとしてもあまり役に立ちません。
禁煙、英会話の習得、適度な運動など、心当たりがありませんか？ゲームにすると闘争本能が働き、いつの間にか行動することが多いものです。
「○○できなかったら△△」というペナルティではなく、ごほうびを設定するのも、楽しいことがあると続けられるからです。
清潔①知っていると得するコツ
○……少しの労力で綺麗な状態を保つには
日々の仕事は次々に発生し続けるので、毎日整理・整頓・清掃ばかりやっていられない、というのが多くの企業の現実です。
ここからは整理・整頓・清掃で綺麗にしたところを少しの労力でキープする方法をお教えしていきますが、ここではまず清潔が徹底できるようになる心構えをご紹介します。
これを意識するだけで綺麗さの度合いが全然違いますし、少し気をつけるだけのことばかりなので、ぜひ社員の方全員に覚えてもらいましょう。
○……心がけたい意識の三原則
①見せる
オフィスは自分たちの仕事場であると同時に、来社された方に対しては信頼のバロメーターとなります。
「見られている」というより「見られたいように見せる」ようにしたいもの。また、汚れを落とす、破損箇所を直すというのは、マイナスをゼロに戻すだけです。
つまり、マイナスの状態を知らない人にとっては当たり前のことであり、プラスに感じてはもらえません。
相手が「おぉー！」と感動するぐらいの状態に高めるには、「見せる」意識が必要です。
特に応接室が別室になっていないオフィス、ナースステーションなど、作業するところが丸見えの職場は気をつけたいところですね。
②汚さない
訪問先でコーヒーを飲むときは、かきまぜたスプーンについた液をしっかり切ってから置くなど、なるべく汚さないよう気をつけるものです。
それと同じで、職場でも汚さないように気をつけて振る舞うだけで、汚れは減ります。
靴の底の泥を丁寧にぬぐってから入る、コートのホコリを払ってから入る、缶飲料のプルトップは静かに引く、ベタベタとガラスを触らないなど、何気ないことだけでも大きな差が出ます。
③広げない
プロのシェフは、どんなに狭い台所でも多彩な料理をつくります。これは、事前に段取りをしっかり組み立て、手順も経験値によってムダが削ぎ落とされているからこそ可能なことです。
ということは、あらかじめ段取りを考えていれば、机の上にむやみやたらとものを広げる必要はないはずです。
そもそもその仕事に何が必要なのか事前に考えてから、本当に必要なものだけを出すようにすれば、後片づけもさっとできます。
○……やる・やらないで大違い！行動の三原則
①整える
多くの線が雑多な角度で入り乱れると乱雑な印象を与えます。
書類の端をそろえる、書類や布の輪（折り畳まれた部分）が手前に見えるように置く、カップや文房具は無地の面が見えるように置く、扉や白い布で隠す、タオルやクッションのタグは見せない、椅子の脚は左右をそろえるなど、横の線と縦の線が直角になるように置くと美しく見えます。
②もとに戻す
これはごくごく基本的なことですが、使ったらその都度、すぐにもとに戻すことを意識しましょう。つい忙しさにかまけて出しっぱなし・使いっぱなしになりがちです。
そのうちに紛失したりして新しいものを買ったと思ったら、そのあとに出てきたり……と、ものを増やす原因になります。
③汚れはその都度取る
汚れは放置すればするほど、乾燥したり酸化したりして固くなります。固まってしまうと、専門の道具や洗剤などが必要になってしまいますが、汚れがついてすぐのタイミングなら簡単に拭き取ったりできるので、あとあとラクです。
ちなみに、次に職場にある汚れのイメージを図式化してみました。
1番上の層Aは、新しく、まだ水分や空気を含んでいて柔らかい分、取りやすいです。水分があるということは体積も大きく目立ちます。
たとえば、天井換気口のカバー表面についたホコリ、落ちているゴミ、給湯室の排水溝のぬるぬる、パソコン周辺や四隅にたまったホコリ、ガラスについた指紋、などです。
それに対して、1番下の層Cは時間が経って水分を失い、からからに干からびて固まっている状態です。
一見すると小さくて取れやすそうに見えるのですが、ふやかしたりしないと取れないので手間がかかります。
A、B、Cの割合は、一般的に7：2：1程度で、図を見ても圧倒的にAが多いのがおわかりになるかと思います。
ということは、大きくて目立つAを、気づいたときにさっと拭くなり掃くなりしてしまえば、思った以上に綺麗になる、ということですね。
○……新しいものがきたときのルール
いったん綺麗に整理・整頓・清掃したところで、気がつけばまたどんどん散らかっていきます。というのも、毎日新しいものが入り続けるからです。
今はどこでも、意識してものが入ってこないようにしなければ、どんどんものが増え続ける環境だと言えるでしょう。しかし、新しいもの全てを受け入れていると、すぐにパンクしてしまいます。
特に「何かを手に入れるのに苦労した」という幼少時の記憶が残る50代、60代の社員は、この点を意識する必要があります。そこで、以下のルールを社内で徹底しましょう。
ルール1：「簡単にものを増やさない」
ことを社内で徹底する個人の感覚に任せてものを出入りさせていると、ついつい増やしがちです。会社全体で簡単にものを増やさない、ということを共通認識として持ちましょう。
ルール2：文具・消耗品などは発注ルールを決める
オフィスグッズの通販などでは「○○円以上で送料無料」とあるため、「どうせ使うから」「単価が安くなるから」と多めに買うことはありませんか？少額の送料を節約したつもりでも、不良在庫が増えてしまいます。「コピー用紙は残り2束になったら10束購入」など、発注のルールを決めましょう。
ルール3：売り込み関係のものはすぐ処分検討する
予定のない営業の資料・ノベルティグッズは、原則的にすぐ処分します。
資料は取っておいてもどんどん古くなりますし、ノベルティグッズも、特に必要なものでなければ捨ててしまいましょう。スペースの無駄です。
ルール4：新しいものは置く場所を決めてから購入する
「必要だから買う→なんとなく放置」というのは、死蔵になってしまう可能性が高いです。収納場所を決めてから購入し、「入れる→使う→捨てる」という流れに乗せます。
ルール5：郵便物・配達物は仮置きしない
仮置きすると、どこかに紛れたり、うっかり忘れたり、といった危険性があります。
きたらすぐに開封し、不要なものは捨てる、会合の案内などは、開催日と返信締め切り日を手帳に転記して「要処理・検討中」のファイルに日付順に入れておきます。
以上の5つに沿って処理していけば、新しいものを増やしても乱雑な状態になることはありません。まずは社長、上司が実践して、会社全体に浸透させてください。
清潔②一瞬でできる簡単テクニック
○……5秒で見違えるコツ
清潔な状態をキープするには、スタッフ各自の良識任せにせず、やることを具体的にたくさん書き出しておくことが、行動に結びつける重要なポイントです。
仕事をしながらどんなことができるか、次の一覧表にまとめてみました。
始業前や来客前のちょっとした時間を利用すれば、かなり多くのことができるとおわかりいただけるでしょう。
まとまった時間を取らなくてもいいので、実行するにもそこまで負担にならないはずです。職場の設備や間取りによって、やるべきことは違ってくると思います。
この一覧表にアレンジを加えていただいて、各自1部ずつ持ってもらうか、貼り出すなりして共有しましょう。
整理①職場の“健康状態”を診断してみよう
○……現状を改めて振り返ってみる
整理・整頓・清掃にかかる前に、まずすることがあります。それは、現状の会社の問題点を発見し、自分たちで認識することです。
あなたのオフィスや一緒に働いている方を、1度見渡してみてください。次に挙げたような状態になっていないでしょうか。
これは、何個チェックでアウト、というようなものではなく、1つでもあるとアウト！だと言えます。
私の実感だと、社歴の長い人（場合によっては役員クラス、社長も）で、業務に集中すればするほど、周りにあまり視線がいかなくなってしまって、逆に問題だと感じていないケースが多いです。
10年単位で毎日同じ風景を見ていると、慣れるどころか「それが普通」「当たり前」になってしまって、何も感じなくなってしまいます。
もしくは、気になっていたとしても「しかたがない」「改善は難しい」と思ってしまっている人が大半でしょう。
○……形状記憶ウイルスにやられていないか？
先ほどのチェックリストが1つでも当てはまる職場では、「頼んだことを忘れる・忘れられる」「よく探し物をしている（パソコンのデータ、書類、ファイルなど）」「突然予期せぬことが起こってバタバタする」ということが日常的に起こっているはずです。
もちろん、誰しもミスをすることはありますが、何度か続く、という場合はかなり重症だと思ってください。
そして、そんな会社では、
- 「定時」の意識がなく、残業は当然という空気がある
- 来客があっても顔を上げない。「担当者まかせ」で、積極的に挨拶や案内をしない
- ビルの外やエレベーターで会う人は、自分の会社の来客とは限らないので無視
- ゴミが落ちていると「清掃担当業者のレベルが低い」と思う
- 雨などでガラスが汚れているが、次に清掃担当業者がくるまでガマン
- 「もっと明るく綺麗なオフィスに移ったらいい仕事ができるのに」と思う
- 自分に与えられた仕事を真面目にきちんとこなすことが大切だと認識している
という思考が蔓延しているかと思います。
文字にするとこんな職場では働きたくないな、と思ってしまいますが、世の中の企業を見渡してみれば、案外多いのではないでしょうか。
第2章に出てきた“形状記憶ウイルス”に通じるものがありますが、これではお互いに協力して1つの目標に向かって、というのはイメージしづらくなります。
結果、各々の仕事はきちんとこなすけれども、素晴らしい成果も出ない、ということになります。
○……5Sは自分たちの手でやるべきことと認識する
これらの行動・心理の奥にあるのは、何かあれば「他人のせい」にする他責の意識です。
たとえば「ゴミが落ちていると、清掃担当業者のレベルが低いと思う」というのは、まさにこの他責思考で、自分では何もしようとしない姿勢の現れです。
しかし、よくよく考えてみれば定期清掃業者（ワックスがけ、窓ガラス磨きなど）や日常清掃業者（ゴミ捨て、水回りの掃除）の仕事は、「資産としての建物」のメンテナンスでしかありません。
会社という1つの場所に人が集まり、仕事をする、ということを考えると、そこに集まる“人”がその場の「流れ」や「空気」を生み出すのです。
だからこそ、いきいきとやる気が出る明るい環境や、よい流れを整えるのは、自分たちの手でやるべきことだと言えます。
気持ちよく働けて、なおかつお客様に「また訪ねたい」「ここなら安心だ」と思っていただく空気を生み出すことは、仕事の土台、基本中の基本です。
そう考えれば、整理・整頓・清掃も「汚れたところの後始末はイヤ」ではなく、「全員が力を発揮する仕事の舞台づくり」と捉えることができます。
オフィスの環境整備は、自分たちの仕事。この覚悟が決まったら、今まで見えなかったものがどんどん見えるようになります。そして、場も空気も見違えるように変わっていくはずです。
まずは、社長や組織のトップが号令をかけて、次のような方法で、定期的に職場をチェックすることから始めてください。
ポイントは、なるべく客観的に見るよう心がけることと、社員全員でチェックすることです。
チェックしたあとは、「エントランスの壁にかかっている表示はいらないんじゃないか」「パンフレットがどこにあるかわからない」「棚がごちゃごちゃしていてうるさく感じる」など、感じたことを共有する時間を設けましょう。
現状認識ができたところで、どこをどういう風に改善していけばよいか、整理・整頓・清掃に取りかかっていきます。
整理②とりあえず職場にあるものを減らす
○……まずは不要なものを処分してから
いよいよ5Sの実践に入っていきます。1番初めに取りかかるべきは、空間をすっきりさせる「整理」です。5Sで言う整理とは、ものの数を絞ること、不要なものを捨てることを意味します。
スタート時点でものがあふれていたら、このあとの整頓・清掃ははかどりませんし、そもそもこれから捨てるものを綺麗にしたところで意味はありませんよね。
また、「入るところがなければ、入るスペースをつくればいい」という発想で、新たな収納棚などを買うのはお勧めしません。
いまの現状であるスペースですら管理できていないのですから、多少棚が増えたところで、ものが増えていくだけです。収納スペースに関しては、整理で不要なものを捨ててから考えるべきでしょう。
○……誰もが一目でわかるような判断基準を持つ
ここで重要になるのが、整理するためのルールをつくることです。
整理では、職場にあふれる大量のものを、誰でもすぐに使ったり戻したりできるよう、機能的に配置しなければなりません。
種類別、動線別、時系列別といった分類法に加えて、見た目の美しさを考えると大きさ、色、形など考えるべき要素はたくさんあります。
ただ、複雑なルールにしてしまうと、「誰でもすぐに使える／戻せる」というのが難しくなってしまい、すぐに乱雑な状態に戻ってしまいます。
その上、当たり前のことですが、空間には限りがあります。完璧な収納空間をつくろうと思うと、かなりの設備投資が必要になってしまいます。
5Sのためにそんな投資をする余裕はないと思いますから、今あるスペースや設備をできる限り活かす方法を考えるしかありません。
こう聞くと大変だと感じるかもしれませんが、ここで鍛えられるのが、第4章でお話しした「決断力」です。
ものを捨てるときに、後先考えずに捨ててしまうのではなく、ものの優先順位をつけ、実際に捨てるというプロセスを踏むことで、自分で考えて決める力が身につきます。
何度か繰り返すうちに、気がつけば日々の仕事にも応用できるようになっているはずです。
また、このときに周囲の人と「これはいるか」「いらないか」といった相談をすることになるので、自然と会話をする時間もでき、円滑なコミュニケーションも図れます。
くれぐれも「いらない気がする」「飽きた」といった曖昧な理由で捨てるのはやめてください。
○……捨てるときの4つの基準
では、どんな基準で整理すればよいのか。
いくつかポイントがありますので、これから説明するところを押さえていただければ、スムーズに進むでしょう。
①社長自身が基準をつくる
まずは社長、もしくは上司自らが「ものを減らす」と宣言して捨てる基準をつくり、率先して実行します。
社員はあとで「あれはどうした」と上司に聞かれたときのために、何でも取っておこうとするので、「名刺は3ヵ月」のように、具体的なルールをつくってしまいましょう。ものを捨てたことを叱らないことも大切です。
②「どれを残すか」で考える
「どれを捨てるか」ではなく「どれを残すか」で考えます。モノの価値は「いる」「いらない」と単純に二分できるものではありません。
次の図のように、0（不要）→100（絶対必要）まで、「なくても困らない」「どちらでもいい」「あったほうがいい」などの様々なランクに分けられます。
100に近いものから優先させて、スペースに合わせて残すようにします。
③ものの価値を考える
ものの価値と言っても、お金の話ではありません。仕事におけるそのものが持っているプラスの面、マイナスの面について考えてみます。
プラスというのは、それがあれば時間が短縮できる、仕事が捗る、仕事に集中できるなど、仕事をする上でいいことです。
逆にマイナスは、今まであまり着目されていませんでしたが、使いづらい、汚れる、邪魔になる、視界を遮る、重くて疲れる、災害時の落下の危険、などがあります。
プラスからマイナスを差し引いた値が、あなたにとってのそのものの価値です。
④自分を主語にして考える
「これはまだ使える」ではなく「（仕事で）自分は使う／使わない」と考えます。「使う」と判断した際も、いつ、どんな場面で、など具体的に答えられるぐらいにまで具体的に落とし込みます。
①～④を1つずつ実践していけば、きっとスムーズに整理できるはずです。
ものが増えて乱雑になるのは、「いい加減」「ずぼら」という個人の性格によるものではありません。それぞれが受けてきた教育、人間関係や考え方の傾向、システムなど、様々な影響を受けた結果の状態です。
ですから、「○○は雑だから」「○○はめんどくさがりだから」などという理由で叱りつけるのではなく、段階を経て無理なく進めることを考えるようにしてください。
整理③古いものを捨てる
○……新しいものを入れた分だけ、出さなければならない
整理の基準が定まって、いざ捨てよう、となったときにふとよぎるのが、「捨てたあと、必要になって困ったらどうしよう」という心配です。
そんなときは、困ったらどうするかまで考えてみてください。人に聞いたり、代用できるものがあったり、案外なんとかなるものです。何より重要なのが、古いものを捨てないと、新しいものは入らない、ということです。次の図を見ながら、解説していきましょう。
それぞれ、10リットル入りの水槽に、8リットルの濁った水が入っています。
①では、2分が経過した時点で水はあふれ出し、相変わらず底のほうの水は濁ったまま、新しい綺麗な水が上からどんどん垂れ流される状態になります。
②は水槽の水は少しずつ綺麗になりますが、4分経ってあふれ出すと、綺麗な水も一緒に上から流出します。
③は、水槽の水の量はいつも8リットルで一定、しかも時間が経つほど、どんどん綺麗になります。
水を職場にあるもの、水槽を職場とすると、①は古いものを捨てないので、新しいものがどんどん入ってくる上、古いものは堆積してしまっているのですぐには捨てられず、新しいものから捨ててしまっているような「もったいない」状態です。
②は古くなったものを多少は捨てているものの、新しいものが入ってくるペースが速いので、やはり新しいものから捨てられていて、もったいないですね。
理想とするのは、新しいものが入ってきたら古いものを同じだけ捨てる、③のサイクルです。血液やリンパの流れが滞ると、むくみや冷えなどの症状が出ると言われています。
会社・組織もそれと同じで、新しいものが入ってきたら古いものが出ていく、循環している状態が本来あるべき姿です。
そのためには、
- しっかり出す
- 入れる量を調節する
この2点が非常に重要だ、ということですね。
整理④捨てる技術
○……絶対に捨てられる方法
ものを捨てることの大切さを説明しても、どうしても捨てられない、という人が世の中にはいます。ものが少ないとスッキリとして気持ちがいい、と頭では理解していても、行動につながらないのです。
行動し始めても、自分で無意識にブレーキをかけることさえあります。「時間がない」「本業が優先だ」「古い資料が懐かしくて読んでしまう」などがこれに当たります。理論だけでは「ものを捨てるのは悪いこと」という感情を乗り越えることができないのです。
では、どうすれば感情を乗り越えることができるのか。ここでは「課題を達成したい本能」と「視覚の刺激」を利用する方法をご紹介します。
・1分ゲーム
場所、数を決めて、1分間でものを処分します。場所はなるべく小さい範囲で、数は無理のない数から始めましょう。たとえば、「この引出しから1分間で3個捨てる」といった塩梅です。
制限を設けることで「課題を達成したい」という本能のスイッチが入り、集中力を高めつつスピーディーに行なうトレーニングになります。
慣れてきたら、だんだん捨てる数を増やしていきます。目標を決めずに始めると、ダラダラやってしまい、思うように捨てられません。引出しやキャビネットなどの、普段は隠れている部分に適した方法です。
・いったん更地作戦
ものがゴチャゴチャと置いてあってスッキリしない場所は、いったん全てのものをどかし、更地（何も載っていない状態）にします。
「1分以内」など制限時間も決めて、全てのものをゴミ袋などにまとめてしまいます。更地にする理由は、モノがない気持ちよさを目で実感するためです。
また、いったんその視覚的な気持ちよさを覚えると、それ以降更地にものを置きっぱなしにしづらくなります。ゴミ袋には日付を書いて、見えないところに仮置きしておきます。
1ヵ月中身を見たり、探したりしなければ、そのまま処分しても大丈夫でしょう。
○……アイテム別・捨てる基準一覧
ここでご参考までに、ジャンル別の捨てる基準をご紹介しましょう。
業種や会社によって多少例外はあると思いますが、自社内にルールがない場合は、以下の基準を参考にしてみてください。
①本・雑誌
本・雑誌は発行から経過した期間がポイントです。データを重視するビジネス書の場合は、最新情報を検索したほうが正確ですので、発行後6ヵ月が目安です。
自社の業務とは関係のない贈呈本が多い場合は、送られてきたら「さっそく拝読させていただきます」と礼状を書いて処分するという選択肢もあります。雑誌は次の号が出たら前の号を捨てます。
②書類
書類は、過去半年間で1度も見ていないものは不要と判断します。見なかったということは、イコール不要だからです。
他社からの提案書、全員に配られた会議の資料や議事録、単なるプリントアウト、メモ、終了した会合案内などは、半年を目処に処分して大丈夫です。
それ以外に、プロセスを確認するもの、マニュアル、再度取り寄せられるカタログなど部署に1部あればよいものは、1部を残して捨てましょう。
③文房具
文房具は、直近の1ヵ月で使ったかどうかが目安です。黒ポールペンなど、同じ種類のものが3つ以上ある場合も、3つまでに減らしましょう。
ちなみにメモ、ポストイットは何かといただくことが多いですが、過去1ヵ月で使った分と同じだけあれば十分です。
④名刺
名刺の数＝見込み客の数とは限りません。不要な名刺まで取っておくと、本当に大切な人の名刺が紛れてしまいます。とりあえず時系列で並べておき、長くても3ヵ月ごとに見直しましょう。
顔も覚えていないような人は、今後もビジネスにつながる可能性は低いと判断します。「もしかしたら……」という気持ちになるのは、ビジネスモデル自体がしっかりしていないことにも原因があります。
「どんな人にきて欲しいのか」「どんな人にきて欲しくないのか」というターゲットが明確になっているか、1度確認してください。
最後に、捨てる際に注意していただきたいことが1点あります。
せっかくいるもの・いらないものを分けてゴミ袋などにまとめても、1番最後の「捨てる」を実行しなければ意味がありません。
せっかくまとめた雑誌の山が、給湯室の隅でホコリをかぶっているのもよく見かける光景です。また、ゴミを分別しないまま出してしまうと、担当者が再度分別し直す、と二度手間になってしまいます。
ゴミをスムーズに出せるように、ゴミの分別方法、収集日などは社員全員に徹底させましょう。分別ごとに収集曜日を書いたゴミ箱をつくるのも1つの手です。
整頓①スッキリ見えて使いやすい収納方法
○……パッと見で全部把握できる状態がベスト
整理がすんで不要なものがなくなったら、今度は残ったものを使いやすく配置する、「整頓」の作業をします。
このときにもっとも大切なことは「検索性」、つまりスピーディーに取り出せることです。一方で収納システムの構築コスト、維持コストはなるべく抑えることも大きなポイントです。
寸法ぴったりの細か過ぎる仕切りや、使うたびに崩れて誰かが時間をかけて整頓し直さなければならない、というような収納方法は適切ではありません。
だからといって、大きな収納スペースがあるのも考えものです。
人間、スペースがあると逆に何でも取っておいて、ためこんでしまいますから、すぐに整理前の状態に戻ってしまいます。
収納スペースの適正容量は、5～7割です。何が入っているかが一目で見渡せて、新しいものが入ったら古いものを捨てる、という循環が滞りなくできる分量と言えます。入る分だけ目一杯詰め込むのは禁止です。
○……中は使いやすさ、外は見た目を優先
整頓の基本は、中は使いやすさの重視、外は美しさを優先させる、この2点に絞れます。まずは、「中」の部分についてですが、引出しの中など外から見えない部分は、よく使うものを手前に置きます。
原則として「1列、1段」で一覧できるようにします。並べ方のルールは多少流動的でもかまいません。
「きちんと並べること」に時間や労力を割くべきではないので、とにかく一目で何があるかがわかる状態であれば大丈夫です。
奥行きのある棚の後ろや背の高い棚の上部はよくデッドスペースと言われ、何とか工夫して100％活用しましょう、なんて言われますが、ここに入れたものは普通の姿勢では見えませんので、次第に「見えない」→「使わない」となります。
これも工夫する時間・労力がもったいないので、そのまま置いておきましょう。
また、キャビネットの中にある公共の文房具（穴あけパンチやカッターなど）は、それぞれのサイズごとにまとめてトレーに入れて、使うときだけ引き出します。
こうすると、バラバラとばらけることもなく、見た目にもスッキリとして使いやすいです。外から見た美しさに関しては、「接客エリア」「作業エリア」を見極めましょう。
「接客エリア」では、美しく見えることが最優先。ものは極力置かず、置いてあるものはきちんと拭いて手入れをしなければなりません。
ですから、打合せテーブルの上には何も置かない、受付の電話はピカピカに磨き上げる、などが必要です。
一方の「作業エリア」では、機能性や安全性、効率などを多少優先してもかまいません。ポイントは、来客から見えるかどうか。
来客がいきなりオフィス全体を見渡せるような構造の場合は、パーテーションやロールカーテンで仕切りをつくるとよいでしょう。
○……綺麗に仕上がる2つのポイント
先ほど、外見の美しさも重要なポイント、と言いましたが、整頓する際に意識すると綺麗に仕上がるポイントが2点あります。
それは、「角度」と「広がり」です。
まずは角度ですが、目に見えるところにあるものが、あっちを向いたりこっちを向いたりと、てんでばらばらな方向に向いていたら、乱雑に見えてしまいます。
外から中身が見えるキャビネットや書棚は、高さ・向きをそろえてラインをスッキリと整えて並べることで印象が変わってきます。
大きさの違う本やファイルを奥まで差し込むと前の線がガタガタするので、前は棚板の端とラインをそろえます（この並べ方だと、前に余分な水平部分がないので、ホコリがたまらないというメリットもあります）。
デスクの上や外に出ているものは、90度、180度の角度に合わせて整然とそろえます。
少ししゃれた感じを演出したいとき、パンフレットなど目立たせたいものは、ホテルのシャンプーや高級雑貨店のディスプレイのように45度の角度にしてみてください。
また、平面にものが散らばっていると、とても狭く見えます。ものが多いときは、まず1ヵ所に積み上げて、何も載っていない部分を広げるとスッキリします。エントランスのカウンター、各自のデスク、打合せ用の机などに有効です。
整頓②特に気をつけたい収納スペース
○……賢い引出しの使い方
整頓のルールは中は使いやすさ重視、外は美しさ重視、ということでしたが、特に整頓に困るであろう場所が、各自のデスクの引出しの中だと思います。
そこで、より詳しい引出し内の整頓方法について解説しましょう。
このルールに則れば、もう何かが引っかかって引出しが開かない！なんてこともありませんし、ものも増えないはずです。
①デスク面の真下の浅く大きな引出しは、いつもは空の状態にしておきましょう。外出するときや退社するときに、やりかけの書類を一時的にしまう場所として使います。
デスクの袖（横）の引出しは奥が深く、全部引き出すとレールが外れやすくなってしまいます。奥はデッドスペースになりがちですので、目一杯入れる必要はありません。
②袖の1番上の引き出しは、文房具や印鑑などすぐに使うものを入れます。
高さを有効に活用するためにスライド式のペン用のトレーがついていたりしますが、その下に入れたものは見えないので使えません。
ペンやハサミが上に引っかかって引出しが開かなくなることもありますので、このトレーは外したほうがよいでしょう。
③上から2番目は、電卓や名刺などの収納スペースです。深さがあるので、立てて入れ、上からすぐに取り出せるようにします。
名刺はブック型ホルダーに入れると、順番が固定され、「コレクション化」してしまいます。
取引先との流動的な関係に対応するために、箱に日付順に並べておき、改めて取引が進んだら抜き出してジャンル別にしまう、というように工夫しましょう。
④1番下の深めの引出しは、A4サイズが横向きに立てた状態で差し込めるサイズです。書類などを案件ごとに、透明なクリアホルダーかインデックス付きの紙バサミに入れて収納します。
よく使うものから順に手前に並べ、市販品のドキュメントボックスがちょうど5つ入ると思うので、図のようにT字形に入れて、体を横に向けたときに取り出しやすくしておきます。
○……キャビネットは使ったら戻す、を徹底
共用のキャビネットの整頓方法についても解説します。書類は基本、ホルダーやクリアファイルに入れて、ファイルボックスに立てて入れます。
共用のキャビネットでは、「使ったらもとに戻す」というルールの徹底がとても大切です。
空いているところに無造作に戻したり、「あとでまた使うから」と自分の机に仮置きしたりすると、ファイルを探すことに無駄な時間を費やしてしまいます。
もとに戻すを徹底すると言っても、号令だけではうまくいかない場合が多いので、色ラベルもしくは「線引き」を活用します。
ラベルの色（赤、青、緑、黄色、オレンジなど）は、ジャンルや業務ごとに分けるといいでしょう。
たとえば、経理関係は黄色ラベルにし、黄色フォルダーは黄色ラベルのボックスに入れ、黄色ラベルの棚に戻す、という使い方です。
「線引き」は、ファイルの背表紙の下のほうに、5cm程度の幅の色ラインを入れます。
「1段目は赤」というふうに、キャビネットの棚ごとに色を決めて、放置されているファイルはその色の棚に戻します。ちなみにですが、キャビネットは、奥行きが浅く、間口は広いものがお勧めです。
棚に入っているものを横に並べて一覧できれば、書類を探したりするのに無駄な時間を使わなくてすむからです。
奥行き・棚1段の高さは、ともに35cmを目安にしてください。この35cmとは、オフィスの書類の8割以上を占めるといわれる、A4サイズの長辺＋αの長さです。
もし、業務でB4やA3を使う場合、キャビネットの一部分だけをそのサイズにします。また、棚全体の高さは、床から天井まで壁面を埋めるものがいいでしょう。
というのも、天井までの間に余分な隙間があるとホコリがたまり、オフィスの空気が汚れる原因になります。そして、壁面は全面が扉のものがお勧めです。
扉があるとホコリが入りにくく、中が多少ゴチャゴチャしていても扉を閉めればスッキリ見えるからです。防災面で見ても安心でしょう。
収納家具を買われる際は、「業務拡大の可能性もあるので、収納容量は大きいほうがよい」と考えがちかと思います。
収納スペースが大きいということは、ブカブカの服を着ているようなもので、「まだ大丈夫」と思ってどんどん余計なお肉（会社では「もの」）をつけてしまいます。
逆に、少しきつめの服を着ていれば、常にスリムでいようと心がけるようになりますよね。収納家具も同じで、「思っているよりも小さめ」を買うよう、心がけてください。
清掃①大掃除ではなく小掃除をコツコツ
○……隙き間時間の活用でピカピカに！
整理、整頓がすんだら、ようやく清掃に取りかかれます。ここでご注意いただきたいのは、清掃は本業ではありません。
間違っても丸1日を使って全員で大掃除をして疲れ果てるという、「つらいイベント」をしないでください（一気に綺麗にしてしまいたい気持ちもわからなくはないですが）。
第1章に挙げた事例でも、始業時間までの15分など、いわゆる隙き間時間を使って実践していました。この時間を設定する、というのも1つのツボです。
場所を決めて取りかかると、どうしても「終わるまでやりたい」と思ってしまうもの。ですから、「○分（長くても15分ぐらい）」と時間を設定してから取り組みましょう。
この清掃活動中に、他部署とのコミュニケーションが生まれることが多いので、特に大切にしたい時間です。
また、体を動かすとアイデアが出やすくなったりもしますので、朝のウォーミングアップ、企画を練るときの気分転換などに活用してもいいと思います。
○……掃除で気を配るべきポイント
整頓のところでも気をつけるポイントがありましたが、清掃でも同様に、意識するだけで普通の清掃がワンランクアップするポイントがあります。
これは4点ありますので、順番に説明していきますね。
①ライン
境界線や隅っこといったラインには、視線がいきがち、つまり、汚れが目立つ部分です。ブラシを当て、汚れを落とすとともにラインをスッキリさせましょう。
例）インターホンのボタンの回りと本体の溝、ドア枠とガラスの境目、ドアとノブの境目、パソコンのキーボードの溝、ディスプレイ本体と液晶画面の境目etc.
②光
ピカッと光るものがあると、そこに視線が集中し、全体がグッと美しく見えるという効果があります。
金属やガラス、プラスチックなどのツヤのあるものを磨き上げましょう（あとでご紹介するファイバークロスを使うと、より簡単です）。
例）ドアのステンレス枠、金属製のドアノブ、受付の電話の受話器、パンフレットスタンドの表面、キャビネットのガラス扉、額、応接室の花瓶、蛇口、洗面所の鏡etc.
③美白
カーペットや壁紙の汚れは目立ちます。
こうしたシミ・汚れは放置すればするほど取れにくくなってしまうので、見つけたときに取ってしまうのが得策です（詳しい取り方はあとでご説明します）。
例）カーペットの飲み物のシミ、ドアノブ周囲の手アカ、給湯室の壁のコーヒーのシミ、ゴミ箱のフタや周囲の汚れ、デスクのボールペンの線、ホワイトボード面etc.
④空気（＝臭い）
慣れてしまうと気づきにくく、けれど印象に残りやすいのが臭いです。始業前や来客前に、小さくても数ヵ所を開けて新鮮な空気を取り入れ、換気します。特に初めてのお客様は臭いに敏感ですので注意しましょう。
清掃②ここで差がつく！プロのテクニック
○……簡単かつ効率よくすませるコツ
ここでは、お掃除のプロが実践している簡単にできてぐっと綺麗になる方法をご紹介していきます。
清掃と言うと、「ぞうきんがけ」などが思い浮かぶかもしれませんが、水を使った「拭く」「磨く」などの動作は時間がかかってしまいます。
そこで、水を使わない「はたく」「払う」「から拭き」などの簡単な動作でも十分に効果を上げる方法があるので、まずは100円ショップでも手に入る道具を使って綺麗にしてみましょう。
・ガラス磨きは新聞紙
ガラス面を濡れたタオルで拭き、水滴があるうちに新聞紙で磨くと、びっくりするぐらい綺麗になります。
新聞紙は1ページの大きさに切り、わしづかみにして、軽くクルクルと磨きます。インクがワックスの働きをして輝きを増し、汚れがつきにくくもなります。
幹線道路に面しているところは、洗剤できちんと煤煙の油分を落とし、真水で拭いてから磨くとムラができません。
汚れがゆるむ雨上がりがよいタイミングです。洗面所などの鏡も同じ方法でピカピカにできます。
・デスクの黒ずみの取り方
特にエントランス近くのデスクは、来客の目につくところ。黒ずみやくすみは少量のクレンザーで磨き、ムラなく仕上げておきます。そのまま放置すると粉っぽくなってしまうので、あとはしっかり水拭き・から拭きをします。
・セロテープの跡の取り方
ポスターが貼ってあったセロテープの跡は、残しておくと乾いて汚く見えます。このとき、ベンジンなどはガラスが曇るので使わないようにしてください。食器洗い用中性洗剤の原液を塗ってしばらく置きます。ゆるんできたら、割り箸などで傷をつけないように、少しずつこそげ取り、水拭きします。寒く空気が乾燥した日よりも、真夏の湿度の高い日のほうがラクに落ちます。
・床のシミの落とし方
カーペットには、コーヒーや泥のシミがつきやすく、特にエントランスと来客用ソファの周辺は注意しましょう。まず汚れたところを濡らし、食器洗い用中性洗剤を直接かけます。
5分程度置いたあと、歯ブラシでこすりながらティッシュで叩き取ります。シミを潰すのではなく、輪郭線を外側に向かってぼかすように馴染ませるのがコツです。
フローリングの靴跡や椅子のキャスターの跡などはクリームクレンザーを少したらして歯ブラシでこすり、水拭きします。
・トイレは柄付きブラシと割り箸で
便器の中は食器洗い用中性洗剤をたらし、柄付きブラシで丁寧に磨きます。
洋式便器の場合は便器のふちの内側（水が出てくるところですね）など、普段見えないところに汚れがたまっているので要注意です。
先が斜めになった割り箸に濡らしたペーパーを巻き、便器の蓋の根元にある凹凸部分の汚れを取るとスッキリします。
・洗面所はメラミンスポンジと歯ブラシで
洗面ボウル（シンク）は、メラミンスポンジで磨きます。手前のなだらかな部分よりも、蛇口の真下の切り立った部分がはねた汚れで黒ずんでいるので注意してください。
排水口の周辺や部品、蛇口の根元やステンレス、プラスチックハンドルの切り替え部分などはクリームクレンザーをつけた歯ブラシでこすります。
最後に水気を拭き取り、蛇口をマイクロファイバークロスでピカピカに磨きます。
・給湯室周りはメラミンスポンジと濡れたクロスで
流し台のステンレス部分はメラミンスポンジでこすると水アカや茶渋も取れてピカピカになります。蛇口は全体的にホコリっぽく、コーヒーのシミなどが飛んでいます。
ここは歯ブラシで綺麗にしましょう。濡れたクロスで壁や、扉の面、ポットをサッと拭くだけでワントーン明るくなります。
○……便利なお掃除グッズ
先ほども少し出てきましたが、あると便利なお掃除グッズをご紹介します。
・マイクロファイバークロス
よく眼鏡拭きに使われているので、見たことがあるかと思います。超極細繊維を使っているので、手アカなど皮脂性の汚れもかき取ってくれて、おまけに洗剤も不要です。軽く息を吹きかけて磨くだけでもピカピカになる優れものです。
・メイクブラシ
毛先が柔らかいので、キーボードや画面、電話などの精密な部分の掃除に便利です。隅っこや溝、段差などのホコリをサッと払います。
・ハタキ
紙製よりも、マイクロファイバーやポリプロピレン製のほうが、静電気を帯びたホコリを吸着しやすいです。デスク面、ソファの座面、キャビネットのレールや扉表面などに。使用する際は、押しつけず、対象から2mm程度離すつもりで、空気を動かすように軽く払うのがコツです。
ホコリを取ったら、ゴミ箱の上で叩いてホコリを落としましょう。
・メラミンスポンジ
白く密度の高いスポンジで、5cm程度の立方体に切って、少し濡らして使用します。水アカや茶渋を取るのにとても便利なので、給湯室のステンレス製流し台や洗面所で使います。ぬめりやすいので、マメに取り替えてください。
・紙ワイパー
床がフローリングの場合は、紙ワイパーが必須。すぐ使えるように給湯室の入口など目立つ場所に立てかけておきます。
・充電式ハンディクリーナー
ハンディクリーナーはカーテン、換気口、床の隅っこなどのホコリを取ることができ、手軽で便利です。これらのグッズは、仕事しながら、思い立ったときにいつでも誰でも使えることが大切なポイントです。
マイクロファイバークロス、メイクブラシ、ハタキの3点セットは会社でまとめて購入し、社員各自に配って、袖引出しの上から2番目の手前部分に、まとめて入れるよう徹底しましょう。
ちなみにですが、特別な洗剤を買う必要もありません。オフィスのほとんどの汚れは、食器洗い用中性洗剤を少量使えば落ちます。静電気を帯びたホコリや煙草のヤニなどの少しガンコな汚れも、クリームクレンザーがあれば十分です。二度拭きがいらないという点では、「電解水」も使いやすいものです。
○……ここに注意すれば二重丸
最後に、いくつか注意点があるので書いておきます。まず拭き掃除ですが、汚れたところをいきなり拭いてはいけません。ホコリをブラシなどで十分に払ってから拭きます。
ホコリは水に解けないため、そのまま拭くと移動するだけです。最後にクロスを持ち上げた場所にたまって、乾いた後でザラザラになります。
拭くときは、むやみに円を描いたり力を入れたりする必要はありません。コーナーから始めて直線の一筆書きで。上下より左右、シンプルで疲れない動きです。
また、壁のクロスの黒ずみやトイレの便器内の汚れなど、ガンコな汚れについては、1度に綺麗しよう、と思わなくて大丈夫です。
専門的な洗剤を買えば落ちることもありますが、高価でリスクも高く、その上新たなシミや変色が生じる危険性があり、消費期限も短いためお勧めできません。
食器洗い用中性洗剤やクリームクレンザーで磨く、という手順を繰り返すことで、少しずつですが汚れは確実に落ちます。
限られた時間でできるだけ綺麗にしたいというときは、綺麗にしやすい素材でできた部分を優先的に掃除する、という方法もあります。
というのも、素材によって「少しの手間で綺麗に見えるもの」と「手間をかけても綺麗に見えないもの」があります。
前者を選ぶと、効率よく綺麗にすることができます。その素材とは、表面がなめらかで汚れが落ちやすく、ツヤがあるものです。
プラスチック（スイッチプレート、マグネットなど）は色鮮やかに光りますし、金属やガラス、アクリル板もキラッと光って綺麗な印象を与えます。
戸棚の扉、デスク、ホワイトボードなどをサッと拭くだけでも、真っ白で清潔な印象が演出できてお得です。
また、光っているところには、自然と視線が集まる効果もあります。清掃のための十分な時間がないときは、素材に注目してみるといいでしょう。
ちなみにですが、逆に手間をかけても綺麗に見えないものは、木製、石、曇りガラス、ビニールクロスの壁、などの素材です。
最初のうちはどうしても動きがぎこちなかったり、どこが汚れているのかがよくわからなかったり、効率も悪いものです。
しかし、慣れればどこが掃除すべきポイントなのかも段々と見えてきて、動きもスムーズになり、効率が上がってきます。
エントランスやデスクの周り、壁やキャビネット、トイレや洗面所といった場所ごとに汚れやすい部分を覚えていけば、大して時間を使うことなく、綺麗にすることができるはずです。
「どこが汚れるか」「どのように使うか」をたどってみると、原因を見落とすことなく把握することができます。
自然に汚れる場所は、「水平な部分」「四隅や凹凸のある部分」「素材の境界線」「空気の吹きだまり」「静電気の強い部分」などです。
自分が利用するときに「どんな風に使っているか」を少し、気にしてみてください。
手アカや足跡など、落とすべき汚れが見えてくるはずです。
第5章「これでバッチリ！5Sのコツ」のポイント
- □会社自体が1つのメディア。見た目がよくて損することはないのだから、ぜひ5Sの実践を！
- □トップ自ら実行宣言、5S遂行委員長の任命など、社員自ら動き、継続できるしかけが必要
- □日常の些細な心がけで清潔な状態は簡単にキープできる。ポイントを押さえておこう
- □現状の職場の問題・状況を認識し、共有することから、整理・整頓・清掃は始まる
- □いるもの・いらないものの共通認識を育て、古いものをきちんと捨てるサイクルに乗せていくのが整理
- □誰が見ても一発で取り出せるようにものを収納させていくのが整頓。使いやすさに加えて、見た目の美しさも重要な要素
- □大がかりな大掃除は不要。毎日10分、15分の短い時間でコツコツ磨き上げていくのが清掃。短い時間で成果を出すためには、簡単に綺麗になる方法を知っておく
【参考図書】
『日本電産永守イズムの挑戦』（日本経済新聞社編纂/日本経済新聞出版社）2008
『OQ（オーナーシップ指数）』（ジェームス・L・ヘスケット、W・アール・サッサー、ジョー・ホイーラー著/川又啓子、諏澤吉彦、福冨言、黒岩健一郎訳/同友館）2010
『【新装版】奇跡の人材育成法』（永守重信著/PHP研究所）2008
『上昇思考』（長友佑都著/角川書店）2012
『「第二の脳」のつくり方』（辻秀一著/祥伝社）2010
『夢をつかむイチロー262のメッセージ』（『夢をつかむイチロー262のメッセージ』編集委員会著/ぴあ）2005
【著者紹介】川原慎也（かわはら・しんや）◎─船井総合研究所、上席コンサルタント。
◎─福岡県出身。外資系自動車メーカーにて営業、マーケティングなどを経験したのち、1998年船井総合研究所に入社。
年商1兆円以上の大手企業から社員3名の零細企業まで、企業規模や業種業態を問わず幅広くコンサルティングを行なっている。
◎─クライアント企業の本質的な課題に切り込み、社員を巻き込みながら変革させていくコンサルティングスタイルに定評があり、特に組織変革や社風改革といったテーマに強い。
◎─著書に『これだけ！PDCA』（弊社刊）、『絶対に断れない営業提案』（共著、中経出版）がある。
《HP》「経営企画室.com」http://www.keieikikaku-shitsu.com/《お問い合わせ先》船井総合研究所無料経営相談窓口0120-958-270（平日10：00～18：00）
響城れい（ひびき・れい）◎─OfficeW-being代表。神戸大学卒業。芦屋市出身。日本シェアハウス協会理事。
◎─ハウスクリーニング運営20年、2,000件以上を訪問。東京ガス、三菱地所などでCSマナー研修を実施。NHK教育テレビ「まる得マガジン」などに出演。全国のシルバー人材センター、商工労働部、商工会議所などで講演や実技指導講座を実施している。
◎―20年のハウスクリーニング運営の経験に裏打ちされた実践的かつ具体的なアドバイスで、数多くの家庭、店舗、オフィスなどを劇的に変身させている。
《お問い合わせ先》
E-mail：w-being@kobe.so-net.jp（OfficeW-being）※文中に記載の商品名、サービス名などは各社の商標または登録商標です。
原則として「TM」「」マークは明記していません。
本商品に関する著作権その他一切の権利は、株式会社すばる舎ならびにコンテンツの権利者に帰属するものとします。
お客さまは、次の行為が著作権法等の法令に違反する行為であることを理解し、株式会社すばる舎または権利者の承諾なく行わないものとします。
１コンテンツの複製物を作成し、当該複製物の全部または一部を公衆送信、公衆送信化または第三者に配布すること。
２コンテンツを改変、改ざんすること。
これだけ！5S発行日2013年8月29日著者川原慎也響城れい発行者八谷智範発行所株式会社すばる舎リンケージ〒170-0013東京都豊島区東池袋３-９-７東池袋織本ビル1階ＴＥＬ03-6907-7827ＦＡＸ03-6907-7877http://www.subarusya.jp/制作株式会社すばる舎リンケージhttp://www.subarusya-linkage.jp/（Ｃ）ShinyaKawahara,ReiHibiki※本商品は、株式会社すばるリンケージ舎発行の書籍『これだけ！5S』に基づいて制作しました。
コメント